¿Puede usarse Notion para gestionar un negocio? Existen muchas herramientas digitales que ayudan a gestionar una empresa, ya sea grande o pequeña, como puedan ser los correos electrónicos (Gmail), los sistemas de archivo (Dropbox) y las aplicaciones de tarjetas (Asana). En el caso de Notion, este sistema multifunción permite integrar todos los departamentos.
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¿Qué es Notion?
Notion.so es un sistema web, programa y aplicación que funciona como un espacio de trabajo minimalista multifunción. Entre sus muchísimas capacidades, Notion permite al usuario crear páginas de texto enriquecido, generar plantillas compartidas (calendarios, apuntes, checklist…), adjuntar notas en cualquier formato, diseñar un gestor de carpetas online, componer bases de datos, escribir en decenas de lenguajes de programación, embeber contenido externo y muchas otras funciones.
Llamada a menudo navaja multifunción, esta plataforma puede ser adaptada para llevar un diario, gestionar un sistema CRM, tomar apuntes, servir de chat, emular un espacio para get things done, reemplazar el sistema de carpetas y constituir un espacio Kanban. Aunque centrada en texto, lo cierto es que su flexibilidad y adaptación la convierten en una herramienta potente.
Así es como funciona Notion
Cuando un trabajador entra en Notion, lo primero que observa es un panel con una ‘página’ de ejemplo. Las ‘páginas’ son lo que Notion usa para almacenar información, con la particularidad de que una ‘página’ puede abrirse dentro de otras, sin límites. En la imagen de abajo se observa una ‘página’ de ejemplo con tres apartados, cada uno de los cuales es una ‘página’ diferente:
En la siguiente imagen se muestra el contenido de la ‘página’ de ejemplo ‘Apartado 1’, en la que se ve un título de texto, un cuerpo de texto enriquecido, un check list, un tuit embebido, una cita, varios hipervínculos a los otros dos apartados de ejemplo y una imagen incrustada.
Módulos básicos
Entre los módulos básicos de Notion se encuentran los siguientes. Solo con ellos ya es posible conformar espacios de trabajo, un sistema de archivo o una wiki, entre otras plantillas.
- Bloques de texto enriquecido.
- ‘Páginas’.
- Listas numeradas, checkpoints o bullets.
- Tres tamaños de título distinto.
- Toggles, módulos que ocultan la información contenida dentro de sí mismos.
- Citas textuales.
- Enlaces a páginas internas.
- Rótulos.
Módulos avanzados y de interacción
A esos módulos les siguen otros muy versátiles:
- Menciones a personas. Especialmente útiles para equipos de trabajo y coordinación. Con ellos se puede, por ejemplo, señalar que alguien debe realizar una revisión de algo. Ese alguien recibirá una notificación.
- Menciones a páginas. Funcionan como hipervínculos internos y pueden usarse para crear referencias cruzadas.
- Recordatorios. Perfectos para evitar que algo sea olvidado. Es importante destacar que todos estos elementos pueden funcionar combinados, y que en una misma línea de texto (o comentario) es posible hacer una llamada de texto que avise a una persona o establezca una notificación.
- Bloque sincronizado. Una particularidad de Notion es el bloque sincronizado, un bloque sin límites dentro del cual es posible incluir cualquier otro bloque previo. Este bloque sincronizado es una ‘caja’ en la que cabe cualquier módulo antes mencionado, así como los que vendrán después, y que genera referencias espejo allí donde sea colocado. Sirve, por ejemplo, para ubicar un índice idéntico en todas aquellas páginas que se desee, así como una firma. Editarlo en cualquier ubicación lo cambia en las demás. Es una de las herramientas más potentes.
Módulos de base de datos
La herramienta estrella de Notion y la más útil de cara a las empresas es la tabla o base de datos. Funciona, en principio, como una tabla de dos dimensiones (filas y columnas) que puede alcanzar una complejidad creciente y no limitada. Sirve, por ejemplo, para llevar un CRM con la información de los clientes como el que se observa abajo.
Uno de los puntos fuertes de las tablas de Notion con respecto a otros sistema, como Excel), es que cada una de las líneas de una tabla es en sí misma una ‘página’. En la sencilla tabla de arriba, haciendo clic sobre uno de los nombres, es posible desplegar una ‘página’-línea que incluye dos grandes módulos. En la parte superior la parte de la tabla, con datos, y en la inferior una página en blanco sobre la que escribir, tomar notas, hacer menciones, etcétera.
Las tablas tienen, a su vez, diferentes tipos de campos (a los que llaman ‘propiedades’): campos de texto, de etiquetas, de verificación, de fecha, de adjuntos, de hipervínculos, de teléfono, de número, etcétera. Cada uno de los cuales incluye diferentes tipos de formato y personalización.
Una particularidad de las tablas o bases de datos es que pueden ser visualizadas de varias formas diferentes. Por ejemplo, no es necesario verlas como tablas de filas y columnas. Una posibilidad es la de convertir la visual en un ‘tarjetero’ en el que solo aparecen los campos a elegir. También existen las vistas de calendario, de lista y de cronología, muy versátiles.
