La incorporación de una persona a una empresa en España suele ser un proceso complicado y en ocasiones poco satisfactorio. Con unas plantillas saturadas de trabajo, donde nadie tiene tiempo para una tarea extra, y con unas compañías que al mismo tiempo necesitan desesperadamente encontrar talento, poner al día a un nuevo compañero en un puesto es una tarea titánica. Pero hay un método efectivo para incorporar a un nuevo empleado de forma más o menos rápida y efectiva. Es el llamado job shadowing o “trabajo en la sombra”. [hde_related]
El job shadowing consiste en aprender mirando. La persona que se incorpora aprende los procesos y las tareas de su nuevo puesto observando cómo otro profesional realiza sus tareas en esa misma posición. Se trata de seguir al colega más experimentado allá donde va para hacerse con una visión de 360 grados de la nueva responsabilidad.
En realidad el job shadowing no es nada nuevo y ha marcado la formación en ámbitos como la carpintería, la fontanería o la electricidad. El aprender mirando (y asumiendo poco a poco tareas) ha sido el método tradicional que han aplicado desde hace siglos los gremios de artesanos para garantizar el traspaso de conocimientos. E incluso de la medicina, donde los futuros doctores aprenden mientras los facultativos titulares pasan consulta.
La técnica del job shadowing aplicada a puestos directivos es una forma de coaching. Y también está en las cercanías del mentoring (o mentoría en español), que supone que una persona con experiencia asiste a otra en el desarrollo de habilidades y conocimientos con el fin de impulsar su desarrollo profesional.
Beneficios para la empresa
Con el job shadowing, la empresa puede comprobar si el nuevo candidato tiene capacidad para realizar el trabajo o si está sobrecualificado. Además de acercar al empleado a la mecánica y rutinas de su nuevo puesto, permite el intercambio de ideas y su integración rápida en el nuevo equipo.
Las compañías que apuestan por el job shadowing también pueden detectar con esta práctica si sus procesos se están ejecutando de forma ágil, y las carencias y necesidades en sus departamentos. De la conversación entre el empleado con años de trayectoria y el aspirante pueden surgir ideas interesantes para apuntalar esa mejora.
En cualquier caso, es conveniente que el nuevo empleado prepare previamente algunos aspectos para sacar todo el partido a las sesiones de aterrizaje en la empresa. Por ejemplo, conviene que conozca en la medida de lo posible a la persona que va a seguir, y que se informe lo máximo sobre la compañía, sobre sus áreas de actividad, puntos fuertes y fundamentos de negocio.
También es recomendable que prepare previamente preguntas sobre el trabajo que va a realizar, con el fin de completar la información que le va a llegar por la simple observación. Y que tome notas de todo ello, para fijar conocimientos y propiciar que nuevas dudas y cuestiones emerjan.
Manel Fernández, profesor colaborador de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) y que ha puesto en marcha esta técnica en una empresa del sector transporte con el fin de formar a sus chóferes, considera que «pasar un periodo de tiempo con un compañero de trabajo entrenado como facilitador nos permite obtener rápidamente una idea clara de la cultura, el entorno laboral de la empresa y las funciones o el desempeño que se espera de nosotros».
Según Fernández, para que un programa de observación del trabajo realmente resulte útil, sus promotores también tienen deberes que cumplir previamente, como responder a una serie de preguntas previas. Por ejemplo, deberán cuestionarse sobre el objetivo general, los beneficios que aporta a los empleados que serán observados, la formación previa que deberán tener los mismos, el método de medición para calcular los progresos del personal entrante en la compañía o la forma de abordar los problemas cuando se den. En otras palabras, en el departamento de recursos humanos conviene tenerlo todo bien pensado para garantizar el éxito de una iniciativa de job shadowing.
Job shadowing para promoción interna
Existe una variante del job shadowing. Es la que realizan los departamentos de recursos humanos de las compañías con los empleados ya existentes. En este caso, los encargados de personal observan a determinados profesionales para identificar a líderes potenciales para sectores o grupos de trabajadores. Mediante esta observación intentarán identificar a aquellos trabajadores merecedores de un ascenso.
También la técnica del job shadowing se aplica a la formación de estudiantes en prácticas. En este caso, universidades, escuelas de negocio o centros de Formación Profesional se asocian con las empresas para lograr periodos de prácticas en los que los estudiantes pueden visitar las instalaciones de la compañía y observar cómo se realiza el trabajo para el que se están preparando.
Es una buena manera de ver cómo los conceptos técnicos que se explican en el aula tienen su aplicación en el día a día de empresas reales. Además, permite a los jóvenes establecer un vínculo con la empresa y mejorar su visibilidad ante posibles empleadores.
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