A la hora de aumentar la productividad, la técnica Pomodoro es una de las más efectivas. Aunque existen alternativas muy interesantes.[etiqueta more]
La eficacia de estos métodos depende mucho de cada persona. Por eso, conviene conocer varias para elegir la que más se adapte a nuestra situación, personalidad y forma de trabajar. Hoy vamos a ver las 3 que mejor funcionan, y el motivo para ello.
[hde_related]
Por qué buscar alternativas a la técnica Pomodoro
Cuando realizamos nuestras tareas, siempre lo hacemos en intervalos de trabajo y descanso. Es la forma natural. La técnica Pomodoro aprovecha esto delimitando franjas de 25 minutos de tarea, seguidas de 5 minutos de reposo.
Tras 4 repeticiones de esta secuencia (2 horas), nos tomamos un descanso más largo, de unos 15 o 30 minutos.
Francesco Cirillo, su creador, dispuso estos tramos cuando era un universitario y los basó en su experiencia personal. Para él, era el tiempo ideal que le permitía concentrarse lo suficiente, sin llegar a cansarse demasiado antes de que llegara la siguiente pausa.
Sin embargo, no todos somos iguales y esos 25 minutos pueden ser muy cortos o demasiado largos para otros.
Eso es lo que tratan de compensar las técnicas que vamos a ver, junto a la superación de otras posibles limitaciones que hacen que, aunque Pomodoro sea muy efectiva para muchos, no sea óptima para todos.
‘Flowtime’, la primera alternativa a Pomodoro que debemos probar
Otra de las limitaciones de la técnica Pomodoro es la rigidez del temporizador, que puede romper nuestro estado de flujo a la hora de trabajar. Es decir, ese estado de inmersión y productividad máxima en el que realizamos nuestra mejor tarea.
Cuando entramos ‘en flujo’, somos capaces de estar concentrados en algo sin que nada nos distraiga. Si pasan los 25 minutos del Pomodoro y el aviso nos saca de esa condición, perdemos la racha. Incluso cuando podamos retrasar el temporizador, la pequeña interrupción habrá roto ese flujo tan frágil.
Para superar esa limitación, Zoë Read-Bivens inventó la técnica ‘Flowtime’ en 2016.
La aplicación es similar a Pomodoro, pero no hay límites artificiales que se apliquen de manera forzada. Funciona así:
- Elige una tarea específica con un final a la vista. Esto es importante. Si la tarea por delante no la vas a terminar, divídela en otras más pequeñas y elige una de esas subtareas que componen la principal más grande.
- Anota la hora en la que empiezas a trabajar en ella. La medición del tiempo es crucial.
- Trabaja en la tarea, y solo en ella, hasta que notes cansancio o algo te distraiga. De nuevo, es fundamental que no caigamos en la multitarea, el mayor enemigo de la productividad personal.
- Registra la hora a la que has parado el trabajo y anota el tiempo total dedicado en el intervalo.
- Anota las distracciones que te han sacado de tu estado de flujo o trabajo.
- Tómate un descanso del tiempo que creas conveniente.
- Repite el ciclo tantas veces como creas necesario o puedas en tu jornada de trabajo.
Como su nombre indica, la técnica Flowtime trata de generar las condiciones personales que producen el estado de flujo en cada caso particular.
Gracias a la flexibilidad, se adapta a nuestra circunstancia y, al anotar distracciones y tiempos, podemos:
- Descubrir los intervalos óptimos de trabajo y descanso que son únicos para nosotros.
- Trabajar en eliminar las distracciones más comunes, identificándolas, haciéndolas conscientes y poniendo medidas para evitarlas, si es el caso.
La técnica del ritmo ultradiano, trabajando igual que la élite
Cada persona es un mundo y eso es lo que Flowtime trata de aprovechar. Sin embargo, hay muchos que necesitan más estructura en su productividad.
Así, para descubrir qué es lo mejor en la mayoría de situaciones, una buena guía es la biología de las personas. Es similar en esencia, aunque diferente en matices.
