Las reuniones bien planificadas y estructuradas son herramientas imprescindibles para una adecuada comunicación (interna y externa) en las empresas. Aunque dependerá del cargo que se ocupe dentro de una organización, se destinan muchas horas en reuniones como las de equipo, de dirección y comerciales. Esto hace impensable que sean todas presenciales, al menos hasta que podamos teletransportarnos de un sitio a otro al puro estilo Star Trek. Por suerte, la tecnología permite minimizar el factor tiempo evitando desplazamientos innecesarios gracias a la videoconferencia.
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Motivos por los que se realizan reuniones en las empresas
El estudio More tan one realizado por Ofita indica que el 60% de las personas pasan su jornada laboral reunidos o colaborando con otros compañeros. Los formatos de reunión más habituales son la exprés (50%), de equipo (18%), en petit comité (12%), las visitas (8%) y brainstorming (7%). Las menos frecuentes: Formación (2%), junta (2%) y convención (1%).
Hay otro factor que debe tenerse en cuenta: muchas de las reuniones no están planificadas, lo que obliga a muchos profesionales a modificar sus agendas para organizarse. Un informe de WorkMeter afirma que en España el 61% de las reuniones son programadas y tienen una duración media de 23 minutos, mientras que el 39% son imprevistas y duran unos 18 minutos de media.
Es en este punto donde las reuniones virtuales aportan una flexibilidad que de otra manera no sería posible. No es operativo hacer un trayecto de 30 minutos o más de ida para asistir a una reunión de menos de 1 hora. Con el viaje de vuelta se pierden, como mínimo, 2 horas en total. Eso sin contar con los costes asociados al desplazamiento. Pero ¿cómo se decide si una reunión debe ser presencial o virtual?
Tipos de reuniones en las empresas
Por encima de la duración prevista o de su periodicidad (diaria, semanal, mensual y anual), lo que determina si es mejor realizar una reunión presencial o virtual es el contenido que se va a tratar en esta.
En las empresas nos encontramos con reuniones de este tipo:
- Estratégicas y de toma de decisiones: por lo general son encuentros de larga duración donde se exponen cuestiones claves para el negocio que requieren de un análisis y debate profundo por parte de los participantes -normalmente cargos directivos-. Lo recomendado en este caso es que sean presenciales, aunque existe la posibilidad de que alguno de los integrantes pueda conectarse de forma remota.
- Informativas: este es un ejemplo claro de reunión para realizar a través de videoconferencia. Es un formato de reunión donde hay poca interacción (una o varias personas informan al resto de participantes), como mucho un turno de preguntas al final para confirmar que la información se ha transmitido correctamente y se ha entendido.
- