Han pasado casi 20 años desde que Google lanzó Gmail. [read_more] Hoy, el email sigue siendo importante, pero el trabajo colaborativo y digital no se parece nada al de entonces.
El primer Google Docs llegó en 2006 y, desde entonces, la suite de herramientas colaborativas de Google no ha dejado de crecer. El pasado mes de octubre, el gigante tecnológico lanzaba Workspace apostando por una nueva visión del trabajo colaborativo en un entorno surgido de la pandemia en el que cada vez más tareas se hacen en remoto. Entonces, integró todos los servicios en una misma interfaz.
Ahora, Google ha anunciado que Workspace pasa a ser gratuito para todos los usuarios de Gmail, con funcionalidades prémium para quien lo necesite. ¿Qué partido podemos sacarle para impulsar nuestra empresa?
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¿Qué es Google Workspace?
“Todo lo que necesitas para hacer cualquier cosa, en un solo lugar”. Así se presentaba en sociedad Google Workspace. La plataforma integra, en una misma interfaz, Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets y demás herramientas de trabajo en la nube de Google, tanto para entornos móviles como en ordenadores.
Workspace viene a sustituir a G Suite y, además de un cambio de marca evidente, supone una visión integrada de todos los servicios en la nube de Google. Es decir, permite utilizar cualquier aplicación desde otra. Por ejemplo, si tenemos un grupo de trabajo en el chat de Google, podremos crear un documento o una carpeta de almacenamiento desde allí, dando los permisos que queramos a cada usuario. También permite previsualizar un documento u otro archivo adjunto sin necesidad de abrirlo en una pestaña nueva, para así optimizar el trabajo.
¿Cómo activar Google Workspace?
Durante los últimos meses, Google Worskpace ha estado disponible para empresas que ya tenían contratado G Suite, instituciones educativas y organizaciones sin ánimo de lucro. Ahora está disponible para cualquiera que tenga una cuenta de Gmail. Para activarlo, solo tenemos que activar el chat:
- Abrimos Gmail.
- Vamos a Configuración > Ver toda la configuración > Chat y reunión.
- Allí activamos la opción de Google Chat si no está activada.
- En la columna izquierda de la pantalla, aparecerá Google Chat. Allí podremos crear salas o reuniones en las que empezar a usar las funciones colaborativas de Workspace.
Workspace Individual: opciones prémium por suscripción
Google Workspace está disponible para todo aquel que tenga una cuenta de Gmail. Sin embargo, al igual que sucedía con G Suite, algunos usuarios pueden necesitar otras opciones que vayan más allá de crear un documento compartido. Por eso, al tiempo que abría Workspace para todo el mundo, Google presentaba Workspace Individual.
Este servicio de pago, que de momento está solo disponible en pruebas en Australia, Brasil, Canadá, Estados Unidos, México y Japón, incluye opciones avanzadas como un servicio inteligente de gestión de reservas, videollamadas profesionales, herramientas de ciberseguridad o un servicio de email marketing personalizado, entre otras. En cuanto al precio, en función de las herramientas y el número de usuarios, variará entre los 4,50 € y los 15,50 € al mes.
Cómo aprovechar Workspace para impulsar nuestra empresa
Hasta ahora no hemos profundizado demasiado en las herramientas que aporta Workspace. Estas son las más destacadas desde el punto de vista de una organización.
- Controles de seguridad y privacidad personalizados. Entre otras cosas, permite controlar el acceso de cada persona o grupo al espacio en la nube de la empresa con mayor nivel de detalle. Por ejemplo, permite controlar qué publica o comparte cada colaborador en función de la legislación de protección de datos de cada región.
- Smart canvas. La nueva integración de herramientas en una misma interfaz permite previsualizar documentos adjuntos, añadir recomendaciones y notas y hacer un seguimiento de las tareas y las ediciones de cada usuario con mayor nivel de detalle.
- Google Assistant y la gestión del tiempo. Google Workspace está integrado con el asistente por voz de Google. Esto permite, dentro de la misma aplicación, preguntarle información de tiempos y horarios establecida en un calendario determinado. Además, la herramienta permite que cada usuario comparta sus horarios de trabajo, su zona horaria y su organización del tiempo con los demás.
- Colaboraciones equitativas. Ante el aumento del teletrabajo, uno de los objetivos del lanzamiento de Workspace era seguir permitiendo el trabajo colaborativo estuviesen donde estuviesen los empleados. La opción Companion Mode, por ejemplo, está pensada para mantener reuniones en un entorno híbrido, en el que una parte del equipo esté en la oficina y otra en remoto.
- Encriptado y controles antimalware y antiphishing. La ciberseguridad es una preocupación cada vez mayor de las empresas. Google Workspace encripta los mensajes y la información del cliente e incluye varias herramientas automáticas contra el malware y el phishing, incluyendo medidas para evitar los errores humanos.
“A medida que las empresas se trasladan a un entorno de trabajo híbrido, la importancia de crear espacios de colaboración seguros y que refuercen la conexión entre las personas es más importante”, concluyen desde Google. “Google Workspace ayuda a nuestros clientes a repensar sus reuniones virtuales, brindar nuevas herramientas de conexión, administrar su tiempo y su atención, y reforzar la seguridad y la privacidad”.
Imágenes | Google
