Tras tener una idea de negocio y realizar un plan de empresa que refleje que es viable, ahora toca hacerla realidad. Llega el momento de pensar en cómo crear una empresa. En España no es complicado, pero sí es un proceso algo largo y tedioso, ya que hay que realizar un número importante de trámites.
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Por todo ello, saber el orden de los distintos procedimientos, en qué consisten y sus plazos es tan importante.
Para entrar en detalle en cómo crear una empresa, a continuación explicamos qué hay que hacer en cada uno de estos pasos para convertir esa aspiración en realidad.
Qué forma jurídica es la más adecuada
Antes de iniciar todos los trámites, hay que dar un paso fundamental a la hora de crear una empresa: determinar su forma jurídica.
Cooperativa, sociedad limitada y sociedad anónima son las más comunes. Sus dos diferencias fundamentales radican en su estructura de propiedad y el capital mínimo que hay que desembolsar.
Con respecto a la estructura de propiedad, la principal diferencia entre una sociedad cooperativa y el resto de las formas jurídicas es que, en las primeras, todos sus trabajadores son dueños de la empresa con el mismo peso a la hora de tomar decisiones.
Por su parte, en las sociedades limitadas o anónimas existe una diferencia marcada entre los dueños de la sociedad (accionistas o partícipes) y los trabajadores, cuya remuneración solo está ligada al trabajo que desempeñen.
Sociedades limitadas y anónimas también difieren en el capital mínimo. Para las primeras es de 3000 euros y para las segundas de 60 000.
Certificación negativa: asegurarse de que la razón social no se ha utilizado
Cualquier empresa es identificada por dos elementos: un número de identificación (NIF) único, que proporciona la Agencia Tributaria, y un nombre o razón social.
Para el primero es la Agencia Tributaria, como veremos más adelante, la que se encarga de proporcionar una numeración no repetida, pero en el caso de la razón social debe ser quien vaya a constituir la empresa el responsable de verificar que no está siendo usada.
Para ello, se debe obtener en el Registro Mercantil Central una certificación negativa del nombre de la sociedad (CNN) que acredite que no existe otra sociedad con el mismo nombre.
Esta se puede solicitar de forma presencial, con una instancia en cualquier registro mercantil provincial o, más fácilmente, online.
Capital social: en efectivo, pero también en especie
Como ya hemos mencionado en esta guía para saber cómo crear una empresa, toda sociedad tiene un capital mínimo. Por ello, es requisito primordial desembolsarlo (cantidad mínima exigida o superior) en una cuenta bancaria de cualquier entidad financiera.
Este capital quedará inmovilizado hasta que no se finalicen todos los trámites de alta e inscripción de la sociedad. Finalizados estos y tras un bastanteo (verificación de que la documentación es legal) de las escrituras por parte de la entidad financiera, la sociedad podrá disponer de esos fondos.
Pero no es la única forma de constituir el capital de una sociedad. También se puede alcanzar ese capital, total o parcialmente, a través de bienes en especie (maquinaria, vehículos, inmuebles, etc.) que los socios de la empresa aportan a la sociedad y que se inventariarán en la escritura.
En todo caso, una apertura de cuenta, aunque sea tras la creación de la empresa, es indispensable.
Notario y escritura pública
Con ese capital ya depositado, se procederá a realizar una escritura pública ante notario en el que los socios constituyen la sociedad de acuerdo con un objeto social (qué es lo que va a realizar la empresa), siguiendo unos estatutos que también se elevan en ese momento a público y dirigidos por unos órganos de gestión.
Este último punto es importante, pues hay que determinar un administrador de la sociedad, que puede ser o no uno de sus accionistas o propietarios. Así, lo más común es la figura de la administración única, cuando lo ejerce una sola persona, o mancomunado si el órgano de administración recae en varias personas.
Inscripción en el Registro Mercantil
Para que la empresa tenga potestad jurídica, hay que inscribirla en el Registro Mercantil de la provincia en el que la empresa tenga el domicilio social.
Tras su inscripción se devolverán las escrituras con una apostilla donde vienen reflejados los datos registrales (tomo, folio, número de inscripción) fundamentales para la identificación de la empresa.
Agencia Tributaria: NIF y actividad empresarial
Registrarse en la Agencia Tributaria es también un paso fundamental, algo que se realiza a través del modelo 036 o de censo del empresario.
En este, no solo se solicitará el NIF (que será entregado rápidamente de forma provisional) adjuntando la escritura y estatutos de la empresa, sino también la actividad empresarial que realizará la empresa, dándose de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
Este punto es fundamental, ya que, de cada actividad, derivarán distintas responsabilidades fiscales a la hora de liquidar impuestos como el IVA o de sociedades.
Libros de sociedades
Ya inscrita en Hacienda y con un NIF, aunque sea provisional, toca empezar a trabajar y a realizar transacciones económicas.
Todos estos movimientos tienen que estar reflejados en una contabilidad, en unos libros contables que deben estar legalizados de nuevo en el Registro Mercantil Provincial. Por tanto, es un trámite que se debe realizar según vaya la empresa a comenzar a funcionar.
¿Tiene una marca comercial? Habrá que registrarla
Aunque no es un requisito fundamental, ni tampoco para todas las empresas, si tiene algún tipo de marca comercial con el que se identifique el negocio o un determinado producto, es fundamental que se registre en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM).
Este registro protegerá a la empresa del uso de sus marcas registradas por otras empresas tanto en España, como si así se desea, en la Unión Europea, dependiendo del ámbito de aplicación decidido. El trámite se puede hacer fácilmente de forma online.
¿Tiene trabajadores? Alta en la Seguridad Social
Por último, si se va a contar con trabajadores por cuenta ajena, se ha de inscribir la empresa en la Seguridad Social. Esto se realiza en la Tesorería de la Seguridad Social a la que corresponda la empresa (por su domicilio social) y se formalizará a través del modelo TA.6.
Tras la presentación, se asignará un número para su identificación y control de sus obligaciones en el respectivo Régimen del Sistema de la Seguridad Social, el Código de Cuenta de Cotización.
En definitiva, nos encontramos con un proceso laborioso, en el que lo fundamental es seguir todos los pasos de forma correcta para conseguir crear una empresa.
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