En el mundo hay más de 4.000 millones de personas con acceso a internet. Se llegan a enviar unos 30 millones de wasaps en un solo segundo. En este mundo conectado, uno de los retos de los gobiernos inteligentes es conseguir gestionar de forma efectiva la administración electrónica. Adaptarse a las expectativas de ciudadanos que han adoptado las nuevas tecnologías y exigen poder realizar los trámites vía telemática.
En España, el reto pasa por que 8.100 municipios y 17 comunidades autónomas adopten la administración electrónica y dejen de lado, en la medida de lo posible, el papel.
Más administración electrónica
La administración electrónica permite realizar los trámites sin necesidad de presentar documentos en papel. Para los ciudadanos esto implica, sobre todo, un importante ahorro de tiempo y más comodidad. Para las propias administraciones, es una revolución. Es evidente que se gana en competitividad, porque para hacer la misma gestión se necesita menos tiempo. Así, trámites que con el sistema en papel podían llevar semanas ahora pueden hacerse al momento.
Cada vez más ayuntamientos cuentan con plataformas para la tramitación ciudadana que permiten realizar gestiones de forma electrónica. A través de ellas, los ciudadanos pueden solicitar servicios (como por ejemplo apuntarse a una actividad) o realizar trámites administrativos (como pedir una licencia).
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“Lo mejor de la administración electrónica es que si se implanta correctamente aporta un gran valor para entidades públicas de cualquier tamaño”, señala Marco Milanovic, consultor en administración electrónica para eCityClic.
Para que la administración electrónica llegue a ser plenamente eficiente, es importante que la transformación se complete a todos los niveles, comenzando por la administración local y provincial. Detrás de esta digitalización se esconde el impulso legislativo. Las leyes 39 y 40/2015 configuran el escenario de implantación definitiva de la administración electrónica. ¿Objetivos? Por un lado, facilitar la gestión con los ciudadanos; por otro, para agilizar las gestiones entre las diferentes administraciones.
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Administraciones y trabajadores más eficientes
“Una de las soluciones destinadas a tener más éxito entre las administraciones públicas es el gestor de expedientes”, indica Marco Milanovic. “Se trata de uno de los pilares fundamentales para poder disponer de administraciones sin papel, que se gestionan de forma inteligente, ágil y más eficiente”.
El gestor de expedientes supone una nueva forma de trabajar, ya que a través de las plataformas los funcionarios pueden realizar tareas cotidianas como buscar documentos o expedientes y compartir la información. Permite, por lo tanto, acceder a los documentos de forma mucho más rápida y facilita el control. Se puede, por ejemplo, consultar en todo momento quién tiene acceso a cada expediente y lo que se está haciendo, algo que no se puede controlar con el procedimiento en papel. Lo que ofrece más garantías.
Con la administración en papel, la consulta de estos documentos podría retrasar las gestiones días, semanas o incluso meses. Se gastaba tiempo en solicitar copias de los documentos, en enviarlos de forma física y en notificar al ciudadano, por ejemplo. Mientras tanto, con la administración electrónica, puede darse el caso de que se haga una solicitud y el departamento que la gestiona la reciba en el mismo momento. Si les falta algún dato relativo a la administración, pueden consultarlo en la plataforma. De esta forma pueden abrir y cerrar expedientes en el mismo día.
Esto supone un gran ahorro de tiempo y recursos; y optimiza, además, el trabajo del funcionario. Y es que, por lo que nos cuentan, sus funciones se vuelven más especializadas. Deja de dedicar su tiempo a rellenar formularios y hacer copias y se convierte en supervisor.
En busca de la “ventanilla única”
Al compartir datos entre administraciones, llegará un momento en el que no será necesario pedir información al ciudadano. Será, por lo tanto, muy fácil tramitar y realizar las gestiones. Si hasta ahora se solicitaba un certificado de empadronamiento para conceder algunos permisos, ahora no hace falta pedirlo, la administración puede consultar si la persona está empadronada o no. El ciudadano no tiene que estar yendo de administración en administración buscando documentos. Se trata de llegar a la famosa ‘ventanilla única’ en donde tendrán acceso a todos sus datos. Además, pueden realizar los trámites desde cualquier lugar y a cualquier hora, y los ciudadanos son notificados también electrónicamente una vez esté finalizado su expediente.
