Evitar cualquier fallo que pueda surgir con respecto a la comunicación interna es muy importante en las pymes, especialmente a medida que crecen. Optimizarla será uno de los principales retos a los que se enfrentará la empresa en esta etapa. Veamos cuáles son los fallos más comunes.
1) Fallos en la comunicación interna por cadenas muy largas
Es muy habitual que un mensaje tenga que pasar por varias personas. En algunas ocasiones, se hace así para que todos los que lo han recibido (y transmitido al siguiente miembro de la cadena) se den por enterados.
Lo que sucede es que las malas interpretaciones, las explicaciones deficientes o los olvidos pueden hacer que lo que llegue al destinatario final sea algo más o menos diferente de lo que contaba la persona de la que partió la información.
2) Existencia de incentivos a ocultar o deformar la información
Este es uno de los problemas más estudiados de la comunicación interna, especialmente en la dirigida de los subordinados hacia los jefes. También se produce en muchos ámbitos de la comunicación externa.
Por ejemplo, se produce cuando el subordinado oculta al jefe alguna información que podría poner en peligro su trabajo o empeorar las condiciones del mismo. Igualmente, se pueden ocultar pruebas de si realmente se cumplen las órdenes o se pueden deformar las explicaciones sobre las razones que han motivado un error.
3) Exceso o falta de estandarización de las comunicaciones
En algunas empresas se crean formularios y procedimientos casi para cualquier comunicación interna. Se acaba perdiendo agilidad y se limitan a las comunicaciones informales, muy importantes en la formación de equipos. Además, se puede acabar generando una sensación de que los trabajadores son tratados como máquinas.
En el extremo contrario, tenemos las empresas que no tienen ninguna clase de procedimiento formalizado para su comunicación interna. Surge entre los miembros del equipo la incertidumbre de cómo se espera que envíen o reciban sus mensajes.
4) Incomunicación entre personas de distintos departamento
La comunicación más habitual se produce entre jefes y subordinados. Cuando algún mensaje ha de dirigirse entre personas sin relación jerárquica entre ellas, la incomunicación obligaría a hacerlo pasar por la cúpula directiva de la empresa para que la traslade al otro departamento.
En estas empresas se pierde visión de conjunto. El problema es que cada departamento puede luchar por ser el que más destaque, siendo factible que perjudique la actuación de los demás.
5) No se presta la debida atención a la comunicación informal
Más allá de los mensajes formales, existe un mundo que muchas empresas no comprenden. No todo lo que une a los trabajadores de una misma empresa es simplemente trabajo y procedimientos formales. Existe contacto humano producido no por trabajar conjuntamente en una tarea, sino por el hecho de coincidir y, en muchos casos, congeniar.
Cuando una empresa desatiende esta dimensión, es imposible que entienda su importancia en la formación de equipos y en el asentamiento de la cultura y los valores de la organización.
6) No se saca el provecho a la tecnología
Comprender la tecnología es clave en comunicación. Lo es para elegir el medio en el que se transmite el mensaje. Y también lo es para almacenar y procesar la información.
El desconocimiento y la falta de actualización pueden llevar a que la información fluya de manera ineficiente. Estas empresas acaban perdiendo tiempo, agilidad en la comunicación y desaprovechan el valor del procesamiento de los datos e información que contienen los mensajes.
7) La comunicación interna sin atención
Comunicarse no es (solamente) dirigir mensajes a otras personas, sino también lograr dirigir la atención al punto correcto. El desinterés y la falta de apreciación de lo que la otra parte quiere transmitir son algunos de los problemas frecuentes.
En estas empresas hay dificultades para que los jefes escuchen a sus empleados y también para que estos últimos hagan caso de sus instrucciones. Es el primer paso para la descoordinación.
La comunicación interna es tan importante como compleja. Las pymes deben tener permanentemente presente que una parte de su éxito o fracaso dependerá de retos relacionados con ella.
Por Gonzalo García Abad.