Todos los humanos somos seres diurnos y rítmicos. Tenemos un ritmo general circadiano de 24 horas, pero también ritmos más cortos, llamados ultradianos. La lógica de esta técnica es aprovechar esos intervalos en los que nuestra energía sube y baja para desarrollar el mayor trabajo posible al seguir su corriente natural.
Basado en gran parte en los trabajos del investigador del sueño Nathaniel Kleitman, en los años cincuenta, se descubrió que esos ritmos, tanto de sueño como de alerta y descanso, duran entre 90 y 120 minutos.
La técnica de los ritmos ultradianos los aprovecha así:
- Trabaja una tarea importante entre 60 y 90 minutos y escucha a tu cuerpo. Esto es muy relevante. Cuando notes que tu concentración o tu energía flaquean, es señal de que llegas a un punto bajo del ritmo ultradiano.
- Haz una pausa completa después de ese intervalo. Puede durar 20 o 30 minutos y requiere desconexión total, nada de mirar el correo o los mensajes del móvil. Puedes pasear, meditar, hablar con un compañero… Cualquier cosa que relaje nuestra cabeza con otra cosa que no requiera esfuerzo.
- Repite este ritmo de trabajo y descanso.
La cuestión es que, incluso cuando al principio nos cueste adaptarnos a este periodo más largo, podemos vencer la falta de práctica y alinearnos en poco tiempo con nuestros ritmos naturales.
Anders Ericsson, famoso por sus trabajos sobre la práctica deliberada y el rendimiento máximo, estudió a jóvenes violinistas de élite y descubrió:
- Que trabajaban en intervalos de 60-90 minutos.
- Que descansaban a menudo con siestas tras esos momentos de intensidad.
Esos violinistas prodigiosos no sabían de ritmos ultradianos, ni los aplicaban a consciencia, pero su cuerpo sí. Ahora, nosotros también sabemos cómo trabajar igual que la élite.
La ‘gamificación’ o convertir el trabajo en un juego
Muchos profesionales, sobre todo creativos y especialistas, no llevan bien las rigideces y restricciones, las cuales encorsetan también su creatividad y capacidad de trabajo.
Además, no quieren estar limitados por nada, ni siquiera el tiempo o técnicas concretas, como Flowtime. Los hay que pasan horas trabajando sin comer y los que necesitan descansos constantes. O la misma persona, para tareas diferentes, puede trabajar de manera óptima aplicando distintos intervalos.
Por eso, es posible que queramos abandonar los marcos temporales y enfocarnos en otras cosas importantes, como una estructura de logros y avance. Ella nos da un cauce general del que no salirnos, pero también libertad e incentivos para movernos dentro de esta.
Para eso, podemos probar a dar libertad de organización, pero imponer recompensas y estructura dentro de un proceso de ‘gamificación’. Derivado del gaming, consiste en introducir elementos de los juegos que se ha demostrado que motivan, pero aplicados a los proyectos de trabajo.
Así, la inclusión de logros, recompensas y ‘gestas’ proporciona un marco mental y de recompensas y estructura que funciona para muchos. La gamificación se ha demostrado efectiva según los datos y hay incluso aplicaciones, como Habitica, que ya nos dan muy desarrollado ese marco de juego.
Como si uno de rol se tratara, podemos subir de nivel, conseguir recompensas y desbloquear logros conforme avanzamos en tareas. Inmersos en ese contexto, nos veremos incentivados a avanzar (con el ritmo que deseemos) para conseguir mejoras e incluso desarrollar una competencia sana con otros en el ‘juego’.
Como vemos, las técnicas de productividad personal son herramientas que se deben adaptar a nosotros y no al revés. Por suerte, y como hemos visto, hay suficientes métodos efectivos entre los que podemos elegir, sin importar qué tipo de personalidad o trabajo desarrollemos.
Por Isaac García
Imágenes | Marcelo Leal – Unsplash, Tetiana SHYSHKINA – Unsplash, Kenny Eliason – Unsplash, Michel Catalisano – Unsplash