En el ámbito laboral, las reuniones son tan necesarias para compartir ideas y sacar adelante proyectos como perjudiciales para la productividad si se convocan en exceso o duran mucho tiempo. Es un debate recurrente el que busca el número ideal de reuniones de trabajo que se pueden organizar o dar con el formato más conveniente para que no acaben frustrando a los empleados y entorpeciendo su día a día.
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La pandemia de la COVID-19 y el teletrabajo masivo que provocó llevó las tradicionales reuniones en las salas de las oficinas al entorno más frío e inmediato de las plataformas de videoconferencia, como Zoom, Microsoft Teams y Webex. Durante la crisis sanitaria se multiplicaron los encuentros online, en muchos casos a deshora, y esa proliferación dio lugar a la llamada ‘fatiga digital’. Otra vez, las reuniones volvieron a estar en entredicho. Sus detractores hablaron de ‘reunionitis’, un mal hábito que promueven los jefes desconsiderados que convocan a toda hora a sus subordinados y que gestionan mal el tiempo de los empleados.
Menos reuniones = más productividad
Una nota reciente emitida por la Universitat Oberta de Universitat Oberta de Catalunya (UOC) hace referencia a un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT, por sus siglas en inglés, en Estados Unidos) que asegura que si hubiera en las empresas tres días sin reuniones a la semana, la productividad aumentaría un 73 %. Además, esta reducción tendría un efecto muy positivo en la salud mental de la plantilla, ya que se estima que el estrés podría llegar a reducirse más de la mitad.
Otro estudio de Harvard (Estados Unidos) concluye que 7 de cada 10 reuniones impiden que los empleados realicen un trabajo productivo. Además, este informe constata que durante la pandemia se redujo el tiempo de los encuentros profesionales, pero aumentó su número.
Las reuniones virtuales suelen generar menos estrés que las presenciales. Además, al no dar protagonismo a aspectos como la ropa, la posición física y el lenguaje corporal, los asistentes van más al grano y mantienen un nivel mayor de concentración en el tema que se va a tratar. En definitiva, se concreta más el objetivo de la convocatoria, se respetan más los turnos de palabra y escucha y se reducen las interpretaciones. Por el contrario, en los encuentros virtuales disminuye la capacidad de crear ideas y proyectos.
Esa enfermedad llamada ‘reunionitis’
Más allá de las diferencias entre las reuniones en el medio online y en la oficina, hay una serie de consejos que cualquier directivo debería tener en cuenta a la hora de convocar a su equipo. Todo con el fin de aprovechar el tiempo y de cumplir con las expectativas de los asistentes y no aburrirlos y frustrarlos. Para no caer en esa enfermedad empresarial llamada ‘reunionitis’, que llena el calendario de encuentros improductivos, y aprovechar al máximo el contacto personal y la puesta en común de ideas.
Un ejemplo de hasta qué punto es clave tomarse en serio la gestión de las reuniones de trabajo y aplicar un método a las mismas lo dio Larry Page, uno de los fundadores de Google. En 2011 mandó un email a los empleados de la compañía explicando cómo debían plantearse los encuentros, para que nadie perdiera el tiempo ni se lo hiciera desperdiciar a los demás. Esa circular incluso fijaba el número máximo de asistentes.
Consejos que no se deben olvidar
- Pertinencia y formato. Las reuniones de trabajo que se programen deberán ser necesarias de verdad y su formato será el más adecuado al fin perseguido. Por ejemplo, existe el mito de que la tormenta de ideas (brain storm) es más productiva en reuniones presenciales, cuando es mejor que se genere al principio de forma asíncrona, sin ningún tipo de encuentro.
- Puntualidad por encima de todo. Es fundamental comenzar las reuniones con puntualidad, incluso aunque no estén todos los participantes. No hay que premiar a los tardones. Todos lo acabarán agradeciendo. Hay que tener en cuenta que en el tiempo de una reunión suele parar su actividad diaria y, si hay retrasos, tendrán más dificultad para ponerse luego al día con el correo o las llamadas.
- Orden del día y asignación de tareas. Hay que seguir la agenda de la reunión al pie de la letra y no dar pie a constantes desvíos que lleven a introducir temas y asuntos que no estaban previstos. Además, hay que asegurarse de que se llega a acuerdos y asignar tareas a distintas personas. Y que luego hay un seguimiento para ver hasta qué punto se cumplen. De otra manera, se corre el riesgo de que las palabras se las lleve el viento y la empresa lo sufra en términos de productividad.
- Duración ajustada. También se debe evitar que la reunión de trabajo sea demasiado larga. Dependerá mucho del tema, pero, por lo general, se dice que la duración ideal es una hora, aunque otros creen que media hora es suficiente si la reunión está bien planteada. E incluso prescriben que se haga de pie, para favorecer que todos vayan al grano y evitar así prolongaciones indeseadas. La especialista en gestión del tiempo y productividad Donna McGeorge recomienda 25 minutos como duración óptima.
- Pocos asistentes. El número de asistentes debe ser el más bajo posible. Conviene incluir solo a las personas cuyo conocimiento sea de verdad necesario. En su famosa misiva a los empleados de Google, Page marcaba el límite en 10 personas. Aunque lo ideal, según los expertos, es que haya entre tres y cinco participantes.
- Participación de todos. Hay que promover de manera activa la participación de cada uno de los asistentes. En especial de los que se conectan en remoto en una reunión híbrida. No es productivo que una o dos personas lleven la voz cantante y el resto se mantenga a la escucha. Los encuentros de trabajo están para el intercambio de ideas en directo.
- No a las distracciones y a la multitarea. Es aconsejable que los asistentes dejen el móvil a la entrada, pues tenderán a consultarlo a la mínima para ver las notificaciones y estar al día de asuntos que nada tienen que ver con la convocatoria. Y si acuden con un dispositivo, que sea porque es obligatorio para compartir información o hacer una presentación, por ejemplo.
- Mejor a primera hora. Es recomendable organizarlas por la mañana y nunca a última hora del día, cuando los empleados están más cansados y tienen más dificultades para concentrarse. Por la mañana todos estarán más frescos y despejados y dispuestos a aportar.
- Los temas importantes, mejor en persona. Las reuniones de trabajo en las que se vaya a tratar información delicada o de alta complejidad o cuyo fin sea la generación de confianza, es mejor hacerlas en persona. En cambio, una reunión de intercambio de información puede realizarse en modo virtual.
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