Hoy en día, la comunicación y la colaboración en línea son una de las bases de la eficiencia en el trabajo. En el mundo digitalizado, la información debe fluir de forma clara, rápida y lineal para facilitar el buen funcionamiento e impulsar el éxito de cualquier negocio.
Gracias al programa Kit Digital de los Fondos Europeos, iniciativa que ofrece hasta 12.000€ por empresa, en ayudas, las empresas de 1 a 49 empleados tienen una oportunidad única para digitalizarse con ayudas que cubren hasta el 100% del coste de los servicios para adaptar sus negocios a las nuevas necesidades y, una de las más demandadas a día de hoy, son las herramientas colaborativas de Oficina Virtual.
Según MarketsandMarkets, el mercado global de la colaboración digital podría alcanzar los 45 000 millones de euros en 2024. De hecho, la Encuesta de Experiencia Digital del Trabajador de Gartner, informa de que casi el 80% de los empleados ha estado utilizando herramientas de colaboración en el entorno laboral en 2021, frente a poco más de la mitad que lo hacía en 2019. Esto supone un incremento del 44% desde que comenzó la pandemia.
La colaboración digital es un concepto amplio que se enfoca en la actividad de una oficina virtual. Estas actividades comprenden la gestión de comunicaciones, actividades y procesos comerciales a través de plataformas y herramientas colaborativas y conectadas.
Las ventajas de implantar herramientas colaborativas
Un sistema eficiente de comunicación y colaboración puede influir en el éxito empresarial. todo tipo de empresas, incluyendo las pymes y autónomos. La oficina virtual es un verdadero cambio de paradigma que se ha implantado para transformar de forma permanente el mundo del trabajo.
Como afirma Ana López, directora Autónomos y Pequeñas Empresas de Orange: “Las herramientas de colaboración digital se han vuelto esenciales para acceder a los sistemas de manera remota y administrar todas las actividades de una empresa. Desde las comunicaciones entre los trabajadores y clientes, al desarrollo de procesos y flujos de trabajo, que dejan de estar atados a la presencia física en un lugar fijo.”
En concreto, las herramientas que aporta la oficina virtual permiten:
- Asignar tareas de forma clara y sencilla a cada miembro del equipo.
- Facilitar el monitoreo de los horarios de trabajo.
- Compartir el trabajo a través del modo colaborativo.
- Ofrecer funciones de mensajería instantánea.
- Optimizar el tiempo de trabajo.
- Compartir archivos de manera masiva.
- Enviar información confidencial con seguridad.
- Acceder desde cualquier dispositivo en cualquier momento y lugar.
Se trata de ventajas competitivas que pueden ser aprovechadas por cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Las herramientas que facilita la Oficina Virtual son esenciales para cualquier negocio en todos sus departamentos.
Existen miles de ejemplos de utilidad de una oficina virtual. La clave es que la colaboración digital, ya sea a través de un chat de equipo, una videoconferencia organizada vía tablet o en una plataforma integrada que incluye comunicaciones, gestión documental y procesos, es fundamental para la productividad y debe integrarse en la cultura corporativa.
Un paso más en la digitalización con Orange y el Kit Digital
Para las empresas, es esencial apostar por un asesoramiento profesional que les dirija hacia la solución más estratégica para su negocio. Por ejemplo, trasladar parte del trabajo a la nube puede ser un movimiento adecuado para simplificar y aliviar algunos costes de mantenimiento y administración.Y también ofrece ventajas significativas de escalabilidad y flexibilidad.
Para emprender el camino hacia la digitalización este es, sin duda, el momento más propicio. De hecho, los Fondos Europeos NextGenerationEU destinados a la recuperación post pandemia están en gran medida dedicados a la digitalización de la economía. Parte de ellos se han designado al programa Kit Digital, con una dotación de más de 3000 millones de euros. Está dirigido a pymes y autónomos que, a través de una ayuda, podrán implantar soluciones que les ayuden a avanzar en su madurez digital.
En este sentido, Orange, como agente digitalizador del Kit Digital, ofrece asesoramiento a las empresas en su proceso de digitalización y lo hace a través de un abanico de herramientas y soluciones digitales adaptadas a las necesidades de todos los negocios y, entre ellas, se encuentra la creación de la Oficina Virtual.
En particular, el servicio Oficina Virtual Empresas, gestionado en colaboración con Microsoft, consiste en una serie de soluciones interactivas y funcionales que permiten la colaboración más eficiente entre los trabajadores de las empresas. ya que pueden acceder a herramientas ofimáticas, mejorar la comunicación online y compartir documentos en la nube.
Todo lo necesario para ahorrar tiempo, aumentar la productividad y mantener la conexión entre empleados y departamentos en un entorno digital seguro.
Puedes consultar más información sobre este servicio y el catálogo completo de soluciones subvencionables en el programa Kit Digital, así como todos los detalles para acceder a las ayudas, en la web de Orange.
Por Alberto Barbieri
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