Las nóminas son una preocupación para muchos emprendedores. Suponen un conjunto de labores administrativas que, si no se realizan bien, pueden provocar desmotivación, conflictos con los empleados e, incluso, responsabilidades jurídicas.
Por ello es importante aprender a calcular salarios, retenciones, cotizaciones sociales y el resto de los conceptos asociados a una nómina.
Qué es una nómina
La nómina funciona como un documento que refleja la liquidación y pago de los salarios. Es un importante instrumento para registrar aspectos tan relevantes como el desarrollo la labor del trabajador, las remuneraciones que le corresponden y el cumplimiento de obligaciones en materia de retenciones y Seguridad Social.
Pasos previos que considerar al crear una nómina
Antes de confeccionar una nómina, es importante tener en cuenta varios factores. Lo primero es partir de un sistema de gestión de nóminas adecuado. Eso supone considerar, entre otros factores, las herramientas tecnológicas que se deben emplear o la relación con la tesorería, la contabilidad o la fiscalidad de la empresa.
Además, hay que crear las condiciones para que no se generen conflictos con los empleados. Debemos asegurarnos de que comprenden sus nóminas y establecer los mecanismos para resolver posibles dudas.
Por otro lado, deberemos realizar una serie de labores previa o paralelamente a la propia cumplimentación de la nómina, como estas:
- Registro de la actividad y de los eventos que pueden incidir en el salario, por ejemplo, un logro que dé lugar al cobro de un incentivo.
- Cumplimiento de las obligaciones en materia de retenciones y cotizaciones a la Seguridad Social.
- Recepción de información personal de los trabajadores que incide en las nóminas.
- Ordenar el pago de la nómina.
Cómo se hace una nómina
Para cumplimentar una nómina, deberemos documentar la siguiente información.
El encabezado de la nómina
En la cabecera de la nómina deberán figurar los siguientes datos:
- Empresa (su nombre o razón social).
- Domicilio.
- NIF de la empresa.
- Código de Cuenta de Cotización (CCC) en la Seguridad Social de la empresa.
- Trabajador (su nombre).
- NIF del trabajador.
- Número de afiliación a la Seguridad Social.
- Grupo profesional.
- Grupo de cotización.
Los devengos de la nómina
Aquí incluiremos todas aquellas cantidades que suman para calcular la cantidad que debe cobrar el trabajador. Por un lado, reflejaremos las percepciones salariales que le corresponden. Se indicarán los siguientes conceptos, cada uno con su importe:
- El salario base.
- Cada complemento salarial expresado de forma individualizada.
- La retribución por horas extraordinarias.
- En caso de contrato a tiempo parcial, la retribución por horas complementarias.
- Pagas extraordinarias.
- Salario en especie.
A continuación, indicaremos, si existen, un conjunto de percepciones que, a pesar de no formar parte del salario, debe percibir el trabajador:
- Indemnizaciones o suplidos.
- Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social.
- Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos…
Las deducciones
Tras los devengos, incluiremos todo lo que resta en la nómina:
- Aportaciones de los trabajadores a las cotizaciones a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta desglosada en los conceptos de contingencias comunes, desempleo, formación profesional y horas extraordinarias, y reflejando el total de aportaciones.
- IRPF.
- Anticipos.
- Valor de los productos recibidos en especie.
- Otras deducciones.
Qué es el líquido a percibir por el trabajador
Es la cantidad de dinero que finalmente corresponde pagar al trabajador una vez efectuados todos los descuentos. Se refleja en la nómina inmediatamente después de los devengos y deducciones.
Qué hay que incluir a pie de nómina
Al pie debemos incluir un cuadro con la determinación de las bases de cotización como el siguiente.
Cómo calcular la base de cotización a la Seguridad Social
Como vemos en el cuadro que se incluye como pie de nómina, hay que partir de la suma del importe de la remuneración mensual más la parte proporcional de las horas extraordinarias. A esa cantidad le aplicaremos el tipo correspondiente. No obstante, no debemos olvidar que existe un mínimo y un máximo en las bases de cotización que se establece para cada año. Con ello podremos calcular la cuota por contingencias comunes.
A eso, habrá que sumar las cotizaciones por:
- Contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedad profesional).
- Otros conceptos de recaudación conjunta (desempleo, FOGASA, formación profesional).
- Horas extraordinarias.
Cómo calcular las retenciones del IRPF
Las retenciones se calculan en función de las retribuciones, pero también de otras características del empleado. Por ejemplo, se hace una especie de estimación del mínimo personal y familiar a que tendrá derecho. También hay que tener en cuenta determinadas limitaciones al tipo o la base de retención y las posibles regularizaciones que puedan corresponder en caso de que las circunstancias del trabajador hayan cambiado.
Qué fecha de entrega de la nómina hay que poner
La ley exige que la liquidación y el pago del salario se hagan “en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres”. No obstante, el tiempo que transcurre entre una nómina y otra no puede exceder de un mes.
El modelo reglamentario de nómina
Las nóminas deben adaptarse al modelo que se establezca por Convenio Colectivo o, en su defecto, mediante acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, en los términos previstos en la citada ley. En caso de no haberse establecido uno por alguna de esas vías, habrá que ajustarse al siguiente modelo.
No obstante, sí es posible realizar alguna modificación puramente formal o incluir elementos adicionales de información al trabajador sobre la retribución percibida siempre que no se elimine ninguno de los conceptos contenidos en dicho modelo ni se altere su denominación.
Confeccionar una nómina es sencillo si damos los pasos adecuados. En nuestra mano está evitar errores innecesarios que pueden traer consecuencias negativas para la empresa.
Por Gonzalo García Abad.
