Si te has planteado poner en marcha un negocio como autónomo seguro que tienes muchas dudas, y una muy importante es saber cuánto cuesta ser profesional autónomo y que gastos, ya sean fijos o variables, vas a tener.
Lógicamente, estos dependerán de la actividad, pero siempre habrá una serie de gastos fijos que tendrás que pagar todos los meses. Unos pagos que son comunes y compartidos por la gran mayoría de autónomos, se dediquen a lo que se dediquen como vamos a ver a continuación.
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Así, podrás tener una mejor perspectiva de cómo abordar las acciones a llevar a cabo para que puedas tener un buen rendimiento y generar beneficios. Para ayudarte, en este artículo te vamos a explicar los principales gastos fijos que vas a tener como profesional autónomo.
¿Cuáles son los gastos fijos de un autónomo?
Como adelantábamos, son aquellos que comparten la inmensa mayoría de autónomos y a los que deben hacer frente mensualmente; es decir lo que tiene que pagar un autónomo al mes. Concretamente, los gastos fijos más comunes de un emprendedor serían los siguientes:
La cuota de autónomo
La cuota de autónomo es el pago mensual a la Seguridad Social que cubre la cotización por contingencias como la baja médica, la jubilación o el desempleo. La cuota mínima en 2024 es de 86,66 €/mes con la tarifa plana, y 225 €/mes con la base de cotización mínima (753,29 euros).
IRPF
El IRPF o Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas grava los beneficios obtenidos por la actividad profesional. Dependiendo de si se vende a cliente final o a otros autónomos y empresas, se aplica la retención a la factura directamente o no.
Si más del 70% de las facturas son dirigidas a otras empresas o autónomos, sí se aplica la retención, que será de un 15% del valor de la factura, aunque para los nuevos autónomos el porcentaje es del 7% durante los dos primeros años.
Todo lo cual significa que entre un 7% y un 15% de lo que se facture va directamente a Hacienda. Además, dependiendo de lo anterior se debe presentar la declaración del IRPF de forma trimestralmente, a través del Modelo 130, o anual, en la Declaración de la Renta de las Personas Fisicas.
IVA
El IVA o Impuesto sobre el Valor Añadido grava la venta de bienes y servicios. El tipo general del IVA es del 21%, aunque hay productos y servicios con tipos reducidos, del 10% y el 4%, aunque no se considera un gasto a nivel contable ya que el papel del autónomo es de intermediario.
Es decir, el profesional cobra el IVA a sus clientes para posteriormente pagárselo a Hacienda; y, por otro lado, lo paga cuando compra algún tipo de bien y luego se lo desgrava descontándolo de lo anterior.
En cualquier caso, aunque no se considere un gasto, es necesario liquidarlo trimestralmente a través del Modelo 303, por lo que es importante llevar un registro del IVA y muy recomendable guardar el IVA que se va ingresando.
Suministros
Si tienes un negocio y desarrollas tu actividad profesional en un local u oficina, tendrás que pagar una serie de gastos de luz, agua, gas, teléfono e Internet.
Incluso si trabajas desde casa también tendrás este tipo de gastos, aunque en este caso formarán parte de los gastos propios de tu vivienda habitual. Por ello deberás calcular la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a la superficie total.
Todo ello deberás comunicarlo a la AEAT mediante el modelo 036 o 037 con el que comunicarás a Hacienda que das inicio (o final) a una actividad profesional.
Dominio, alojamiento web y software
Aunque tu negocio vaya a ser modesto, lo mínimo que tienes que tener es un correo electrónico corporativo y una página web básica. Y para ello necesitas contratar un dominio y alojamiento web, cuyos costes pueden variar bastante según el proveedor y las características del servicio.
Un dominio, que es lo que te servirá para tener el nombre de tu empresa en tu web y tu email, puede costar entre unos 10 y 30 euros al año, mientras que un alojamiento web puede partir de los 10 euros al mes y llegar hasta unos 60 dependiendo de la calidad y el soporte que ofrezca.
Por otro lado, otro gasto fijo que debes considerar como autónomo es el que tiene que ver con el software que vas a utilizar para tu actividad. Esto puede ser muy variable, porque depende mucho de cada trabajo, pero siempre habrá que considerar el gasto que va a suponer, normalmente en forma de suscripción mensual o anual.
Gestoría
La contratación de un gestor o asesor para que te lleve la contabilidad no es imprescindible pero sí recomendable para poder centrar todos tus esfuerzos en tu actividad y optimizar tu tiempo y quitarte de encima la mayor parte de papeleos, trámites y gestiones burocráticas.
En cualquier caso, si lo haces será otro gasto fijo mensual que debes añadir a la cuenta. Un gasto que variará según la complejidad de la actividad y la gestoría elegida entre unos 50 euros y hasta unos 300 €/mes.
Comisiones bancarias
También hay que tener en cuenta como gastos fijos las comisiones que las entidades bancarias suelen cobrar a sus clientes. No suelen ser muy importantes, y dependerán del banco con el que trabajemos, pero hay que considerarlas.
