Nuestras labores diarias se ven interrumpidas decenas de veces por emails, llamadas, reuniones o preguntas de nuestros compañeros. Estas interrupciones nos distraen y hacen que perdamos el hilo de lo que estábamos haciendo, alargando las tareas. ¿Quieres ser más productivo? Usa la hora feliz para trabajar.
¿Qué implica una interrupción a la hora de concentrarse?
Trabajar concentrados es clave a la hora de ser productivos porque se rinde más en menos tiempo. Todo son ventajas, tanto si trabajamos para nosotros, en cuyo caso seremos más rentables o podremos permitirnos el lujo de trabajar menos; como si lo hacemos por cuenta ajena, ya que podremos solicitar un aumento de sueldo por productividad. Pero trabajar concentrado implica eliminar las distracciones.
A todos nos ha pasado que un compañero acude con una pregunta, un cliente nos llama o miramos el correo. Nos damos cuenta de que hay un mensaje nuevo, lo leemos y perdemos con ello el hilo de lo que hacíamos previamente.
Gloria Mark y Daniela Gudith, en su ensayo El coste del trabajo interrumpido, dejan claro que depende de la persona pero que, una vez distraídos, tardamos más de 20 minutos en volver a concentrarnos y poner nuestro cerebro en el mismo nivel de productividad en el que nos encontrábamos.
Si mantenemos nuestro teléfono encendido, miramos con frecuencia el email o dejamos que los compañeros se acerquen a nuestra mesa, estamos perdiendo tiempo valioso a diario.
La hora feliz para trabajar y ser más productivos
No todo el mundo puede permitirse el lujo de apagar el móvil, ignorar el email o, especialmente, ignorar a los compañeros de oficina. Las distracciones están ahí, esperando para sacarnos del trabajo. Pero no están durante todo el día.
Hay un par de horas, a veces incluso tres o cuatro, en que la oficina o el hogar están tranquilos, el teléfono no suena, nadie ha empezado a enviar correos o nuestros compañeros todavía no han llegado. Es la hora feliz para trabajar, primera hora de la mañana. El momento en que más rendiremos y nadie nos distraerá.
La pega, por supuesto, es que implica madrugar tanto si somos autónomos como trabajamos por cuenta ajena. Y, en este último caso, a veces requiere negociar con nuestros responsables horarios flexibles. Merece la pena si queremos aumentar nuestra productividad, ya que si lo hacemos bien podemos trabajar la mitad de horas diarias.
Para conseguir un hito así, es importante no levantar la cabeza de la tarea que tenemos entre manos hasta haberla terminado. Ir un momento a por un café se convierten en cinco minutos de servirnos una taza y cerca de 20 para recuperar el hilo de lo que hacíamos.
De nada servirá madrugar para llegar los primeros a la oficina si nos levantamos tres o cuatro veces a por café o a comentarle algo a un compañero, alargando las tareas de forma improductiva. Aunque una buena estrategia, madrugar no es el único truco.
Algunas empresas conocen la productividad de este tipo de hacking de oficina, y por eso fomentan varias horas de silencio durante las primeras horas del día. Nosotros no seremos molestados, pero se nos anima a no molestar a nuestros compañeros hasta media mañana.
Evitar el email y llamadas hasta media mañana
Una tendencia en el mundo de los profesionales autónomos es la de eliminar al máximo las distracciones, y eso implica apagar el móvil y canalizar toda comunicación vía email. No todos pueden permitirse el lujo, pero este modo de organización aumenta la productividad. Mirar el email podemos hacerlo una vez hayamos terminado algunas tareas, mientras que las llamadas nos interrumpen siempre.
Pero tanto si podemos gestionar nuestro día a día únicamente usando el email como si necesitamos hacer uso del teléfono para trabajar, un consejo clave en productividad es el de guardar unas cuantas horas de silencio.
Esto es muy útil para aquellos que no puedan conseguir un horario flexible o para quienes llegar antes a la oficina les sea imposible. Por ejemplo, si podemos llegar a la oficina entre las siete y las nueve, podemos mantener un “silencio por radio” hasta las diez o doce de la mañana.
Eso nos dará tres horas muy productivas a primera hora, sea cual sea esta, gracias a una mejor concentración.
Organizar las tareas el día antes
Un último truco u office hacking con el que aprovechar al máximo la hora feliz para trabajar es abrir el ordenador con las tareas del día ya preparadas. Es decir, organizar las tareas el día antes.
Por las mañanas estamos más descansados y somos más productivos, por lo que es recomendable gastar ese tiempo en sacar trabajo adelante, no en organizar el calendario.
La hora feliz para trabajar ocupa las primeras horas de la mañana. En este horario todavía no nos interrumpirán con llamadas ni recibiremos emails, aunque si es posible deberíamos ignorar estos últimos hasta media mañana. Así podemos concentrarnos durante un par de horas en sacar trabajo adelante con una elevada productividad.
Por Marcos Martínez
