Las empresas españolas continúan teniendo un déficit importante de utilización de las tecnologías en su actividad cotidiana.
Según el ‘Informe e-Pyme’ del Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y Sociedad de la Información (ONTSI), aunque el 81% de las empresas utiliza al menos un ordenador, poco más de un tercio dispone de una página web y solo un 11,5% de las compañías aprovecha las ventajas del cloud computing.
A día de hoy, todavía es habitual ver cómo la contabilidad se realiza con papel y lápiz y los pedidos se completan en una simple libreta. Todo ello constituye un riesgo, además de redundar en más costes y una mayor dedicación. [hde_related]
A pesar de que las empresas son conscientes de la necesidad de digitalizarse, máxime en un contexto de pandemia como el que nos encontramos, todavía hay muchas de ellas que no saben por dónde empezar. Sin embargo, existen una serie de herramientas que facilitan este proceso y que un autónomo debería valorar para empezar su transformación digital.
Programas de gestión de facturas y contabilidad
Todas las empresas, con independencia de su tamaño y actividad, tienen un ineludible trabajo de gestión: la facturación, la contabilidad y la presentación de impuestos, entre muchas otras tareas administrativas. En ocasiones, este trabajo se delega a gestorías o asesorías contables especializadas, sobre todo si no se conoce cómo realizarlas o no se tiene un sistema preparado para ello.
Sin embargo, cualquier compañía puede adquirir un programa de facturación y contabilidad o todo un ERP y utilizarlo en su negocio. Su implementación es sencilla, especialmente si empezamos de cero. Y se notará la diferencia desde el primer día, ya que, en principio, solo habrá que preocuparse de adaptarlo a la situación de la empresa y comenzar a utilizarla con la información del negocio.
Aplicaciones para realizar copias de seguridad en la nube
Uno de los principales peligros de las empresas no digitalizadas es la pérdida de parte o la totalidad de su información empresarial ante un evento inesperado. Un riesgo que ninguna compañía quiere asumir.
Las copias de seguridad en la nube sirven para garantizar la recuperación y la consistencia de los datos en caso de ciberataques o pérdidas de información. Un proceso que, además, puede automatizarse de manera periódica para tener, en todo momento y desde cualquier lugar y dispositivo, la información a salvo.
Página web y redes sociales
La presencia en internet, más que un valor añadido, se ha convertido en un elemento imprescindible para todas las empresas. Nadie concibe un negocio que no tenga página web o, al menos, presencia en una o varias redes sociales. Es un escaparate al mundo y una forma de ampliar tu mercado potencial.
Además, permite fortalecer las relaciones con los clientes actuales. La comunicación bidireccional y la omnicanalidad es cada vez más importante y, de hecho, cada vez son más los usuarios que plantean sus consultas o quejas a través de estos canales digitales. Constituyen, por tanto, un servicio posventa y de atracción de clientes imprescindible que, además, tiene un coste bastante reducido.
Dispositivos para garantizar conectividad y movilidad
Cuando un colaborador, un cliente, un proveedor o un socio quiere interactuar con un negocio es necesario garantizar la disponibilidad, sin importar el momento o el lugar. En ocasiones es imposible asegurar la presencia física, pero sí es factible utilizar un dispositivo móvil y con conexión a internet para interactuar con ellos.
Por otra parte, la disponibilidad total tiene sus inconvenientes, como el hecho de no poder desconectar de tu negocio. Del autónomo o, más bien, de las necesidades de su negocio, dependerá utilizar estas herramientas con cierta prudencia.
Aplicaciones para mejorar el trabajo en equipo
Existen multitud de aplicaciones para mejorar la comunicación y la productividad de los miembros del equipo. Skype For Business, Microsoft Teams o Zoom para comunicarnos con el resto de componentes del equipo de trabajo; Slack, Asana o Trello para mejorar la productividad y agilizar las tareas y Google Drive, One Note o Dropbox para almacenar y compartir documentos en la nube.
Todos ellos tienen un elemento en común: son aplicaciones que están disponibles en la red, a las que se puede acceder desde varios dispositivos y que facilitan el trabajo en equipo. Y aunque muchos de ellos tienen licencias, la mayoría ofrecen una versión gratuita y simplificada con una excelente experiencia de usuario.
Aplicaciones de seguridad
Las compañías poco digitalizadas no suelen tener problemas de seguridad porque no están expuestas a internet. Sin embargo, conforme se avanza en la digitalización, más necesario es garantizar la seguridad de los equipos informáticos y de la información de la empresa.
Por este motivo, es imprescindible disponer de sistemas de seguridad como antivirus, firewalls y tener todas las aplicaciones y sistemas operativos actualizados a la última versión para evitar esas brechas de seguridad y ransomware que tanto han dado que hablar en los últimos años. Todo ello en un contexto de teletrabajo que expone, todavía más, a las redes empresariales ante accesos no autorizados.
Open banking, una tecnología para simplificar la relación con los bancos
El open banking es una tendencia en auge, especialmente a raíz de la puesta en marcha de la regulación europea sobre servicios de pagos electrónicos PSD2. Gracias a ella, cualquier proveedor puede desarrollar aplicaciones que hagan uso de la infraestructura bancaria a través de las API (un conjunto de rutinas comunican dos o más aplicaciones) y así ofrecer servicios ajustados a las necesidades de cada cliente de forma mucho más ágil, rápida y barata.
Las pymes y los autónomos son algunos de los principales beneficiarios de esta nueva tecnología. Permite, entre otras muchas otras cosas, la integración de aplicaciones para acceder a la tesorería de toda la empresa en una única plataforma, solicitar financiación y recibir la respuesta en unos pocos minutos y desde el teléfono móvil o abrir una cuenta bancaria sin salir de una aplicación.
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