Trabajar con el balance es más sencillo si vamos paso a paso.
Paso 1) Realización de las operaciones
En la vida empresarial, muchas operaciones tienen algún reflejo en las cuentas como, por ejemplo, las operaciones comerciales, fiscales, laborales, societarias, de inversión, financieras, etc.
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En esta fase, para poder llevar adecuadamente la contabilidad, nos fijaremos especialmente en documentos tales como facturas, nóminas, contratos, acuerdos de órganos de administración, documentos bancarios, modelos y documentos administrativos etc. Necesitaremos tenerlos organizados para poder extraer de ellos la información necesaria para desarrollar el resto del proceso.
Paso 2) Valoración de las operaciones
Una vez realizadas las diferentes operaciones corresponde valorarlas y registrarlas. Para ello, deberemos recurrir a las normas contables, que son las que nos indican principios, criterios y reglas aplicables a la contabilización de todo tipo de hechos y transacciones económicas. Aquí entramos en la fase más técnica, donde necesitaremos conocimientos contables, asesoramiento o personal experto. Los aspectos más importantes que debemos conocer respecto a cada operación son estos:
- Cuándo la registraremos.
- Qué cuentas se verán afectadas.
- Cuál será el importe de cada una de las anotaciones.
Paso 3) Registro de las operaciones
Lo haremos en un libro ordenado cronológicamente, denominado libro diario. La contabilidad se lleva a cabo por el método de partida doble. Eso significa que cada operación habrá de implicar anotaciones en el debe y en el haber por el mismo importe. Las cuentas de activo nacen y crecen por el debe y se reducen por el haber. Por el contrario, las de los patrimonio neto o las de pasivo nacen y crecen por el haber y se reducen por el debe.
Por ejemplo, si aumenta un activo, ello implicará, al menos, una anotación en el debe de la cuenta correspondiente. Paralelamente, tiene que haber otra u otras en el haber como estas:
- Ingresos. Por ejemplo, se ha incrementado nuestra tesorería a consecuencia de una venta al contado.
- Incrementos del patrimonio neto. Por ejemplo, hemos recibido una aportación no dineraria o un desembolso de dinero procedente de una ampliación de capital.
- Incrementos de los pasivos. Por ejemplo, nos hemos endeudado para adquirir el activo.
- Reducciones en otros activos. Por ejemplo, al recibir un pago de un cliente que nos debía dinero disminuye la cuenta de clientes y aumenta una de tesorería.
Paso 4) Comprobaciones
Al cierre del ejercicio, conviene realizar diversas comprobaciones:
- Las existencias que tenemos físicamente deben coincidir con las reflejadas por la contabilidad.
- Nos aseguraremos de que las cuentas de tesorería reflejan la realidad.
- Comprobaremos que todas las operaciones tienen el adecuado soporte documental. En especial, analizaremos si han quedado compras o ventas sin facturar.
- La suma de los importes anotados en el haber del conjunto de cuentas tiene que coincidir con la de las apuntadas en el debe.
- La suma de los saldos acreedores de las cuentas tiene que coincidir con la de los saldos deudores.
Entre las herramientas que nos serán útiles para realizar estas operaciones de comprobación y, en general, de llevanza de la contabilidad destacan dos:
- La llevanza de un libro mayor que, aunque no es obligatorio, sí facilita en un formato útil la información contenida en el diario. En el mayor se recogen todas las cuentas en forma de T. A la izquierda de cada T se apuntan las anotaciones en el debe (cargos) y a la derecha las realizadas en el haber (abonos). Los saldos de cada cuenta se pueden obtener como diferencia entre las sumas de ambos lados.
- El empleo de soluciones informáticas de gestión contable. Nos permiten automatizar muchas tareas de documentación y registro, incluida la propia confección del balance. También es más sencillo seguir los pasos de posibles errores. Incluso pueden ser capaces de trasladar los datos contables a los modelos tributarios y avisarnos de cuándo debemos presentarlos y de qué información debemos añadir.
Paso 5) Asientos de cierre del ejercicio
El balance es una suerte de “foto fija” de la situación de la empresa en un momento dado, al cierre. Pero para poder elaborar el balance, antes hay que realizar diversos tipos de asientos relacionados con estos puntos:
- Amortizaciones, que miden la pérdida del valor de los activos por el uso, el paso del tiempo y la obsolescencia.
- Correcciones por deterioro de valor de los activos.
- Asegurarnos de que están correctamente contabilizadas las provisiones, que se refieren a pasivos que resulten indeterminados respecto a su importe o a la fecha en que se cancelarán.
- Rectificación de los errores detectados.
- La variación de existencias.
- Reclasificación de partidas del largo al corto plazo cuando proceda.
- Periodificaciones, que consisten en asignar al ejercicio los ingresos y gastos que le correspondan con independencia del momento de los cobros y pagos.
