Los autónomos tienen que hacer frente a una serie de gastos e inversiones necesarios para ejercer su actividad, como los equipos informáticos, el teléfono móvil y todos los insumos necesarios para poder producir su producto u ofrecer sus servicios.
Sin embargo, no siempre se tienen en cuenta otras costas que, aunque no parecen tan relevantes, lo cierto es que tienen un impacto fundamental en el negocio. Son los llamados gastos ocultos, es decir, aquellos que o bien no se incluyen en la propia contabilidad de la compañía, o bien no parecen tan importantes, pero que, en realidad, hay que tener muy en cuenta.
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El coste de oportunidad
El día a día de cualquier persona está marcado por una toma de decisiones continua. El hecho de tomar un camino u otro para llegar a un destino ya es una elección que puede condicionar su vida cotidiana. Cada alternativa implica, de forma automática, la renuncia al resto de posibilidades, con todas sus consecuencias.
En economía, esta decisión se conoce como coste de oportunidad, que se define como el valor de la mejor opción no realizada. Se trata de un tipo de gasto oculto en el que todos los autónomos incurren continuamente, desde el momento en el que eligen su actividad hasta cuando deciden la forma en la que financiarán su negocio o el tipo de proveedor. Cada una de estas decisiones descarta automáticamente el resto, con sus pros y sus contras, y su potencial de generación de ingresos y gastos. Porque hay un elemento que nadie puede comprar: el tiempo.
Una mala estimación de riesgos
Los seguros son uno de esos gastos ocultos donde, cuanto mayor sea la cobertura, mayor también será la prima que los autónomos deberán pagar. Sin embargo, pocas veces se valoran correctamente los riesgos reales que tiene cada negocio, que condicionan el tipo de seguro que necesitará cada empresa.
Ya sea por una mala atención de las cláusulas de los contratos que se firman, por una cobertura insuficiente de las pólizas (o, a veces, demasiado grande) o, directamente, porque el seguro que se contrata es innecesario, lo cierto es que una mala estimación de los riesgos tiene consecuencias sobre la contabilidad de la empresa.
Aspectos legales
La falta de conocimientos en ciertos aspectos del día a día empresarial pueden acarrear multas y sanciones que no se tendrían que asumir en caso de que el negocio tuviese una correcta cobertura legal. Lo mismo puede ocurrir con reclamaciones o devoluciones de productos que están en mal estado o por servicios mal ofrecidos.
Existen ciertos aspectos básicos para los cuales los autónomos deberán contar con asesoramiento de tipo administrativo, como el alta de autónomos, la presentación de los modelos trimestrales a la Agencia Tributaria, la gestión con la Seguridad Social, la visita a los notarios o los gastos de prevención de riesgos laborales.
Uso indebido de los recursos
Es, quizá, uno de los pocos gastos que el negocio puede controlar de forma directa y, al mismo tiempo, uno de los que más dinero puede hacerle ahorrar a la empresa. De hecho, cada vez son más las grandes empresas y negocios que deciden contratar los servicios de un experto en controlling que identifique y optimice los costes empresariales.
Ya sea porque se dejan las luces encendidas, porque no se apagan los ordenadores fuera del horario laboral, por sustracción de material por parte de empleados o, directamente, por reuniones y llamadas innecesarias que lastran la productividad de los empleados, lo cierto es que, cada día, el uso indebido de los recursos lastran los beneficios del negocio.
El flujo de cobros y pagos de facturas
El propio proceso de pago y cobro de facturas tiene, en sí mismo, un coste asociado. El motivo es que, en muchos casos, los clientes aplazan el periodo de pago de sus facturas a más de 180 días, y las empresas proveedoras no tienen suficiente capacidad de negociación como para reducir este plazo.
Al mismo tiempo, el negocio tiene que seguir pagando sus facturas casi al contado, incluso cuando no cuentan con liquidez suficiente. En estos casos, hay que recurrir a financiación externa que, obviamente, tiene un coste asociado: el tipo de interés.
La obsolescencia de la maquinaria
La maquinaria de un negocio va depreciándose con el tiempo y su obsolescencia puede repercutir de forma negativa en el negocio. Esta circunstancia tiene su reflejo en la contabilidad de la empresa a través de la amortización, pero no tiene la misma visibilidad en la tesorería de una empresa y, en consecuencia, es un aspecto poco valorado por los autónomos.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que la obsolescencia de todos los equipos que repercuten en la actividad de un negocio tiene efectos tanto en la velocidad de la fabricación como en su calidad. Tarde o temprano, los activos exigirán un recambio, y habrá que asumir un nuevo coste para mantener el mismo tipo de servicio.
Falta de previsión y exceso de inventario
La falta de previsión también es un gasto oculto para los autónomos, tanto por exceso como por defecto. No saber entender muy bien la demanda que el autónomo tiene que satisfacer tiene un coste asociado que puede ser bastante significativo.
En ocasiones, no somos capaces de atender todas las peticiones por falta de recursos (ya sea en términos de empleados o de tiempo), lo que tiene consecuencias sobre los costes empresariales. Pero también es posible que el negocio acumule demasiados insumos que tenga que almacenar, unos gastos que también hay que tener en cuenta.
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