Las reuniones de trabajo son un elemento útil para la gestión de las empresas y los equipos. Ayudan a organizar información, poner puntos en común y facilitan el trabajo en equipo. Sin embargo, un exceso de reuniones en las empresas ahoga su productividad con tiempos muertos, sobrecarga de trabajo y microgestiones que hacen inviables las tareas del día a día.
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Según un reciente estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT, por sus siglas en inglés, en Estados Unidos) publicado en ‘MIT Sloan’, si las empresas evitan reuniones durante al menos tres días a la semana, su productividad podría llegar a aumentar en un 74 %. Este resultado va en línea de la percepción de los trabajadores, pero también de la evidencia científica, que se acumula contra un uso indiscriminado de reuniones sin objetivos. ¿Qué se puede hacer?
¿Por qué las reuniones de trabajo pueden restar productividad?
Las reuniones de trabajo duran tiempo. Media hora, una o dos. Algunas, toda una mañana. Es normal que se hayan buscado soluciones que, al menos, fomenten la movilidad mientras se pasea. Durante ese tiempo, todas aquellas personas que participen en esta actividad no estarán sacando trabajo efectivo, aunque sí pueden estar ayudando a este, como ocurre con los departamentos de apoyo.
Esto significa que, cuanto menos planificada, dirigida y encauzada esté una reunión, más repercutirá de manera negativa en la productividad. Es importante recordar que las reuniones, como las tareas:
- Deben tener un objetivo específico.
- Han de tener fijada una durabilidad máxima.
- Necesitan un responsable.
- Tienen que llegar a conclusiones útiles.
Además, las reuniones de trabajo suelen requerir un tiempo previo de procesamiento de datos que presentar. Es decir, de preparación. Si en la reunión se va a hablar de algo, es imprescindible tener listo todo aquello que tenga que ver con el tema en cuestión. Eso exige tiempo y planificación y, a menudo, la ‘canibalización’ de recursos de trabajo para generar informes de utilidad dudosa.
Con frecuencia, las reuniones de trabajo no llegan a conclusiones útiles o estas no se aplican como deberían. Hay una pérdida de productividad asociada a que no quede claro quién se encarga de qué, cuándo se entrega o qué recursos se autorizan para lograrlo. Tanto es así que, a menudo, se tienen reuniones sobre puntos de encuentros previos.
A esto se suma el tiempo y los recursos necesarios para el seguimiento de las tareas asignadas durante la reunión. Los puntos del día y las conclusiones han de transcribirse para que sean útiles, y ser enviadas a los departamentos a los que afecten. Si hay muchas reuniones, es posible ralentizar el trabajo de todo el equipo con notificaciones innecesarias o de poco valor.
Por si fuera poco, se han detectado mecanismos relacionados con el bienestar psicológico, físico y mental, con el cansancio, el hastío, la baja percepción de productividad y el aburrimiento. Todo esto, paradójicamente, también reduce la productividad aún más.
El estudio del MIT sobre reuniones y productividad
Como informan desde ‘MIT Sloan’, escuela de gestión del MIT, “los trabajadores del conocimiento de hoy suelen pasar más del 85 % de su tiempo en reuniones”, lo que “afecta de manera negativa al bienestar psicológico, físico y mental de las personas”. La baja productividad está provocando efectos perjudiciales en un círculo vicioso.
Según el MIT, el 47 % de las empresas estudiadas redujeron las reuniones en un 40 %. Un 35 % instauró una norma de tres días sin reuniones, mientras que un 11 % implementó cuatro días sin reuniones. El 7 % restante eliminó por completo las reuniones.
Con respecto al primer grupo, se observaron mejoras de la productividad de hasta el 71 %. Además, aumentó la satisfacción, aunque no se sabe cómo impactan satisfacción y productividad entre sí. Es probable que se retroalimenten.
Uno de los resultados del estudio fue que eliminar reuniones ayudaba a que los trabajadores se centrasen más durante su jornada laboral. Además, mejoró la colaboración entre ellos. Al restar reuniones, los empleados buscaban formas más eficientes de comunicación individual. Dicho de otro modo: forzar encuentros para compartir información puede ser muy ineficiente.
Además, en las empresas sin reuniones durante cuatro días se descubrió algo interesante. Con una reducción considerable (74 %) de la microgestión, los trabajadores se sentían mucho más valorados y aumentó su compromiso. Esto, a su vez, mejoró la comunicación de manera notable y llegó a favorecer el modo en que los mandos intermedios valoraban a los empleados.
Según Harvard, el 70 % de las reuniones no sirven para nada
‘Harvard Business Review’ publicó un impactante artículo titulado ‘Querido gestor, está organizando demasiadas reuniones’. A través de una investigación científica, lograron demostrar que el 70 % de las reuniones realizadas no tenían ningún objetivo, no sirvieron para extraer ninguna conclusión y consistieron en una práctica improductiva por completo. Del resto de las reuniones, pese a ser algo útiles, su eficiencia varió de casi nula a excelente.
Con respecto a la percepción de los empleados, el 92 % consideran que las reuniones suponen costes elevados y son improductivas. En España, y según una encuesta de LinkedIn, el 72 % de los trabajadores considera que las reuniones perjudican bastante su productividad.
Como se abría este artículo, las reuniones pueden ser elementos útiles. Aunque no son indispensables, al tener alternativas, ni suelen usarse con una metodología que permita exprimir sus beneficios. Es por ello que hay que replantear su uso, aprovechando el valor que sí dan a las organizaciones, y descartando las que no sean necesarias.
