La historia de la comunicación interna ha sido una sucesión de desafíos y soluciones relacionados con la colaboración empresarial.
Los comienzos del trabajo en equipo
Desde los orígenes de la humanidad, el trabajo en equipo ha sido fundamental. Pensemos, por ejemplo, en las sociedades de cazadores recolectores. Es más fácil atrapar un animal grande en grupo y es más sencillo poder aprovecharlo entre todos antes de que se eche a perder.
La escritura como gran hito en la historia de la comunicación interna
Pero también, desde el comienzo, ha sido muy importante que las órdenes queden claras y que los que dirigen las operaciones sepan cómo ha desempeñado cada uno su papel.
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La llegada del sedentarismo generó un conjunto amplio de normas, procedimientos establecidos, burocracia, templos, instituciones, magistraturas… En ese punto, la escritura marca un hito en la historia de la comunicación interna. Con ella se abren diversas posibilidades:
- Dejar constancia de lo mandado.
- Anotar, para que también conste, la recepción de la orden y las observaciones que considere pertinentes el receptor.
- Consultar el contenido del documento tantas veces como sea necesario.
- Remitir información a personas que no se encuentran en el mismo lugar sin necesidad de que sea transmitida oralmente por un tercero que la pueda deformar.
- Copiar el mismo mensaje para su divulgación a múltiples personas.
- Trasladar el documento escrito a otras personas distintas del destinatario original.
- Redactar informes sobre la evolución del trabajo.
El reto de la comunicación a distancia
Posteriormente, el desarrollo de las ferias y de navegación, especialmente con el surgimiento de la navegación a vela, fue un motor muy importante del comercio a largas distancias. Muchos comerciantes mantenían agentes en plazas distantes con los que debían mantener una comunicación fluida. El surgimiento de un correo basado en los cambios de caballos en las postas facilitó mucho la tarea.
La modernización de los espacios de trabajo
Poco a poco, las actividades económicas iban ganando complejidad y los empresarios comenzaban a necesitar un lugar donde poder desarrollarlas. En ese momento, cobra mucha importancia el desarrollo de espacios de trabajo como la fábrica o la oficina modernas. En ellos, las órdenes y el control son más directos y para los trabajadores es más sencillo compartir información, conocimientos, experiencias y medios materiales.
Durante los siglos XIX y XX, se producen dos tipos de procesos que cambian la concepción de los espacios de trabajo. Por un lado, los empresarios desarrollan un gran interés en el diseño de los espacios de trabajo y en su influencia en los procesos productivos. Por otro, las telecomunicaciones van concatenando un gran número de avances: el telégrafo, el teléfono, las emisoras, el buscapersonas, internet, la telefonía móvil (con diferentes generaciones), las cosas conectadas, el correo electrónico, las redes sociales, etc.
La empresa actual ante el desafío de los costes de transacción internos
El crecimiento es una importante oportunidad para las empresas de hoy. Permite ganar especialización, diversificación y productividad. Al tiempo, facilita una visibilidad que aporta oportunidades de financiación, selección de personal de especial talento, acuerdos de colaboración, etc.
Sin embargo, el camino del crecimiento empresarial requiere superar el desafío de los costes de transacción internos. Podemos entenderlos como los que se relacionan con realizar una determinada actividad internamente, en lugar de desistir de ella o contratarla a terceros.
Los costes de transacción internos están muy relacionados con los flujos de información y con la propia organización empresarial. A medida que un negocio crece, el número de órdenes, reportes, controles… se multiplica vertiginosamente y hay que saber gestionar adecuadamente la colaboración.
Digital Centrex y los espacios de trabajo colaborativos
La empresa de hoy reclama una versatilidad muy grande en las opciones de colaboración entre los miembros del equipo. Es necesario que puedan colaborar simultánea o sucesivamente en una misma tarea y con independencia de su ubicación física. Incluso externamente, los servicios profesionales de la empresa pueden requerir de contacto con clientes de cualquier parte del mundo.
Una centralita virtual permite ganar tamaño sin la complejidad de las centralitas físicas. No ocupa un espacio, ni requiere un conocimiento muy especializado de su funcionamiento ni tampoco supone, por tanto, unos elevados costes de mantenimiento. Con ella los profesionales del equipo humano de la empresa pueden permanecer en contacto tanto entre sí como con personas y entidades externas. Y los costes se conocen de antemano, sin sobresaltos.
Adicionalmente, Digital Centrex, la nueva solución de Orange para el trabajo colaborativo en las grandes empresas, incluye una interesante funcionalidad, Mi Sala, que contribuye a reducir significativamente los costes de transacción internos que implica una empresa más grande.
- Realizar audioconferencias, videoconferencias, chats de grupo, enviar documentos o compartir el escritorio de una manera sencilla e intuitiva.
- Invitar a otros participantes directamente desde el escritorio o enviando un enlace por email con los datos necesarios para el acceso, tanto a personal interno de la empresa como a contactos externos.
- Moderar las reuniones (por ejemplo, estableciendo turnos de participación, silenciando usuarios o incluso dándolos de baja).
- Establecer el perfil de comportamiento de su sala: puede ser abierta para cualquier otro miembro de la empresa, estar cerrada hasta que llegue, clausurarse cuando salga, pedir contraseña de acceso, anunciar la llegada de participantes, etc.
La historia de la comunicación interna ha sido una carrera permanente para hacer más sencilla y productiva la colaboración de distintas personas.
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