Enunciadas por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, una de las tres leyes fundamentales de Parkinson afirma que las personas tenemos una tendencia casi innata a perder el tiempo en cuestiones triviales cuando este nos sobra. Según esta teoría, cuanto más margen se tiene para hacer algo, más divagará la mente y más «se expandirá el trabajo hasta llenar el tiempo disponible para su finalización«.
Aunque trataba de denunciar la falta de eficiencia en instituciones demasiado burocratizadas y estamentadas, como el Servicio Civil británico, es aplicable a muchos otros ámbitos, como el de los negocios.
La solución, para este historiador naval, pasaba por la fijación de plazos cortos de entrega como forma de evitar que el trabajo se expandiera de manera innecesaria.
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Sus ideas tienen hoy plena vigencia y en esto se basa una de las estrategias más destacadas de gestión del tiempo para combatir la procrastinación y mejorar la productividad. Es el llamado timeboxing.
¿Qué es el timeboxing?
Se trata de una técnica consistente en fijar un ‘bloque de tiempo’, es decir, un periodo determinado, para la finalización de una tarea concreta. Ya sea personal, profesional o de estudio. Puede tener minutos, horas, días, semanas o meses de duración.
De esta manera, antes de ponernos a trabajar, establecemos de antemano un tiempo determinado para completar la actividad. Es esa toma de conciencia de la limitación temporal la que actuará como factor motivador y nos llevará a centrarnos en lo importante, dar el cien por cien, aumentar nuestra creatividad y dejar las cosas hechas.
No hay ninguna regla sobre la duración de los bloques de tiempo. Aunque, para que sean efectivos, conviene delimitar periodos que posibiliten el trabajo profundo. Es decir, poder enfocarnos con intensidad en la tarea y abordarla de lleno. Si esta es compleja y larga, es preferible dividir el trabajo en partes más pequeñas hasta completar el todo.
Consejos para usar la técnica del timeboxing
Ahora bien, para dominar esta técnica y que funcione hay una serie de cuestiones a tener en cuenta.
Objetivos claros y realistas
En primer lugar, se ha de planificar muy bien con antelación qué se quiere lograr y cuánto tiempo llevará realizar cada tarea. Se deben ordenar por prioridad o importancia. Una vez terminadas, será el momento de hacer balance y realizar los ajustes oportunos:
- ¿Completamos al final el trabajo?
- ¿Lo conseguido es suficiente?
- ¿Es necesario un nuevo timebox para profundizar más o lograr otros objetivos?
Además, los ‘mimbres’ con los que llevar a cabo las tareas deben estar a mano o ser conocidos. Por ejemplo, en lugar de perseguir aprobaciones o buscar documentación dentro de los bloques de tiempo, debemos asegurarnos de tener todo lo que necesitamos a nuestro alcance en el momento de ponernos a trabajar en la tarea.
En esta planificación previa, se pueden establecer bloques rígidos o flexibles. Con los primeros, se ha de interrumpir el trabajo una vez alcanzado el tiempo fijado, aunque no se haya terminado. En el segundo caso, el límite temporal es una sugerencia para finalizar lo que se esté haciendo y pasar a la siguiente actividad. Son los bloques ideales para tareas más complejas, cuando no se está seguro del tiempo que llevará su conclusión.
Fuera distracciones
Mientras se está trabajando en el timebox, se deben evitar las distracciones, de manera que se mantengan la concentración y la productividad. Si estamos utilizando un ordenador, conviene cerrar las ventanas del navegador que no tengan nada que ver con la actividad a desarrollar. En cuanto al teléfono móvil, deberíamos desactivar las notificaciones o dejarlas en el modo ‘No molestar’.
Si las interrupciones externas son habituales, el timebox puede ser tan pequeño como para permitir que estas llamadas de atención esperen a la finalización del trabajo.
Evitar la multitarea
Es importante dedicarse a una sola actividad. Nuestro cerebro no puede realizar varias tareas a la vez y, cada vez que saltamos de una a otra distinta, necesita ‘volver a cargar’ la información para poder centrarse de nuevo. Con la consiguiente pérdida de tiempo y energía que eso supone. En este sentido, lo mejor es agrupar tareas similares en bloques consecutivos.
Hacer pausas
Para aplicar bien el timeboxing, deben programarse descansos entre cada cuadro de tiempo, aunque solo sea para ponernos de pie y estirarnos, beber un poco de agua o charlar con un compañero un instante. Hacer pausas nos permitirá retomar la actividad con más energía, entusiasmo y renovada perspectiva, por lo que es clave no omitirlas.
Un uso del tiempo más consciente y eficaz
El timeboxing no es una estrategia para forzarnos a trabajar más rápido y lograr la mayor productividad posible. Es una forma de ayudarnos a usar el tiempo de manera más consciente y eficaz. Así, los bloques no deben funcionar como un castigo, sino como un instrumento para que podamos priorizar y organizar mejor nuestra actividad. Además, siempre bajo la premisa de que lo perfecto es enemigo de lo bueno. Más importante que hacer un trabajo inmaculado es progresar y completar los bloques.
Y, del mismo modo que no suspenderíamos una reunión laboral en el último momento a no ser que fuera necesario, tampoco deberíamos cancelar bloques de tiempo, por muy tentados que estemos a hacerlo en días concretos. Hay que considerarlos como compromisos adquiridos con uno mismo para trabajar al cien por cien en la tarea durante el tiempo estipulado. Solo así los resultados serán visibles y nos empoderarán.
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