La obligación de facturar afecta a casi todos los emprendedores, salvo ciertas excepciones. Además, hay algunas situaciones especiales que pueden motivar que se ejecute de distintas formas. [hde_related]
Obligados a facturar
En principio, los obligados a facturar son los empresarios o profesionales. Lo más habitual es que lo sean porque ordenan por cuenta propia factores de producción materiales y humanos o uno de ellos con la finalidad de intervenir en la producción de bienes y servicios.
En esta definición están comprendidos la mayoría de pymes y autónomos. No obstante, algunas organizaciones de emprendimiento social pueden quedar fuera. No estarían obligadas a facturar si solo realizan entregas de bienes o prestaciones de servicios gratuitas. Sí deberían si cobran, aunque lo hagan por debajo de los precios de mercado.
Además de este supuesto más general, existen otros que afectan solo a determinados sujetos. Así, en principio, las sociedades mercantiles, están siempre obligadas a facturar. Sin embargo, se admite prueba en contrario de que no son empresarios o profesionales.
Una situación especial es la de los arrendadores de bienes. En general, están obligados a facturar, aunque se trate de personas físicas que no tengan esta actividad como negocio. Sin embargo, no se tiene que emitir factura en algunos arrendamientos exentos de IVA, entre los que figuran los de vivienda para personas físicas sin prestación de servicios complementarios de hostelería.
Qué implica la obligación de facturar
Una vez un sujeto cae en la categoría de empresario o profesional, lo normal es que tenga que facturar. No obstante, solo lo hará por aquellas operaciones que se realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional. Así, una persona física que tiene un negocio no suele documentar a través de facturas sus relaciones particulares.
Más allá de la obligación de expedir facturas, también surge en paralelo la de conservar la copia o la matriz de las facturas y otros justificantes, tanto de los emitidos por nosotros como de los que recibimos de terceros. Con ello, se pretende facilitar la práctica de comprobaciones contables y fiscales.
Las excepciones a la obligación de expedir factura
Aunque lo normal sea que haya que documentar cada operación realizada por empresarios o profesionales, también hay excepciones. Gran parte de ellas están relacionadas con la mecánica del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Una de las más habituales es la de los sujetos al régimen del recargo de equivalencia. Se busca facilitar que los comerciantes minoristas puedan realizar un gran volumen de operaciones sin tener que facturar todas.
Algo semejante sucede con la mayoría de los empresarios y profesionales que tributan en el régimen simplificado del IVA. Recordemos que pagan este impuesto y el IRPF en función de una estimación objetiva. Por tanto, es mucho menor la necesidad de documentos de facturación.
Tampoco se expide factura en muchas de las entregas de bienes o prestaciones de servicios exentas del IVA. Sin embargo, en este campo hay que acudir a la lista que establece el reglamento de facturación. En su artículo 3.1.a) obliga a facturar ciertas operaciones.
Incluso es posible que la Agencia Tributaria autorice a no facturar. Lo puede hacer con determinadas empresas o con todas las de un sector. La finalidad sería evitar perturbaciones en el desarrollo de sus actividades.
De todos modos, hay que tener en cuenta que también existen casos en los que quienes normalmente están exentos deben emitir factura. Entre ellos, figuran las operaciones que tienen como destinatario a un empresario o profesional o a una persona jurídica que no actúe como tal y aquellos casos en los que un particular lo exige para ejercer sus derechos fiscales. Además, hay diversas operaciones de comercio exterior que hay que documentar.
La factura simplificada
La obligación de facturación no siempre implica introducir los mismos datos. Existen las facturas simplificadas, que han venido a ocupar el lugar de los tradicionales tiques. Implican un cierto menor desglose e, incluso, es posible omitir algunos datos identificativos, en particular los del destinatario.
Este tipo de factura se puede utilizar en aquellas que son rectificativas de otra anterior y en las operaciones de menor importe. Por lo general, la simplificada es válida cuando no se excede de los 400 euros, pero hay ámbitos en los que se eleva esta cifra a 3000. La Agencia Tributaria la puede autorizar en otros casos en los que la práctica comercial o administrativa o las condiciones técnicas hagan difícil incluir todos los datos.
No obstante, también hay excepciones que obligan a emitir una factura completa. Es el caso de determinadas operaciones de comercio exterior, en particular con otros países europeos en los que se aplica el IVA.
Quién debe emitir la factura
Lo normal es que sea el proveedor del bien o servicio quien facture. Sin embargo, también es posible que lo haga el cliente o un tercero. En cualquier caso, aunque estos se hagan cargo materialmente de la emisión del documento, la obligación sigue siendo del proveedor.
Para que pueda facturar el destinatario, debe haber un acuerdo previo entre ambas partes. En él, se determinará, entre otros aspectos, un procedimiento de aceptación por el proveedor. Además, el destinatario deberá remitirle una copia.
También es posible contratar los servicios de un profesional, un asesor, por ejemplo, que se encargue materialmente de la expedición de la factura.
La obligación de facturación es una realidad cotidiana en el emprendimiento. No debe ser vista solo como una manera de cumplir con Hacienda. Por el contrario, debe servir para la mejora de las relaciones con los clientes y la toma de decisiones.
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