Como puede verse en el ejemplo anterior, una misma tabla puede ser visualizada desde varias perspectivas de forma simultánea. Por ejemplo, en una página se puede ver una tabla y en otra un tarjetero, o se pueden colocar uno debajo de otro. Esto permite que cada usuario elija la estética más conveniente en cada momento, y los filtros facilitan localizar información.
Importación a Notion desde otros sistemas
Una característica interesante de Notion es la capacidad para importar elementos de otras bases de datos como puedan ser Evernote, Dropbox, Trello y Asana, lo que hace muy fácil migrar contenido. Además, tiene una muy buena integración automática con calendarios como el de Google y el de Apple.
Botón de captura web Notion Web Clipper
Otro elemento que aporta funcionalidad es la extensión Notion Web Clipper para navegador. Esta permitirá capturar contenido web y alojarlo de forma nativa dentro del ecosistema Notion. Con él se pueden almacenar vídeos, tuits, artículos completos y archivos más pesados, todo con un clic. Se pueden crear reglas como que todo lo que sea lanzado a cierta tabla o ‘página’ se incorpore a un GTD.
Integración con otros sistemas
Por último, este repaso rápido del funcionamiento de Notion señalará algunas integraciones que merece la pena considerar a nivel empresarial, tales como:
- Toggl, herramienta de gestión de tiempo.
- Automate.io, sistema que permite la automatización de tareas con foco en las nubes.
- Integromat, un programador maestro de tareas de tipo “si A entonces B”, bases de datos incluidas.
- Zapier, otro automatizador maestro.
- Notion Charts, una herramienta para dibujar gráficas.
La lista de integraciones es más larga y sigue creciendo.
¿Cómo funciona Notion para empresas?
Gratuita en su versión para particulares, Notion tiene un coste de 20 $ (unos 17 €) por trabajador. Su mecánica básica no cambia según perfiles (personal o empresarial), pero en la versión empresarial incorpora una mayor capacidad. Por ejemplo, permite adjuntar archivos más pesados y disponer de herramientas de coordinación.
¿Para qué podría usar una empresa esta aplicación? Antes se ha mostrado un CRM simple, mientras que a continuación se mencionan algunas posibilidades y plantillas nativas o de terceros.
Diseñar una página web con Notion
Notion permite compartir cualquier enlace (cualquier ‘página’) como un recurso público al alcance de cualquiera con su URL. En otras palabras, permite publicar páginas web con dominio de Notion que se pueden usar como página web empresarial de bajo coste. Dada su versatilidad, es una opción asequible para muchas pymes.
Esta página web será modular y tan compleja como decida la empresa en cuestión. Dado que Notion permite embeber contenido (como vídeos), programar y usar su API para ensamblar nuevas aplicaciones, lo cierto es que no hay muchos límites a la imaginación. La propia página web de Notion es, de hecho, una ‘página’ de Notion.
Tableros Kanban, sistemas GTD y listas
Los tableros Kanban pueden ser implementados en Notion tanto a través de tablas como simples cuadros de texto. En la imagen inferior se ha optado por esto último. Además, esta navaja de la productividad permite diseñar sistemas GTD o listas sencillas, de nuevo, en texto o en tabla.
Importante destacar que cada una de las líneas del ejemplo puede ser convertida en ‘página’, por lo que cada línea se convierte en un título bajo el cual escribir notas. Además, cada línea puede también llevar a una ‘página’ mediante un enlace, ya penda esta de otra página o de una tabla. Las posibilidades son infinitas.
Notion para RRHH: ofertas, rastreo de candidatos y newsletters
El ecosistema Notion cuenta con plantillas nativas de sus creadores, así como también plantillas diseñadas por la comunidad gracias a su API libre. Muchas de ellas están orientadas a servir de ayuda a recursos humanos, por ejemplo, para realizar ofertas de empleo en las que se detallan campos que se repiten con frecuencia como rol, funciones, salario o ubicación.
Otras plantillas permiten a recursos humanos tomar notas de una entrevista con más facilidad, e incluso gestionar la ficha de los empleados a fin de organizar promociones internas. También es posible usar Notion como plataforma de comunicación interna en el envío de newsletters.
Gestión de equipos de trabajo con Notion
Herramientas antes mencionadas como los tableros Kanban y los checklistson de ayuda para gestionar equipos, como también lo son las plantillas para la toma de notas durante las reuniones de forma que no se escape nada.
Este ecosistema facilita mucho la edición de plantillas que luego agilizan el trabajo y lo hacen más sencillo. También permite, por ejemplo, la creación de un buzón de ideas, un tablero de discusiones o un foro de tipo wikipara resolver dudas.
Presentaciones, roadmap y documentos
Las tareas horizontales y administrativas también tienen espacio en Notion, que, de hecho, puede ser utilizado para realizar presentaciones de alta complejidad y dinamismo (sobre todo con integraciones de terceros).
También será posible diseñar documentos editables como pueda ser un plan de marketing y los objetivos. Y al mismo tiempo, Notion es un espacio ideal para la gestión documental, especialmente útil si estos documentos se encuentran en la nube como los de Google.
Notion es un ecosistema en desarrollo, más que una aplicación multifunción, y todo apunta a que este desarrollo se va a potenciar durante los últimos años. Su funcionalidad básica es demasiado versátil como para pasarlo por alto.
Imágenes | Sigmund, M. Martinez Euklidiadas
