Un profesional invierte el 28% de su jornada laboral en leer y responder el correo electrónico, según la consultora global McKinsey.
Ante el bombardeo constante de emails, y en un intento de sobrevivir al ataque, la mayoría de los trabajadores suelen tomar dos caminos opuestos: en un lado se sitúan los devotos de mantener la bandeja de entrada a cero, atendiendo casi compulsivamente todo lo que llega, y, en el otro, los que se han rendido y, correo que entra, correo que se queda en su bandeja de entrada.
Sin embargo, ante estos dos extremos, se abre paso un enfoque más moderado: hay que revisar el email, pero con menos frecuencia.
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Zarvana, empresa que enseña a otras prácticas de gestión del tiempo respaldadas por la investigación, ha estudiado cómo reducir las horas que dedican los trabajadores a consultar el correo sin sacrificar la eficacia. Con datos en la mano, estas son sus propuestas para que dejemos de perder tiempo innecesariamente y podamos emplearlo en otros quehaceres.
Desactiva las notificaciones y revisa tu email cada hora
Según Zarvana, los profesionales revisan su correo, de media, 15 veces al día o, lo que es lo mismo, cada 37 minutos. Pero ¿realmente la gente espera que le respondan en ese preciso intervalo de tiempo? Solo el 11% de los clientes y el 8% de los compañeros de trabajo esperan que el destinatario conteste a sus emails en menos de una hora (el 40% quiere una respuesta en aproximadamente una hora). Así, si la gente revisara su correo cada 60 minutos, en lugar de cada 37 minutos, podrían ahorrarse seis consultas a su bandeja de entrada.
Más teniendo en cuenta que todas estas interrupciones tienen un coste añadido: el tiempo que se necesita para volver a concentrarse en la tarea que se estaba realizando y recuperar el ritmo de trabajo.
Asimismo, es aconsejable desactivar las notificaciones que aparecen en la esquina de las pantallas de los ordenadores cada vez que llega un correo electrónico, lo que nos hace perder varios segundos en cada ocasión.
De acuerdo con Zarvana, entre revisar el correo electrónico seis veces al día más de lo necesario, dejar que las notificaciones nos interrumpan y tomarnos un tiempo para volver a la normalidad, perdemos 21 minutos al día. La solución es sencilla: quitar las notificaciones y dedicar de cinco a ocho minutos cada hora para consultar el correo electrónico.
Mueve todos los correos electrónicos de la bandeja de entrada
Los profesionales suelen acumular más de 200 correos electrónicos en su bandeja de entrada y reciben, como promedio, 120 nuevos cada día. Sin un plan de limpieza consciente, la acumulación de datos sigue creciendo. Y si las personas van a sus bandejas de entrada 15 veces al día, pasan cuatro segundos mirando cada correo electrónico (tiempo medio estimado) y releen el 10% de ellos (cálculo basado en el número de mensajes que suelen caber en la pantalla de un ordenador), malgastan 27 minutos en su jornada laboral, asegura Zarvana.
El antídoto es archivar siempre o eliminar correos electrónicos después de leerlos la primera vez. Este enfoque puede parecer absurdo para ciertos mensajes, como los que requieren una respuesta tardía. Sin embargo, un correo electrónico leído que necesita una atención posterior ya no es un email que requiere lectura, sino uno que reclama acción. Por tanto, debería sacarse de la bandeja de entrada a una lista de tareas pendientes.
Utiliza operadores de búsqueda para encontrar emails
Usar carpetas para organizar y encontrar después los emails que necesitamos nos hace malgastar 14 minutos diarios. Como media, la gente crea una nueva carpeta de correo electrónico cada cinco días, que se suman a las 37 que ya acumulan. Pero este modo de hacer las cosas (pinchar en las carpetas para encontrar lo que se necesita) es más lento que realizar búsquedas de forma profesional. Para ello existen operadores (combinaciones de palabras y signos) que, combinados con las palabras que buscamos (por ejemplo, “from:ana”), acortarán los resultados y el porcentaje de éxito será muy alto.
Otra solución es usar aplicaciones de correo electrónico que tengan gestores de tareas integrados, de modo que permitan a los usuarios convertir en tareas los emails.
Configura solo dos carpetas de correo electrónico
Archivar correos electrónicos en muchas carpetas usando el ratón nos lleva 11 minutos al día. Aproximadamente el 10% del tiempo total que invertimos en gestionar el email se va en archivar los mensajes que se desean conservar. Es un proceso que consta de dos fases: decidir dónde deben ir los correos y luego moverlos a las carpetas correspondientes.
Sabemos ya que las carpetas no son necesarias para volver a encontrar los correos electrónicos que necesitamos. Entonces, ¿cuántas nos hacen falta realmente? Según Zarvana, en la mayoría de los casos solo dos: una para los correos electrónicos que leemos cuando llegan a la bandeja de entrada, pero que requieren una acción adicional (lo que en Zarvana llaman «Archivo«) y otra para los correos que podríamos querer leer en una fecha posterior (lo que denominan “Lectura«). En este proceso, es aconsejable aparcar el ratón y emplear los métodos abreviados de teclado por ser mucho más rápidos.
Deshazte de los correos irrelevantes
Leer y procesar correos electrónicos irrelevantes nos cuesta ocho minutos por día. Para acabar con este hábito, hay que llevar a cabo tres acciones: filtrar de forma automática los boletines de noticias que realmente usamos, cancelar la suscripción de los que no utilizamos y bloquear el correo no deseado y los otros emails que nos siguen llegando tras haber intentado cancelar la suscripción.
Lo cierto es que el correo electrónico se ha convertido en un ladrón de tiempo y una pesada carga para los profesionales del siglo XXI, pero siguiendo estas cinco recomendaciones seguramente muchos vuelvan a verlo como lo que realmente es: una herramienta de trabajo eficaz.
