El número de identificación fiscal (NIF) es una herramienta necesaria para muchos trámites, documentos y comunicaciones.
¿En qué se diferencia el NIF del CIF?
Hasta el inicio de 2008 existía el Código de Identificación Fiscal (CIF), que cumplía para las personas jurídicas y ciertas entidades sin personalidad jurídica una función semejante a la del Número de Identificación Fiscal (NIF), que afectaba a las personas físicas. A partir de aquel año, solamente se habla de NIF. No obstante, algunas personas siguen empleando el término CIF de manera coloquial.
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¿Qué significado tiene el código alfanumérico del NIF?
A los efectos de identificar una persona jurídica, se emplea un conjunto de nueve caracteres que se suceden de la siguiente forma:
- El primero, que informará sobre la forma jurídica, si se trata de una entidad española, o, en su caso, el carácter de entidad extranjera o de establecimiento permanente de una entidad no residente en España.
- A continuación, figurará un número aleatorio de siete cifras.
- Finalmente, aparecerá un dígito de control.
En algunos casos, como en el de la identificación a efectos del IVA, se anteponen las letras ES, identificativas de España.
En cuanto al significado de la primera letra, será el siguiente:
A. Sociedades anónimas.
B. Sociedades de responsabilidad limitada.
C. Sociedades colectivas.
D. Sociedades comanditarias.
E. Comunidades de bienes, herencias yacentes y demás entidades carentes de personalidad jurídica no incluidas expresamente en otras claves.
F. Sociedades cooperativas.
G. Asociaciones.
H. Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
J. Sociedades civiles.
P. Corporaciones locales.
Q. Organismos públicos.
R. Congregaciones e instituciones religiosas.
S. Órganos de la Administración del Estado y de las comunidades autónomas.
U. Uniones Temporales de Empresas.
V. Otros tipos no definidos en el resto de claves.
N. Entidades extranjeras.
W. Establecimientos permanentes de entidades no residentes en territorio español.
¿Qué misión tiene el NIF?
Como su propio nombre indica, el NIF tiene fines identificativos, en este caso en el ámbito tributario. Pero, además, también se emplea en relaciones entabladas con otras personas y entidades cuando tienen relevancia fiscal.
¿Cómo se consigue el NIF de una persona jurídica o entidad?
Con motivo del alta en Hacienda, a través de la correspondiente declaración censal efectuada con el modelo 036. También se puede dar el caso de que no lo hagamos y sea, de oficio, la Administración tributaria la que nos dé de alta.
¿Qué documentación hay que presentar para obtener el NIF de una persona jurídica?
Con la presentación del modelo 036, habremos de adjuntar determinada documentación orientada a probar que se ha constituido la persona jurídica (en el caso de empresas, normalmente, una sociedad mercantil), sus datos fundamentales, el acuerdo de voluntades que la ha constituido, los datos identificativos de las personas que han participado en él y los del representante. Necesitaremos lo siguiente:
- La escritura de constitución y, en su caso, el certificado de que ha sido inscrita en el registro correspondiente (en el caso de una sociedad mercantil será el Registro Mercantil). También nos valdría llevar la escritura sellada por el registro. Normalmente, para constituir una persona jurídica, ambos requisitos serán necesarios. No obstante, si de forma excepcional no lo fuesen, habrá que presentar un documento donde se acredite el acuerdo de voluntades que ha constituido esa persona jurídica.
- Documentación del representante. Adjuntaremos su NIF y el documento que acredita la representación. Si la representación queda acreditada en la escritura de constitución, no será necesario aportarla.
¿En qué momento se ha de solicitar el NIF de la persona jurídica?
Se solicita antes de iniciar operaciones encaminadas al inicio de la actividad como adquisiciones y entregas de bienes, prestación o percepción de servicios, realización de cobros o pagos o la contratación de personal.
¿Qué es el NIF provisional?
Es el que nos asignan cuando estamos pendientes de aportar la documentación necesaria. Nos dan un mes desde la inscripción en registro público o, si no es necesaria la inscripción, el otorgamiento de las escrituras de constitución o documento semejante en el que se incluye determinada información, como los estatutos sociales.
Puede suceder que haya pasado el tiempo y no hayamos aportado la documentación pendiente. En ese caso, tendremos que estar atentos a dos plazos: por un lado, el del mes que nos conceden desde que pudimos contar con lo que nos piden; por otro, el de seis meses desde que nos asignaron el NIF provisional. Pasado cualquiera de los dos, la Administración nos podrá dar 10 días para presentar lo que nos falta.
¿Qué pasa si no podemos presentar toda la documentación en ese nuevo plazo?
Podemos responder explicando cuáles son las razones por las que no hemos podido llegar a tiempo y proponiendo un nuevo plazo. No obstante, si no atendemos convenientemente los requerimientos, la Administración puede revocarnos el NIF, tras un trámite de audiencia al que seríamos llamados para que tuviésemos ocasión de exponer lo que corresponda.
¿En qué tipo de situaciones y trámites tendremos que aportar el NIF?
El emprendedor se encontrará con muchos documentos en los que deberá figurar su NIF, el de la sociedad o el de diferentes personas o entidades con las que se relaciona, como en los siguientes ejemplos:
- Los modelos tributarios.
- Las nóminas.
- Las facturas.
- Cuando realizamos operaciones financieras.
- En los documentos relacionados con procedimientos tributarios como, por ejemplo, una inspección.
Otro aspecto que cobra cada día más importancia es que el NIF constituye un elemento identificativo habitual en el mundo digital, tanto en la relación con la Administración como con particulares, empresas y organizaciones de todo tipo, a efectos, por ejemplo, de acceder a una app.
¿Nos pueden multar por no emplear el NIF?
Sí, nos pueden multar con 150 euros si no cumplimos las obligaciones relacionadas con el empleo del NIF. Por otra parte, si, en el momento de solicitar el NIF, comunicamos datos falsos o falseados, estaremos cometiendo una infracción muy grave, que puede sancionarse con 30.000 euros.
El NIF es algo más que un requisito. Constituye un elemento de identificación que nos facilitará las relaciones con terceros y, en especial, las que tienen trascendencia tributaria.
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