El outsourcing es una práctica cada vez más extendida entre las empresas, tanto grandes como pequeñas. De hecho, según el informe ‘Global Business Pulse’ de Grant Thornton, hasta el 40% de las pymes españolas asegura haber recurrido a él para externalizar alguno de sus servicios en 2021. Es ya una de las fórmulas más efectivas que las organizaciones activan para mejorar su rentabilidad y su competitividad. ¿Pero qué es el outsourcing exactamente?
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Qué es el outsourcing
Es un proceso empresarial por el cual una empresa contrata los servicios de otra para la realización de una determinada actividad. En realidad, es un concepto tan antiguo como la propia existencia de las empresas, ya que todas, en mayor o menor medida, han recurrido a algún servicio de subcontratación para realizar una determinada tarea.
No hay que confundir el outsourcing con la subcontratación. Así, mientras el primero hace referencia a la contratación de profesionales para realizar tareas asignadas fuera de la organización que los contrató, existiendo únicamente dos partes en esa relación contractual, la subcontratación funciona como intermediaria entre el colaborador y la compañía que solicita el servicio.
Tipos de outsourcing
Existen diferentes modalidades de outsourcing, que generalmente dependen de la localización desde donde se desarrolla la actividad que se ha subcontratado.
- Off-shore: los servicios que se han subcontratado están localizados en países con mano de obra más barata y las tareas se desarrollan en remoto. Este tipo de outsourcing es propio de servicios como el mantenimiento de equipos informáticos. No todos los servicios pueden utilizar este tipo de outsoucing, ya que normalmente la cultura o el idioma de otros países son barreras insalvables. A pesar de ello, es una práctica cada vez más extendida debido a la reducción de costes que permite.
- In-house: traducido como “dentro de casa”, es un tipo de outsourcing donde los servicios requeridos deben prestarse en la organización que los contrata (en sus oficinas o departamentos). Por ejemplo, la limpieza de un edificio o el mantenimiento de una nave industrial.
- Off-site: los servicios se realizan dentro de las instalaciones de la organización que los presta. Dicho de otro modo, se realizan fuera de las instalaciones de la empresa que contrató su realización, como una asesoría legal o fiscal.
- Co-sourcing: es un tipo de outsourcing que se da cuando se produce un acuerdo colectivo entre un cliente y varios proveedores. Es el proceso de externalizar ciertas actividades comerciales a un solo proveedor externo.
Ventajas del outsourcing
Existen diferentes beneficios de practicar esta subcontratación:
- Se delegan tareas más especializadas a profesionales cualificados en esa tarea, lo que evita tener que contratar personal que se enfoque en esa actividad.
- Se ahorran costes, ya que en ocasiones es más caro tener a un profesional en nómina que a través de otra empresa.
- Mejora de la calidad del servicio, especialmente al contratar proveedores externos con un gran conocimiento en un área de actividad concreta. Al mismo tiempo, incrementa la productividad de los procesos empresariales.
- Más flexibilidad, pues facilita la anticipación y adaptación a los cambios que se producen en el mercado, especialmente cuando se contratan los servicios de terceros justo en el momento en que se necesitan.
Problemas del outsourcing
A pesar de sus ventajas para las empresas, la práctica del outsourcing también tiene una serie de problemas, algunos de los cuales se resumen en los siguientes:
- Se pierde el control de la actividad que se subcontrata, que queda bajo la responsabilidad de la empresa que se encarga de realizarla.
- La empresa subcontratada normalmente desconoce la política y estrategia de la empresa que contrata, por lo que es necesario realizar una supervisión continua del servicio.
- Las empresas subcontratadas pueden manejar datos confidenciales y privados que en ocasiones pueden ser de carácter personal, lo que incluso podría llegar a violar la propia ley.
- La gestión de las relaciones comerciales es una tarea administrativa que consume tiempo y para la que es necesaria la intervención de un representante legal que elabore y entienda los contratos.
- En ocasiones, se crea una dependencia de un proveedor externo que es difícil de romper, con todo lo que ello conlleva en el desempeño de una actividad.
¿Cuándo es mejor subcontratar?
No todos los procesos empresariales son susceptibles de ser realizados a través del outsourcing. Existen una serie de criterios y preguntas que todos los empresarios deben hacerse antes de decidir si subcontratar o desarrollar la actividad en el seno de la organización.
¿Me supone un ahorro de costes?
Es el motivo principal por las empresas a la hora de recurrir al outsourcing. Si la subcontratación de la actividad sale más económico que hacerlo en el interior de la empresa, muchas optarían por subcontratar.
¿Están mis empleados capacitados para realizar esa tarea?
El coste no es el único factor determinante. Si los trabajadores de la compañía no están capacitados para realizar la actividad, bien por su complejidad o porque no hay recursos suficientes, lo ideal es recurrir al outsourcing, aunque sea más caro. Este factor es especialmente relevante en las tareas o los procesos más complejos que exigen una mayor especialización.
¿Me permite aportar mayor flexibilidad al proceso productivo?
En mercados tan amplios y cambiantes, las empresas deben ser flexibles para adaptarse rápidamente a estos cambios. Por eso, es necesario que el outsourcing aporte un plus de flexibilidad al proceso productivo. Si no es así, se corre el riesgo de no estar preparados para las nuevas condiciones del mercado.
¿Les importa a mis clientes que esa actividad se desarrolle por parte de un proveedor externo?
La opinión de los clientes también es importante. Si la empresa tiene una cierta reputación en la prestación de un determinado servicio, lo más probable es que sean los propios clientes quienes rechacen que sea prestado por una empresa externa. En estos casos, conviene no recurrir al outsourcing si no se quiere perder parte del prestigio adquirido durante todos los años de actividad.
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