¿Cómo hacer una buena lista de tareas para sobrevivir al teletrabajo?

Trabajar en casa tiene muchas ventajas. Sin embargo, para quien no está acostumbrado puede parecer difícil organizarse.

Para ser más productivo, todo empieza por una buena lista de tareas.

Teletrabajar ha dejado de ser una opción para muchos. En estas semanas de confinamiento y distanciamiento social, muchas empresas han optado por enviar a sus trabajadores a casa. En los casos en los que es posible, es la mejor opción para no cesar la actividad y seguir facturando. Sin embargo, el salto repentino al teletrabajo ha cogido a muchos desprevenidos. ¿Cómo organizarse para ser realmente eficiente?

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Consejos básicos para hacer una lista de tareas

Existen multitud de plataformas y aplicaciones para organizar el trabajo. Sin embargo, toda buena lista de tareas tiene una serie de atributos comunes; características que sirven tanto para la oficina como para trabajar en remoto.

1. Organizar lleva su tiempo. Una buena lista de tareas debe estar bien pensada. Organizarse para ser más productivo no es algo que se haga en cinco minutos, así que mejor empezar por reservar un espacio cada día para la organización.
2. De más grande a más pequeño. Empezar delimitando los grandes objetivos es una buena opción. A partir de ahí, vamos dividiéndolos en tareas lo más concisas y asequibles posible. Es decir, una tarea en una to-do list nunca puede ser ‘actualizar la web’, sino, por ejemplo, ‘redactar el contenido SEO de la landing page’.
3. Estructura y prioridades. En función del trabajo, es importante establecer cierta estructura para mantener una serie de prioridades. Siempre hay tareas más importantes o urgentes que otras, por lo que contar con una estructura predefinida para ordenarlas ayuda a organizarse.
4. Manejable, equilibrada y flexible. Una lista de tareas nunca debe incluir más objetivos de los que es realista cumplir. De hecho, un error habitual es ser demasiado optimista a la hora de calcular los tiempos. Además, las tareas diarias deben estar equilibradas en la medida de lo posible para hacerlas más llevaderas. Y debe haber siempre espacio para los cambios. Es decir, una buena lista de tareas debe ser flexible.

Listas de tareas: las mejores aplicaciones

Otro elemento clave a la hora de hacer una to-do list es calendarizar las tareas. Es decir, repartirlas a lo largo de las jornadas y semanas laborales. Esto es fundamental para dotar a nuestros objetivos de perspectiva y no agobiarse con una cantidad de trabajo que podría parecer inasumible de no estar organizada.

Para ello, hoy en día existen multitud de programas y aplicaciones para hacer listas de tareas. Aquí te explicamos los principales, con sus ventajas y desventajas, desde programas simples de tareas pendientes hasta gestores de proyectos más profesionales.

Todoist

No es ni la más potente ni la más sencilla. Pero su secreto está, precisamente, en su equilibrio. Todoist es uno de los programas más utilizados y mejor valorados para hacer listas de tareas. Y lo es por una flexibilidad que le permite adaptarse a muchos tipos de usuario. Si nunca has trabajado con una aplicación de to-do list, es una de las mejores opciones para empezar. Todoist permite integraciones con muchas otras apps del entorno laboral, como Google Calendar, Dropbox o Zapier. Funciona en Windows y Mac, Android y iOS.

Microsoft To Do

Para aquellos ya acostumbrados a trabajar en el entorno Microsoft, Microsoft To Do también es una buena opción. Se integra a la perfección con toda la suite de Office 365 y cuenta con aplicaciones para iOS y Android. Permite añadir manejar las listas por voz, gracias a su integración con Cortana, o directamente desde el correo electrónico a través de Outlook.

Any.do

Una opción similar a Todoist, aunque menos recomendada para grandes equipos u organizaciones. Any.do presenta una interfaz elegante e intuitiva, sencilla para usuarios con poca experiencia. Además, permite organizar tareas de forma colaborativa. Sin embargo, muchas de las opciones más interesantes, como los recordatorios ligados a localizaciones, solo están disponibles en la opción de pago.

Asana

Con Asana damos un salto, pasando de las listas de tareas sencillas a las plataformas de organización y gestión de proyectos. Asana es una de las plataformas más utilizadas por project managers y entre sus ventajas destaca una versión gratuita muy completa, multitud de integraciones con otros programas de teletrabajo y herramientas de organización y un diseño que busca potenciar la colaboración. Su mayor desventaja es que no es demasiado intuitiva para usuarios primerizos, que pueden verse abrumados ante sus muchas opciones.

Trello

Otra aplicación conocida por los gestores de proyectos. Trello es gratuita y está basada en una interfaz web con la estética y la usabilidad de una aplicación móvil (aunque también tiene sus apps para iOS y Android). Es muy visual y permite tener todos los objetivos y tareas organizados y estructurados en una misma pantalla. Su principal inconveniente es que no permite ser muy detallado con las descripciones de las tareas.

Google Tasks

La aplicación de Tareas de Google es un buen complemento para aquellos acostumbrados a trabajar con la suite de Google y, en particular, la aplicación Calendar. Google Tasks es gratuita, su integración con todo el software de Google es total (el acceso es directo desde la interfaz de Gmail) y permite calendarizar las tareas de forma sencilla. Su principal inconveniente es que no permite establecer tareas recurrentes, algo que se puede suplir con Google Keep o Calendar.

Lista de tareas de Excel

Para hacer una buena lista de tareas no hace falta recurrir a un software específico. Programas de hojas de cálculo como Excel son versátiles y cuentan con opciones para organizar el trabajo. En el caso de Microsoft, existen multitud de plantillas de listas de tareas listas para descargar. Las ventajas de esta opción son apoyarse en un software conocido y muy utilizado y su gran potencial de personalización.

Si ninguna de estas aplicaciones cumple nuestras expectativas, existen muchas otras. Y siempre podemos tirar de papel y ‘boli’. Al final, lo importante es tener claro cómo hacer una buena lista de tareas: dedicarle tiempo a la organización, ser realista con los objetivos, darle una estructura útil a la lista y ser flexible.

Imágenes | Unsplash/Glenn Carstens-Peters, Kelly Sikkema, Todoist, Asana, Google