El tema de la digitalización y desmaterialización de documentos es complejo. Se cruzan tecnología, prácticas operativas y ley. Sin embargo, está claro que para las organizaciones se trata de una oportunidad en términos de eficiencia y ahorro de costes. La aceleración digital impuesta por la pandemia hace que esta transición ya no sea aplazable.[hde_related]
El documento siempre ha sido la base de cualquier proceso de negocio. Desde la contratación de personal hasta las ofertas comerciales; desde las facturas de compra hasta los informes de intervención postventa. En su sentido común, un documento es un objeto que ocupa un espacio físico. Su propósito es contener información que pueda ser utilizada por quienes la consultarán. En consecuencia, su valor no lo da el contenedor en sí, sino la información que contiene.
El documento en papel también se conoce como analógico, a diferencia del documento digital. Este último es un objeto informático que contiene información en forma numérica y codificada. No obstante, cuando hoy hablamos de digitalización, ya no pensamos solo en documentos, sino más bien en procedimientos integrales y flujos de información dentro de las empresas.
En este sentido, es importante distinguir los conceptos de digitalización y desmaterialización de los flujos documentales. Estos términos, de hecho, a menudo se usan incorrectamente como sinónimos.
La desmaterialización es un procedimiento que conduce a la informatización de un documento originalmente en papel. Su objetivo es preservar la información, manteniendo su valor legal, en su nuevo formato digital.
La digitalización, por otro lado, es un proceso mucho más complejo y refinado que no implica solo la eliminación completa del papel. Pasa a través de una reingeniería y una gestión totalmente informatizada de los procesos documentales.
Tendencias y ventajas de la digitalización de documentos
La necesidad de digitalizar la información y los flujos de documentos dentro de las empresas también se debe a las nuevas tendencias en el mundo del trabajo:
- Convivencia de trabajo presencial y smartworking, con la creciente necesidad de digitalizar los métodos de comunicación y colaboración entre compañeros que ya no trabajan simultáneamente y en el mismo lugar.
- Expansión internacional, con la consiguiente necesidad de adaptar la organización a estándares innovadores más elevados, normativas más vinculantes y necesidades de clientes cada vez más evolucionadas.
- Conservación de los activos de información y del know-how corporativo independientemente de la rotación de empleados.
Por otra parte, las ventajas que aporta la digitalización de los flujos documentales se pueden resumir en:
- Reducción de los costes de impresión.
- Reducción de los costes de almacenamiento y archivo de documentos.
- Reducción de los tiempos de gestión de la búsqueda interna, tiempos de respuesta, tiempos de reenvío dentro y/o fuera de la empresa.
- Mejores posibilidades de difundir datos e información actualizados.
- Mayor velocidad y eficiencia en la búsqueda y el intercambio de información tanto interna como externamente.
- Mejor calidad de la información disponible en la que basar las decisiones empresariales, lo que se traduce en una mayor competitividad.
- Mayor seguridad de la información.
La desmaterialización de los archivos en papel
La desmaterialización de los archivos implica una serie de actividades encaminadas a transformar todos los documentos en papel en digitales. Sin embargo, la desmaterialización de los documentos no es suficiente para una verdadera digitalización de los procesos en los que se utilizan.
De hecho, muchas empresas creen que la transformación digital termina con la compra de un software que les permita deshacerse del papel. En realidad, esto puede conducir a lo sumo a un ahorro de espacio de almacenamiento. Sin una visión global es muy frecuente la duplicación de documentos.
Para llevar a cabo una digitalización efectiva de los procesos de negocio, es necesario actuar en tres niveles:
- Organización. Una vez definida la estrategia de la empresa, o los objetivos de negocio que se deben apoyar en la digitalización, hay que mapear los procesos existentes para luego rediseñarlos y mejorarlos. A menudo también es necesario intervenir en la estructura de la empresa, especificando o redefiniendo roles y tareas.
- Tecnología. Las soluciones tecnológicas, como el software de gestión, deben diseñarse e identificarse en función de los objetivos de la empresa. Hay que elegir las herramientas teniendo en cuenta todo el sistema de información y, por lo tanto, la integración de la nueva solución con el resto del sistema. Por esto, es preferible un sistema que ofrezca flexibilidad, escalabilidad e integrabilidad.
- Personas. La gestión de la resistencia al cambio es el hilo conductor que, si se abandona, conduce inevitablemente al fracaso de cualquier proyecto de transformación digital. Los objetivos y las ventajas deben ser claros para todo el mundo. Y es necesario proporcionar una formación adecuada que cierre la brecha en las habilidades necesarias.
El marco legal para la desmaterialización y digitalización
Finalmente, conviene dibujar un marco legal para las prácticas de desmaterialización y digitalización de documentos. En primer lugar, ya sabemos que el Reglamento Europeo eIDAS (910/2014) introduce principios de no discriminación entre documento electrónico y documento en papel, entre firma electrónica cualificada y firma manuscrita.
Otro pilar a tener en cuenta a la hora de programar la desmaterialización y digitalización de la documentación empresarial es la normativa GDPR. Especialmente cuando la información almacenada en formato electrónico contiene datos de carácter personal. Como sugiere el mismo reglamento, el cifrado de datos permite, cuando se combina con una elección seria de contraseña, proteger los datos personales.
Particularmente importante es también la protección de los datos almacenados en la nube. Hay que llevar a cabo una selección cuidadosa del operador que guardará esos datos. Sobre todo si es un servicio externo a la Unión Europea. La legislación sobre privacidad también debe tenerse en cuenta al desechar archivos desmaterializados. Son demasiado frecuentes las estafas que se perpetran en detrimento de ciudadanos europeos tras extraer datos personales de sus desechos electrónicos exportados a países africanos.
La emergencia sanitaria ha propiciado (y en ocasiones impuesto) soluciones improvisadas para la digitalización del flujo de trabajo corporativo. Ha llegado el momento de racionalizar y ordenar el fenómeno para que se convierta en un activo a largo plazo para las empresas.
Por Alberto Barbieri
Imágenes I Wesley Tingey/Unsplash, Viktor Talashuk/Unsplash, Sigmund/Unsplash