Por un lado tenemos las comisiones por mantenimiento de las cuentas y las tarjetas de débito y crédito, y por otro las comisiones por transacciones que realicemos. Adicionalmente, podemos tener también comisiones por uso de un TPV, ya sea físico u online.
Seguros
En principio, el autónomo solo está obligado a los seguros sociales mediante el pago mensual de la cuota de autónomos pero, dependiendo de la actividad, también puede ser recomendable contratar otro tipo de seguros.
Por ejemplo, un seguro de responsabilidad civil, que te protege en caso de que causes daños a terceros en el desarrollo de tu actividad profesional, o un seguro de comercio, orientados a los pequeños locales de venta al público y a las oficinas y que cubre los bienes del asegurado por los perjuicios provocados por determinados tipos de percances como incendios, robos y catástrofes naturales.
En algunos casos, si se tienen asalariados, puede ser obligatorio por convenio contratar un seguro que les cubra, y también es importante contar con un seguro para los vehículos que utilicemos en el desarrollo de nuestra actividad.
En cualquier caso, tengamos los que tengamos serán un gasto fijo que habrá que considerar para hacer las cuentas de nuestro negocio.
Otros gastos
Además de todo lo anterior, y dependiendo de la actividad concreta, los ingresos que obtengamos y los servicios que tengamos contratados, puede haber otros gastos fijos como, por ejemplo, material de oficina.
¿Qué gastos se pueden deducir los autónomos?
Como su nombre indica, los gastos deducibles en el IRPF son aquellos que la Agencia Tributaria nos permite deducir de nuestras ventas e ingresos para calcular el beneficio de la actividad (que es sobre la que se aplicará el porcentaje de IRPF correspondiente).
Según nos dicta la propia administración, para que se puedan considerar gastos fiscalmente deducibles deben cumplir tres requisitos fundamentales:
- Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad.
- Que se encuentren convenientemente justificados.
- Que se hallen registrados en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.
De acuerdo con esto, en nuestro país, los autónomos que tributan por el Régimen de Estimación Directa (normal o simplificada) que es la más habitual, pueden deducirse los siguientes gastos comunes:
Local u oficina
- Alquiler: Si el autónomo trabaja en un local alquilado, puede deducir el importe del alquiler.
- Gastos de comunidad: Si el local forma parte de una comunidad de propietarios, el autónomo puede desgravar la parte proporcional de los gastos de comunidad.
- Suministros: Se pueden deducir los gastos de luz, agua, gas e internet, siempre que estén prorrateados en función de la superficie que se destina a la actividad profesional.
- Seguros: Es posible deducir el importe del seguro del local.
Vehículo
- Cuota de leasing o renting: Si el vehículo se utiliza para la actividad profesional, se puede desgravar la cuota de leasing o renting.
- Gastos de combustible: Se pueden deducir los gastos de gasolina, gasoil o electricidad, siempre que se lleve un registro de los kilómetros realizados por motivos profesionales.
- Reparaciones y mantenimiento: Es posible desgravar las reparaciones y el mantenimiento del vehículo, siempre que estén relacionados con su uso profesional.
- Seguros: Se puede deducir el importe del seguro del vehículo.
Otros gastos
- Material de oficina: Es posible desgravar el coste de material de oficina como papelería, ordenadores, software, etc.
- Gastos de publicidad y marketing: Se pueden deducir los gastos de publicidad y marketing, como anuncios en prensa, radio, televisión o internet.
- Gastos de formación: Es posible deducir los gastos de formación relacionados con la actividad profesional.
- Cuotas de asociaciones empresariales: Se pueden desgravar las cuotas de asociaciones empresariales o profesionales.
- Gastos de viajes y dietas: Es posible deducir los gastos de viajes y dietas realizados por motivos profesionales.
- Servicios profesionales: Se pueden deducir los gastos de servicios profesionales como asesoría, gestoría o abogacía.
Estos serían, como hemos dicho, los gastos deducibles para los autónomos que tributan por el Régimen de Estimación Directa, ya sea en la modalidad normal o la simplificada.
En el caso de los profesionales acogidos al sistema de módulos, la cuota a pagar es predeterminada y fija, y no depende de los gastos reales que finalmente tenga el negocio, por lo que no se pueden desgravar.
Cambiando de tercio, es interesante saber que existen algunas ayudas y bonificaciones para los autónomos que pueden ayudar a reducir el impacto de estos gastos.
Por otro lado, también es recomendable consultar con un asesor o gestoría especializada para que nos ayude a calcular los gastos fijos que tendremos que afrontar como autónomo y nos asesore sobre nuestras obligaciones fiscales y con la Seguridad Social.
Gracias a todo esto, podremos tener una idea inicial de los gastos que vamos a tener como autónomos, sobre todo los fijos pero también los variables, y así poder afrontar con mayores garantías la siempre dura tarea de emprender.
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