Los autónomos pueden deducir dietas. Es así desde la entrada en vigor de la ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo en enero de 2018. Sin embargo, no es tan sencillo como suena. [hde_related]
Esta ley dio respuesta a una demanda de largo recorrido del colectivo: poder deducir aquellos gastos de manutención y estancia derivados del desarrollo de la actividad profesional. Pero ya desde la aprobación de la reforma normativa, las principales asociaciones de autónomos señalaron que, en la práctica, la declaración de los gastos no era sencilla y estaba limitada, por lo que desde entonces reclaman una nueva norma que no termina de llegar.
Aun así, lo cierto es que es posible deducir dietas. La deducción está sujeta a ciertos límites y la declaración ante la Agencia Tributaria debe cumplir ciertos requisitos. Por eso, para evitar reclamaciones a posteriori, es necesario presentar los gastos de forma adecuada.
¿Qué son las dietas para un autónomo?
El trabajador autónomo está a medio camino entre el empresario y el trabajador. Como tal, no siempre es sencillo delimitar si los gastos en los que incurre son de carácter personal o profesional. Por ejemplo, si el autónomo trabaja siempre en su domicilio particular, ¿qué parte del consumo de luz y agua se debe a su actividad? ¿O es la conexión de fibra óptica un consumo profesional o personal?
Algo parecido ocurre con las dietas. Si un empleado de cualquier empresa se ve obligado por su trabajo a viajar o a comer fuera con un cliente, es de esperar que la propia compañía corra con los costes. Estos gastos se conocen como dietas laborales. La reforma de 2017 del trabajo autónomo busca equiparar los derechos de los autónomos con los asalariados. Sin embargo, para los primeros no siempre es sencillo justificar ante la Agencia Tributaria este tipo de dietas.
Un límite en los gastos deducibles
La norma que permite a los trabajadores autónomos deducir sus dietas establece, en primer lugar, un límite máximo de gasto deducible por día. Este varía en función de si se incluye manutención y estancia o solo una de las dos opciones y de si el trabajador debe desplazarse al extranjero o no.
Así, según la normativa, un autónomo puede deducirse los siguientes gastos máximos en concepto de dietas en el IRPF:
- Dietas por manutención en España: un máximo de 26,67 euros al día.
- Dietas por manutención y estancia en España: un máximo de 53,34 euros al día.
- Si el desplazamiento es al extranjero, el primer límite sube a 48,08 euros diarios y el segundo a 91,35 euros al día.
Condiciones para deducir las dietas de autónomos
Al igual que sucede con cualquier otro gasto o inversión de un trabajador autónomo, las dietas deben cumplir una serie de requisitos para ser deducibles en el IPRF. Como es lógico, deberán estar claramente ligadas al desempeño de la actividad profesional y deberá existir una factura que acredite el gasto, pero no son los únicos requisitos. Estas son las cinco grandes condiciones que debe cumplir ante la Agencia Tributaria:
- El gasto en comida o alojamiento debe haberse producido durante el desempeño de la actividad. Esto puede ser más o menos difícil de justificar en función de la actividad del autónomo, pero lo habitual es que se produzca de lunes a viernes dentro de los horarios laborales habituales.
- El gasto debe estar siempre registrado en un establecimiento hostelero, como un bar, un restaurante o un hostal. Por ejemplo, no podría deducirse el gasto de comprar comida preparada en un supermercado.
- El pago siempre se hará por medios electrónicos. Es decir, tarjeta bancaria, pago móvil u otro método similar. A pesar de que este tipo de pagos quedan siempre registrados, es probable que la Agencia Tributaria solicite también en algún momento el recibo electrónico del pago.
- El ticket o factura físico no deberá presentarse inicialmente, pero sí debe también guardarse para acreditar el gasto en dietas si fuese necesario.
- El gasto deducible nunca superará los límites establecidos. Si el gasto fuese superior, la diferencia se descarta y no podrá deducirse en el IRPF.
¿Cómo justificar un gasto?
Aunque estos requisitos puedan parecer claros sobre el papel, lo cierto es que han llevado a confusión en más de una ocasión. La Agencia Tributaria ha sido particularmente estricta con la justificación del gasto. Durante los primeros años tras la aprobación de la normativa, era habitual que se solicitase una prueba de que el gasto estaba directamente relacionado con un ingreso; algo, la mayor parte de las veces, imposible.
Sin embargo, a principios de este año el Tribunal Supremo sentó jurisprudencia sobre el tema con la sentencia 458/2021. A partir de ese momento, si la Agencia Tributaria decide inspeccionar un gasto concreto los autónomos solo deberán demostrar que dicho gasto (que puede ser desde una comida con un colaborador hasta un regalo a un cliente) está relacionado con la actividad, aunque a largo plazo no acabe suponiendo un ingreso directo.
Como justificante, la Agencia Tributaria deberá aceptar pruebas tan simples como un correo electrónico laboral o un mensaje de WhatsApp. Así, por ahora, se simplifica la justificación de las dietas de los autónomos, pero el proceso sigue teniendo sus complicaciones. Sin embargo, no se descartan más novedades al respecto en el futuro cercano que puedan, sobre todo, dotar de mayor seguridad jurídica a los autónomos que quieran deducir sus dietas.
Por Juan Fernández
Imágenes | Unsplash/Helena Lopes, rupixen.com, Rodeo Project Management,
