Seguro que en tu empresa usáis documentos de texto en línea, para poder trabajar en equipo y compartir información digitalmente.
Pero, seguro que también desconoces estos 10 trucos de Google Docs con los que, te lo prometemos, conseguirás organizar mejor, de forma más rápida y sencilla, todos los procesos de trabajo e información de tu empresa.
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Da igual que seas una gran empresa, una pyme o un autónomo. Todos vamos a necesitar escribir en algún momento y, si además, buscas implantar procesos de trabajo en equipo y tareas colaborativas, estos trucos de Google Docs te ayudarán a marcar la diferencia.
Por ejemplo, algo tan sencillo, a simple vista, como lo es generar un índice en Google Docs, de hacerlo a mano, implica una gran inversión de tiempo.
Sin embargo, aprendiendo estas nuevas funciones avanzadas, sacarás el máximo partido a este programa del gigante Google, ahorrarás tiempo al automatizar procesos y mejorarás en eficacia, organización y velocidad a la hora de trabajar con documentos de texto e informes.
Tip y 8 trucos de Google Docs que cambiarán tu forma de trabajar
1 – Insertar cuadro de texto en Google Docs
Para insertar un cuadro de texto en Google Docs, o cualquier tipo de forma o diagrama en tus informes, solo tienes que seguir estos pasos que, por cierto, puedes aplicar desde un ordenador o un móvil, ya sea Android o un iPhone.
- Abre una nueva hoja en blanco de Google Docs.
- Pulsa sobre “Insertar” y elige “cuadro de texto” o la forma a agregar. Puedes elegir entre:
- Cuadro de texto.
- Imagen.
- Forma, dibujada por ti o entre las que te ofrece el programa.
- Diagrama o gráfico.
- Línea.
2 – ¿Cómo poner un pie de foto en Google Docs?
Aunque escribir pies de foto es una tarea muy necesaria a la hora de escribir informes, notas de prensa o casi cualquier escrito, el editor en línea de Google no tiene una función específica.
Pero tranquilos. Por estas cuestiones existen los trucos en Google Docs y este es uno de ellos:
- Inserta una imagen desde el menú de “Insertar” y eligiendo una fotografía.
- Pincha sobre la imagen ya incluida en el documento y selecciónala.
- A la vez, vuelve a “Insertar” y selecciona la opción de “Tabla”.
- Crea una tabla de una fila y dos columnas.
- Pincha sobre “Insertar tabla” para que quede debajo de tu imagen.
- Escribe e inserta tu pie de foto en Google Docs en la celda de la segunda columna.
- Ajustar el tamaño de la tabla para que se vea bien el texto de tu pie de foto.
3 – El Traductor de Google Docs
Una de las grandes ventajas de la digitalización, además de poder trabajar desde cualquier punto del mundo con un acceso a Internet, ha sido la posibilidad de captar nuevo talento del extranjero.
Así, hablamos de los nómadas digitales y del teletrabajo, dos conceptos importantes y dos situaciones en las que usar Google Docs es más que habitual.
Pero, qué ocurre si en un mismo texto colaboran dos personas y una habla otro idioma. Soluciónalo con este truco de Google Docs: usa la función “Traducir documento”, que encontrarás en el menú “Herramientas”.
4 – Consigue tu índice en segundos
Si te preguntas: ¿cómo hacer un índice en Google Docs de forma automática? Pon fin a tus dudas. Sobre todo, si trabajas con documentos muy extensos, crear esta especie de guía es esencial.
- Coloca el cursor en la página y línea donde quieras insertar el índice.
- En el menú “Insertar” selecciona “Índice”.
- Elige entre los formatos que te ofrece la función.
- Introduce las líneas o ítems.
- IMPORTANTE: Tienes que enumerar antes las páginas de tu Google Doc.
- También puedes actualizar el índice si añades títulos nuevos al encabezado.
5 – Adjuntar un documento a un email, más fácil que nunca
Para enviar un documento de Google Docs a un colaborador del proyecto, ya no es necesario que abras tu app de Gmail y crees un correo de forma externa. Ahora, con estas nuevas funciones avanzadas, puedes darle a enviar por correo electrónico
desde Google Docs.
- Entra en la pestaña de “Archivo”.
- Verás la opción “Correo electrónico”.
- Pulsa sobre “Enviar este archivo por correo electrónico”.
- Puedes escribir un asunto o un texto que acompañe el documento.
- Te pedirá que verifiques y listo. Tu colaborador tendrá todo en su bandeja de entrada de Gmail.
6 – Incluso, escribe un email entre varios compañeros
Gmail tiene una función específica para colaborar a la hora de redactar emails. Se llama “bandejas de entrada colaborativas” y las encontrarás dentro de tu cuenta de Google Workspace.
Si no tienes este perfil, aplica este truco de Google Docs que te permite acceder de forma totalmente gratuita:
- Abre un nuevo Google Docs.
- Ves a “Insertar” y elige la opción “Bloques de creación” y “Borrador de correo electrónico”.
- Escribe el texto.
- “Vista previa en Gmail” y “Enviar”.
7- Enriquecer el texto con Markdown dentro de Google Docs
Todos enriquecemos y formateamos nuestros textos añadiendo negrita, cursiva y otros formatos de texto. Para hacerlo de forma muy rápida, se usan las técnicas Markdown.
Markdown es una forma de lenguaje, llamado “de marcado ligero”, que nos deja añadir formatos a un documento de texto plano.
Es decir, que nos permite poner negrita, cursivas y demás sin tener que escribir código HTML y si no funcionan los botones que incluye Google Docs de forma nativa o editores de blogs, como WordPress.
Solo tienes que escribir añadiendo símbolos como, por ejemplo:
- ¿Cómo tachar en Google Docs? Se usa el símbolo de la tilde, como ‘texto’.
- Negrita: **texto** o __texto__.
- Cursiva: *texto*.
- Encabezados: # antes del texto.
- Formato lista: Escribe -, * o números seguidos de un espacio y el texto. Así con cada elemento de la enumeración.
Para habilitar esta opción, sigue esta ruta: “Herramientas > Preferencias > Detectar automáticamente Markdown”.
8- ¿Cómo hacer una portada en Google Docs?
Este truco de Google Docs es muy sencillo y te dejará plasmar toda tu creatividad, porque con él aprenderás cómo hacer una portada en Google Docs. Para ello, vamos a usar plantillas.
- En un documento.
- En la página inicial de Docs abre la “Galería de plantillas”. En ella hay decenas de ideas completamente editables y personalizables.
- Elige una.
- Editarla a tu gusto con imágenes, textos, colores…
Pon a prueba nuestros trucos de Google Docs y verás como mejora, en muchos aspectos, la forma de compartir documentos y se agilizan los flujos de información en tu empresa o negocio.
