Compliance es un término en inglés cuyo significado en español es «cumplimiento normativo».
En realidad, se traduce en grandes beneficios para la gestión empresarial y para articular las relaciones tanto en el seno de la misma organización como con otras personas y entidades.
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Qué es el compliance
Se trata de una labor empresarial dirigida a garantizar que cumplimos con las normas. Es relativamente frecuente que se realice por ámbitos sectoriales: RGPD, nóminas y laboral, competencia, fiscal, propiedad intelectual e industrial, contable y facturación, normas ISO, seguridad alimentaria, infracciones administrativas y penales… Es decir, podría afectar a cualquier aspecto que pueda generar riesgos legales.
Se indaga en cada práctica empresarial para saber si es acorde a la ley, pero también si es posible que llegue a desviarse. De este modo, se pueden planificar acciones para minimizar la probabilidad de incumplimiento.
Entre los aspectos más importantes que debe abordar se encuentran los siguientes:
- Examinar si las prácticas habituales de la empresa son acordes a la ley.
- Valorar si es probable que, dados los protocolos habituales de trabajo, se pueda producir alguna desviación de la ley en algún momento.
- Asegurar que se mantienen los registros apropiados para poder demostrar que se cumple la ley.
- Determinar las acciones necesarias para que cada empleado sea consciente de los posibles riesgos legales que se pueden derivar de su actividad.
- Diseñar canales de asesoramiento jurídico que permitan resolver dudas antes de que puedan producirse conflictos o incumplimientos legales.
- Análisis de los flujos de comunicación interna con el fin de evaluar si las órdenes, reportes y alertas ayudan a evitar incumplimientos normativos.
Cómo se desarrolla el compliance en las pymes
En general, es raro que una pyme cuente con un departamento o equipo específico dedicado al cumplimiento normativo. Puede haber algunas excepciones cuando se afrontan experiencias jurídicamente complejas, como pueden ser procesos de internacionalización en países con culturas jurídicas muy distintas a la nuestra.
Sin embargo, en todas las pymes se puede promover una cultura de cumplimiento normativo asentada sobre diferentes bases:
- La formativa e informativa. Los empleados deben estar al día de todos los aspectos jurídicos que impactan en su labor.
- Planificación y control. Los riesgos legales han de preverse y considerarse en la toma de decisiones. Periódicamente, además, se deben analizar posibles medidas de corrección de malas prácticas. También hay que ser capaces de detectar tempranamente la materialización o amenaza de materialización de riesgos legales y de desarrollar sistemas para su corrección.
- Auditorías y procesos de certificación externos. Son muy importantes para depurar malas prácticas y, sobre todo, para suscitar en los terceros con los que nos relacionamos la confianza de que cumplimos con las normas y protocolos establecidos.
- Empleo de nuevas tecnologías. La nube puede mejorar la trazabilidad de las prácticas que puedan suponer riesgos legales. El big data permite detectar patrones peligrosos que antes permanecían ocultos. La cadena de bloques (blockchain en inglés) pretende evitar muchos fraudes en los registros empresariales. Los sistemas expertos jurídicos pueden disipar dudas de los empleados. Estas y otras tecnologías pueden contribuir a la cultura de cumplimiento normativo.
Los beneficios del compliance
Todo este esfuerzo es, en realidad, una inversión con retornos más que palpables:
- Reduce la probabilidad de incurrir en responsabilidades civiles y penales. De hecho, el compliance puede contribuir a que la empresa quede exenta de responsabilidad en la comisión de algunos delitos.
- Es un instrumento de depuración de procesos. Se puede descubrir qué se está haciendo mal y se pueden delimitar posibilidades de actuación.
- Complementa a todas las labores de planificación y control, a las que aporta la perspectiva legal.
- Refuerza la reputación de la empresa a través de la mejora de la cultura de cumplimiento.
- Constituye, para los empleados, un instrumento desestresante y motivador. Disipa el temor a no estar trabajando conforme a la ley y consolida la confianza en que la empresa está cumpliendo con sus obligaciones.
- Afianza la estabilidad y la sostenibilidad a largo plazo del proyecto empresarial. Una empresa que cumple las normas y funciona correctamente está en armonía con su entorno y sabe adaptarse a todo tipo de cambios: sociales, ambientales, tecnológicos, laborales, financieros…
- Hace mucho más sencilla la generación y mantenimiento de contactos con proveedores y clientes. Refuerza las expectativas de que la compañía cumple con los requisitos más exigentes.
La cultura del compliance es una pieza clave de la credibilidad empresarial. Orienta a la empresa en la dirección de convertir en realidad los compromisos, siempre dentro del marco legalmente establecido y con el empleo de buenas prácticas empresariales.
Imágenes | Joseph Mucira , saldahnae , Candelario Gomez Lopez, StartupStockPhotos en Pixabay