[hde_summary]La transformación digital es el paso definitivo para eliminar la burocracia. Para alcanzar esta meta, es importante contar con las nuevas tecnologías y establecer unos modelos de estandarización de la información compartida para que todas las administraciones hablen en el mismo lenguaje[/hde_summary]
Para que los funcionarios puedan acceder a información de otras administraciones entra en juego la interoperabilidad. “Esta va a suponer un gran avance: toda la red de entidades públicas podrá disponer de toda la información que se genera, de forma directa y prácticamente inmediata”, analiza Marco Milanovic. “El objetivo es que las diferentes soluciones que utilizan las administraciones públicas locales estén integradas con las plataformas estatales. Y que estas, a su vez, permitan una interoperabilidad entre todas las administraciones públicas”.
Más seguridad y transparencia con la administración electrónica
Aunque los ciudadanos no sean conscientes, este nuevo modus operandi les brinda mayor seguridad y protección de datos. Por ejemplo, en todo lo relativo a la conservación de los propios documentos, puesto que, previamente, con una inundación u otro accidente se perderían las copias en papel. Hoy, los documentos digitales cuentan con otros sistemas de seguridad.
Además, entra en juego la fiabilidad en los trámites, ya que los funcionarios pueden revisar quién está realizando el expediente, en qué fase está y todas las acciones que se realizan en un procedimiento. “Esto garantiza la autenticidad, integridad e inalterabilidad de los documentos”, explica Marco Milanovic.
La administración electrónica también puede revolucionar la transparencia. Por un lado, los ciudadanos pueden revisar en cada momento en qué estado está su solicitud. Por otro, pueden acceder fácilmente a información pública. “Además, se están creando plataformas para realizar procedimientos que hasta el momento eran susceptibles de irregularidades. Ahora estarán supervisadas y registradas por los sistemas informáticos”, señala Milanovic.
Una jugada conjunta
“En eCityclic entendemos que la transformación digital es el gran paso definitivo para eliminar la burocracia”, determina Marco Milanovic. Señala además que para alcanzar esta meta es importante contar con las nuevas tecnologías y establecer unos modelos de estandarización de la información compartida para que todas las administraciones “hablen en el mismo lenguaje”. El consultor en administración electrónica para eCityClic ve necesario, también, realizar una gestión del cambio.
[hde_summary] Todo el mundo tiene que estar en la rueda. El ciudadano tiene que utilizar las nuevas tecnologías, las otras administraciones también. Solo con que uno no se haya sumado al mundo electrónico no se puede acabar un procedimiento de forma totalmente electrónica[/hde_summary]
Eso sí, parece evidente que todo el mundo tiene que estar en la rueda. El ciudadano tiene que utilizar las nuevas tecnologías, las otras administraciones también. Solo con que uno no se haya sumado al mundo electrónico no se puede acabar un procedimiento de forma totalmente electrónica. Es importante, además, que otros entes del sector público (como la policía, diferentes instituciones y consorcios o las universidades, por ejemplo) se sumen también a la digitalización.
De su lado juega un significativo cambio generacional. Ahora muchas personas exigen que el proceso sea electrónico. Esto no pasaba hace cinco años. Antes pedían papel porque veían estos procedimientos muy complicados. Va a ir a más, el procedimiento va a ser exponencial.
De hecho, se espera que todas las administraciones sean competentes en materia digital en el año 2020. Para entonces, es probable que la mayoría de los ciudadanos pueda realizar sus trámites más rápidamente, que las diferentes administraciones puedan compartir sus datos de forma más ágil y que estemos, en definitiva, más cerca del ‘smart government’, que agilizará las gestiones de las ciudades inteligentes.
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