Los trámites para crear una empresa varían en función de las características de la misma y de la forma jurídica elegida. Una muy útil para muchos tipos de negocios es la sociedad mercantil. Y, de entre las distintos tipos de sociedades, destaca la sociedad limitada.
Aunque existen muchas trabas administrativas para montar un negocio, es cierto que en los últimos tiempos ha habido avances. Por ejemplo, los medios telemáticos han permitido reducir los plazos de los trámites para crear una empresa.
Antes de empezar los trámites para crear una empresa
Para que una simple idea pueda convertirse en una empresa real, conviene dar una serie de pasos que, en general, se dan antes de su creación:
- Maduración de la idea
- Análisis de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades
- Valoración de las alternativas de inversión y financiación
- Búsqueda de socios
- Acuerdos con posibles proveedores
- Planteamiento de una campaña de marketing para el lanzamiento
- Análisis de las necesidades de personal
- Elaboración de un plan de negocio
- Reuniones con diferentes personas y entidades para comunicar nuestro proyecto
- Análisis de las necesidades formativas y de asesoramiento
Los trámites para crear una empresa
Actualmente, existe un Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) que facilita realizar los trámites para crear una empresa por vía telemática. Es la alternativa a hacerlo presentándonos personalmente o por medio de representante en las localizaciones físicas de las distintas administraciones implicadas en el proceso.
Se puede recurrir a un Punto de Atención al Emprendedor (PAE). Existen más de 3.000 por toda España en asesorías, cámaras de comercio, asociaciones de autónomos… Podemos acudir al que más nos interese a través del buscador.
En los PAE, nos asesorarán sobre todos los trámites para crear una empresa y se confeccionará un documento único electrónico (DUE). También existe la posibilidad de hacerlo nosotros mismos a través de un PAE virtual, que verifica que todo esté en orden antes de su envío a las administraciones correspondientes.
El Documento Único Electrónico
Como su propio nombre indica, el DUE es un documento que pretende unificar varios modelos y que se envía electrónicamente a todas las administraciones implicadas en el proceso de creación de empresas. A través del DUE se pueden realizar los siguientes trámites:
a) Obtención de la denominación social de la sociedad limitada Nueva Empresa.
b) Obtención del número de identificación fiscal (NIF) provisional de la sociedad.
c) Autoliquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (operaciones societarias).
d) Obtención del NIF definitivo de la sociedad.
e) Declaración censal de inicio de actividad tanto para la Agencia Estatal de Administración Tributaria como para la Comunidad Autónoma de Canarias.
f) Formalización de la cobertura de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y de la prestación económica por incapacidad temporal por contingencias comunes de los trabajadores de la sociedad.
g) Inscripción del empresario y apertura del código cuenta de cotización (CCC) en la Seguridad Social.
h) Inscripción de embarcaciones y artefactos flotantes.
i) Afiliación y alta de trabajadores en el sistema de la Seguridad Social.
j) Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) a efectos censales.
k) Registro de nombre de dominio «.es».
l) Inscripción de ficheros de datos personales en el Registro General de Protección de Datos.
m) Solicitud de registro de marca y nombre comercial.
n) Comunicación de la apertura del centro de trabajo.
Los pasos de la creación de empresas
Algunos datos de los incorporados en el DUE se reflejan desde el momento del inicio de la tramitación. Otros se van incorporando en la notaría, los registros y las administraciones por las que ha de pasar el proceso de creación de la empresa. Entre estos últimos encontramos los datos relativos a aspectos tan diferentes como denominación social, escritura de constitución, inscripción registral, determinados datos fiscales, datos relativos a la Seguridad Social y dominio .es.
Algunos de estos trámites para crear una empresa tienen una especial relevancia para que el proceso fluya correctamente.
La denominación
Antes de iniciar la tramitación, necesitaremos una certificación negativa del Registro Mercantil Central de que no hay otra sociedad con la denominación que pretendemos inscribir.
La aportación del capital
Otro aspecto importante es el capital que vayamos a aportar. Existen muchas fórmulas para crear una sociedad. Una de ellas es la sociedad limitada de formación sucesiva. En ella se puede declarar ante notario que los socios se hacen solidariamente responsables de las aportaciones. Eso implica que los acreedores podrían atacar su patrimonio personal en caso de que la sociedad tenga deudas y se compruebe que no se había aportado lo que se había declarado.
Sin embargo, el procedimiento general para aportar el capital exige acreditarlo ante notario. Para ello, será necesario abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad y presentar al notario certificación bancaria de que se ha efectuado el ingreso.
La escritura de constitución
La escritura de constitución es el requisito legal más importante, ya que da vida a la nueva sociedad. Se firma ante notario y se inscribe en el Registro Mercantil. En ella, los socios realizan varias declaraciones relativas a sus datos personales, los de la sociedad, la naturaleza de sus aportaciones, el nombramiento de administradores, etc.
Además, en la escritura de constitución se incluyen los estatutos de la sociedad, que son las normas básicas por las que se regirá el funcionamiento de la sociedad. Existen estatutos tipo que pueden valer para todo tipo de sociedades. Sin embargo, para su redacción, puede ser recomendable recabar asesoramiento especializado.
Pacto de socios
Este es un trámite que no es imprescindible, pero sí puede ser conveniente. En él se pueden regular aspectos de cómo serán las relaciones entre los socios e, incluso, de éstos con la propia sociedad.
Los trámites fiscales
Buscan dar de alta a nuestra empresa en censos y registros. Con ellos se pretende que podamos practicar y soportar repercusiones del IVA, retenciones, ingresos a cuenta, pagos fraccionados, presentación e ingreso de autoliquidaciones y otros modelos.
Los trámites ante la Seguridad Social
En la Seguridad Social hay tres aspectos principales: el alta de la sociedad, de los trabajadores y del propio empresario. En general, deberá darse de alta como empresario autónomo la persona física que se encargue como administrador de la dirección de la sociedad y que, al mismo tiempo, mantenga el control de la empresa.
Libros
Con la creación de la sociedad deberemos llevar una serie de libros que habrá que legalizar en el Registro Mercantil. Se puede hacer telemáticamente. Entre ellos están los de actas, los contables o determinados registros como los que se llevan de los socios, de las acciones nominativas (en sociedades anónimas o comanditarias por acciones) o de los contratos que celebra con la sociedad el socio único.
Otros trámites
La lista de trámites para crear una empresa puede ser considerablemente amplia, dependiendo de la actividad a iniciar y del tipo de sociedad. Incluso, algunos trámites pueden ser voluntarios. Podemos citar, entre otros, la licencia de actividad, la inscripción de patentes y marcas, el plan de prevención de riesgos laborales, el calendario laboral y la gestión de datos personales e inscripción en registros
Crear una empresa es algo (bastante) más que cumplimentar unos trámites. Sin embargo, hay que prestarlos mucha atención, porque de ellos pueden derivarse consecuencias en el futuro.
Por Gonzalo García Abad