- La contabilización del impuesto sobre la renta o sobre sociedades.
- Asiento de regularización de las cuentas de ingresos y gastos. Con él se cargan todas las cuentas de ingresos con abono a la de pérdidas y ganancias. Además, se abonan todas las de gastos con cargo también a la de pérdidas y ganancias. De este modo, todo el resultado del ejercicio queda reflejado en una sola cuenta que forma parte de los fondos propios.
- Cierre de las cuentas del balance. Cargaremos todas las cuentas acreedoras del balance, normalmente las relacionadas con pasivos y patrimonio neto. Igualmente, abonaremos todas las cuentas deudoras, como el caso de las cuentas de activo. Posteriormente, con el inicio del siguiente ejercicio realizaremos un asiento de apertura de sentido contrario. De este modo, todas las cuentas del balance reflejarán los importes correspondientes.
Paso 6) Confección del balance
El balance pretende ser una imagen de la situación financiera y patrimonial de la empresa. Pero no va a decir algo así como “tenemos X sillas, la primera de las cuales tiene las características…”, sino que va a sintetizar toda esa información en una serie de partidas.
¿Cuáles son esas partidas? Dependerá del tipo de empresa y, por tanto, de las obligaciones a las que estemos sujetos. Por ejemplo, una empresa más grande tiene que ofrecer una información más detallada. Sin embargo, algunas de las más importantes son las siguientes:
- Inmovilizado intangible. Recoge lo que, bajo determinados requisitos, sin tener apariencia física, aporta valor para la empresa. Aquí entran, por ejemplo, las marcas, patentes, concesiones administrativas, etc.
- Inmovilizado material. Son activos tangibles destinados a permanecer a largo plazo en la empresa. Aquí figuran, por ejemplo, las máquinas, el mobiliario, los vehículos, un taller, un local comercial, etc.
- Existencias. Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en proceso de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios. Ejemplos de ello son las mercaderías, los productos terminados, las materias primas, etc.
- Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar. Son deudas a cobrar a corto plazo. Normalmente, la partida más importante corresponde a clientes con pago aplazado.
- Inversiones financieras a corto plazo. Son las que vencen en menos de un año o que, no teniendo vencimiento, pensamos venderlas antes de un año. Aquí figura, por ejemplo, la tesorería.
- Patrimonio neto. Constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Incluye, entre otras partidas, el capital y las reservas.
- Pasivo corriente y no corriente. Aquí se incluyen, fundamentalmente, las deudas a largo y corto plazo respectivamente.
Paso 7) Formulación de las cuentas anuales
El balance no se entendería sin el resto de los documentos de las cuentas anuales, con los que forma una unidad:
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- Memoria.
Aunque pueda recabar el apoyo de empleados o asesores externos para ello, la responsabilidad de formular las cuentas anuales recae en el empresario. En el caso de sociedades limitadas o anónimas se requerirá que vengan firmadas por todos los administradores. El plazo para hacerlo es de tres meses después del cierre del ejercicio social.
Paso 8) Aprobación de las cuentas anuales
En las sociedades limitadas y anónimas, la aprobación de las cuentas anuales por los socios es uno de los puntos obligatorios del orden del día de la junta general ordinaria. El plazo para que se celebre debería ser el de los seis primeros meses tras el cierre del ejercicio.
Paso 9) Depósito de las cuentas anuales
En un plazo que, en general, es de un mes desde su aprobación, las cuentas deben depositarse en el Registro Mercantil, que es la institución que, entre otras misiones, facilita los mecanismos de publicidad del balance y restantes estados contables que forman parte de las cuentas anuales.
Paso 10) Empleo del balance y del resto de documentos de las cuentas anuales
La utilidad de la información que nos proporciona las cuentas anuales es múltiple. Por un lado, es el punto a través del cual los terceros se pueden acercar a nuestra empresa. Por ejemplo, es un punto de referencia para los inversores, para los empleados y sus sindicatos que quieran conocer la situación de la empresa para la que trabajan, para los competidores, los potenciales clientes y proveedores que quieren mantener relaciones a largo plazo con nosotros y quieren conocer más sobre nuestra empresa, etc.
En segundo lugar, el balance tiene una repercusión fiscal. La valoración de las diferentes partidas del balance influye en la cuenta de pérdidas y ganancias, que es el punto de partida en el cálculo del impuesto sobre sociedades y del rendimiento por estimación directa de los rendimientos de actividades económicas en el IRPF.
Finalmente, las cifras del balance son muy útiles para el análisis contable. Por ejemplo, podemos confeccionar otros estados contables no recogidos en las cuentas anuales o podemos calcular varios ratios:
El balance es una pieza importante en la gestión empresarial y en el cumplimiento de obligaciones formales. Conviene conocer cada una de las fases por las que debe pasar hasta proporcionar toda su utilidad.
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