Conocer la situación de un negocio es una de las actividades más importantes de cualquier empresa a la hora de tomar decisiones estratégicas. Para ello, es fundamental enfocarse en las variables adecuadas. En este sentido, existen unos indicadores, conocidos como KPIs, cuyo objetivo es conocer si la evolución de una determinada se adecúa a sus objetivos.
A continuación, te explicamos qué es un KPI, para qué sirve, cuáles son los más importantes y cómo medirlos de forma adecuada. [hde_related]
Qué es un KPI o indicador clave de desempeño
Un KPI (Key Performance Indicator o indicador clave de desempeño) es una métrica utilizada fundamentalmente en las empresas para medir el rendimiento de un conjunto de actividades, como la logística, el departamento financiero o el departamento comercial de cualquier compañía.
Su utilidad es clave para controlar la evolución de una serie de variables estratégicas. Sin embargo, de nada sirven estos indicadores si no cumplen estas características:
- Deben ser medibles de manera cuantitativa. Es decir, deben ser capaces de ser expresados de forma numérica.
- Tienen que ser alcanzables y viables. Deben adaptarse a la realidad de la empresa.
- Tienen que ser comparables, tanto temporalmente como sectorialmente. El objetivo es que se pueda hacer un seguimiento a lo largo del tiempo. También respecto a otras empresas del sector en el que opera la empresa.
- Han de ser relevantes. Deben ofrecer información que realmente contribuya a la toma de decisiones de la empresa que lo lleva a cabo.
Para qué se utilizan los KPIs
Los KPIs permiten realizar una medición del resultado de las acciones llevadas a cabo por una empresa en cualquier ámbito empresarial. Es decir, con un solo dato o un conjunto de datos se obtiene toda la información cuantitativa necesaria para determinar la consecución de un determinado objetivo.
En general, los KPIs se utilizan para que la dirección de la compañía tome decisiones empresariales basándose en su realidad. Se suelen presentar en forma de gráficas o tablas dentro de un dashboard, para que cualquier persona sea capaz de interpretarlos de un solo vistazo.
En cualquier caso, los directivos y socios no son los únicos interesados en conocer la marcha del negocio en el plano financiero. Los inversores también utilizan de manera habitual los KPIs para conocer de una manera rápida la evolución de un negocio. Así, pueden tomar decisiones con información relevante sobre la compra o la venta de sus acciones o conocer sus estados financieros para decidir si prestarles dinero.
Los KPIs más utilizados en las empresas
Existen diferentes tipos de KPIs en función del área de la empresa que se esté intentando controlar. Los principales son los KPIs financieros, los KPIs logísticos y los KPIs de ventas o comerciales.
KPIs financieros
Existen tantos como necesidades financieras tengan las empresas o los responsables del departamento financiero. No obstante, hay una serie de indicadores que se utilizan de manera habitual:
- Margen de utilidad bruto: un indicador que se utiliza para medir la salud financiera de una compañía. Representa la proporción de los ingresos que se lleva la empresa una vez deducido el coste de la mercancía.
- Margen de ganancias: se utiliza como representativo de la rentabilidad de una empresa. Se mide en términos porcentuales, como la diferencia entre el precio de venta de un bien o servicio y su coste.
- EBITDA, acrónimo de earnings before interest, taxes, depreciation, and amortization. A grandes rasgos, pretende traducir a términos de interés financiero la información aportada por el beneficio contable, y es un indicador aproximado de la capacidad de una empresa para generar beneficios considerando únicamente su actividad productiva.
- EBIT, acrónimo de earnings before interest and taxes, o beneficios antes de intereses e impuestos. Para muchos analistas, es un indicador mucho más preciso de la capacidad productiva de una empresa que el EBITDA, y por eso se utiliza más en ciertos ámbitos para comparar la cantidad de oportunidades generadas con el total de ventas que se han logrado concretar.
- Beneficio neto, que es el resultado de la empresa una vez deducidos todos los gastos necesarios para su consecución. Representa una de las variables más importantes de cualquier empresa, y su verdadera razón de ser: la obtención de beneficios.
KPIs logísticos
Los KPIs de logística se deben medir en todas las etapas del proceso logístico. Sin embargo, la forma de contemplarlos debe ser diferente según la actividad que se esté analizando.
- Abastecimiento, que es la primera fase dentro del proceso logístico. Dentro de ellos destacan:
- Plazos de pago, es decir, el plazo medio en el que la empresa paga a sus proveedores.
- Coste de las compras: cuánto le cuesta a la empresa cada producto.
- Lead time: tiempo medio que tarda en recibir las compras.
- Errores en la facturación, que tienen como objetivo optimizar el periodo de facturación.
- Inventario:
- Rotación del producto terminado: cuánto tiempo pasa el producto en un almacén y cuántas unidades entran y salen cada día.
- Rotación de las materias primas: tiempo que pasan las materias primas en el almacén antes de ser utilizadas en el proceso de producción de una empresa.
- Coste de almacenamiento de un producto, que incluyen los costes de almacenamiento, personal, servicios, etc.
- Errores en la previsión de la demanda, es decir, la escasez o abundancia de materias primas sobre pedidos.
- Distribución: es el conjunto de actividades que se realizan desde que el producto ha sido elaborado por el fabricante hasta que ha sido comprado por el consumidor. Entre ellos sobresalen:
- Unidades procesadas por metro cuadrado: total de unidades procesadas entre los metros cuadrados del almacén.
- Utilización del espacio en el almacén, el espacio utilizado y desperdiciado del almacén.
- Transporte, que consiste en el desplazamiento de la carga de un lugar a otro en todas sus formas: aéreo, marítimo o terrestre. En el transporte, los KPIs más habituales son estos:
- Coste medio del transporte: pago al chófer, gasolina, peajes, mantenimiento del vehículo, etc.
- Coste por kilómetro, es decir, el coste medio del desplazamiento por kilómetro recorrido.
- Carga mínima del vehículo para ser rentable.
KPIs de ventas o comerciales
Los KPIs de ventas se utilizan para valorar el desempeño del departamento comercial. Los más importantes son los siguientes:
- Ventas, medida en diferentes variables cuantitativas: ventas totales, ventas por segmento de clientes, ventas por cliente, etc.
- Tasas de conversión, que mide la cantidad de oportunidades generadas con respecto al total de ventas que se han logrado concretar.
- Volumen de devoluciones y reclamaciones con respecto al volumen total de ventas de una empresa.
- Beneficios, ya sean totales por venta, márgenes por tipo de cliente, beneficios netos, etc.
En general, existen tantos KPIs como necesidades estratégicas y de medición tenga la empresa. En cualquier caso, lo importante es escoger los indicadores que mejor se ajusten a cada realidad.
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