Uno de los documentos más utilizados por las empresas al inicio de una actividad comercial es la factura proforma, en ocasiones como sustitutiva al presupuesto. Tanto es así que muchas veces se confunde la función entre ambos documentos, especialmente cuando se trata de acreditar el inicio de una actividad comercial.
Sin embargo, aunque su utilización es similar, lo cierto es que hay diferencias significativas entre ellos. Por eso, vamos a explicar en qué consiste una factura proforma y cuáles son las diferencias más significativas con un presupuesto.
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¿Qué es y para qué se utiliza la factura proforma?
La factura proforma (traducido como ‘en aras de la forma’) es una factura provisional donde se especifican los detalles de una actividad comercial que se realizará en el futuro. En general, esta se emite cuando la actividad ya ha comenzado o, al menos, existen ciertos indicios de que podría comenzar en un futuro cercano.
Normalmente, las facturas proformas se utilizan para cerrar de manera definitiva los términos de una negociación comercial entre dos partes. Es habitual como medio para demostrar que la actividad ha comenzado y en operaciones comerciales con terceros países fuera de la Unión Europea para declarar mercancía en aduanas. También se utiliza como documento acreditativo para solicitar financiación bancaria.
Datos que debe llevar la una factura proforma
Aparentemente, la factura proforma es similar a la factura comercial final. Contiene la siguiente información:
- Texto en la cabecera indicando que es una factura proforma.
- La fecha de emisión de la factura.
- Los datos del proveedor: nombre, razón social, NIF o CIF, datos de contacto, dirección…
- Datos del cliente: nombre, razón social, NIF o CIF, datos de contacto, dirección…
- Descripción de toda la mercancía dentro de la operación comercial, indicando el concepto, precio unitario, cantidad y precio total.
- En el pie de la factura se debe reflejar la base imponible de la factura, el IVA que aplica y el precio total (base imponible + impuesto sobre el valor añadido (IVA)).
- Finalmente, de forma opcional, se pueden desglosar los gastos de transporte si los hubiese, las condiciones y la forma de pago.
A simple vista, una factura proforma es un documento muy similar a la factura comercial y a un presupuesto. La principal diferencia es que la factura proforma no va numerada (o, al menos, no existe la obligatoriedad de llevar una numeración secuencial como en las facturas comerciales) y, además, lleva el concepto ‘factura proforma’ en la cabecera. El resto de conceptos son los mismos e, incluso, es habitual que se transforme en una factura comercial cuando la operación comercial se haya realizado.
¿Es la factura proforma una factura comercial?
No. Para empezar, porque la factura proforma no es un documento definitivo y, en consecuencia, no tiene validez legal contable o fiscal. Aunque en este documento haya que reflejar toda la información sobre la operación, incluyendo la base imponible y el IVA, lo cierto es que está sujeto a modificación.
La factura comercial, en cambio, es el documento comercial definitivo y, por tanto, no se puede modificar, salvo que se emita una factura rectificativa o un abono. Tiene una numeración legalmente establecida y acredita la ejecución de la operación comercial desde el punto de vista legal.
En general, la factura proforma es un borrador de la factura definitiva. Su función es meramente informativa y da la oportunidad al cliente a revisarla y corregir los datos erróneos. También es habitual utilizarla en sustitución de la factura comercial en operaciones de exportación en las que es necesario declarar la mercancía en aduanas, incluso con productos gratuitos como muestras, regalos o donaciones.
¿En qué se diferencia una factura proforma y un presupuesto?
A efectos prácticos, una factura proforma equivale a un presupuesto, ya que en ambos casos se informa al cliente sobre el coste de una determinada operación comercial. De hecho, en la forma, son documentos muy similares, ya que ambos llevan los mismos conceptos comerciales (nombre del proveedor y del cliente, descripción, importe total, IVA…). Además, ninguno de ellos tiene validez legal, ya que no comprometen ni a cliente ni a proveedor de manera definitiva, aunque la factura proforma es un documento mucho más cerrado.
La principal diferencia entre ambas es que mientras los presupuestos están abiertos a negociación entre ambas partes y contienen información puramente orientativa, la factura proforma suele corresponderse con la factura final y, en consecuencia, está mucho más cerrada. De hecho, en muchos casos, la factura proforma se utiliza como indicio de la iniciación de una actividad. Además, como hemos visto, la factura proforma acredita la declaración de mercancía en aduanas, algo para lo que el presupuesto no sirve.
Es habitual que en el proceso de negociación de las tarifas el proveedor envíe un presupuesto que, una vez validado por el cliente, se transforme en una factura proforma a modo de borrador. Por último, se traducirá en una factura ordinaria cuando la operación se realice de forma definitiva.
En definitiva, la factura proforma es un documento similar al presupuesto, aunque comercialmente se utiliza de una forma diferente, especialmente en operaciones de exportación que tiene que pasar por aduanas.
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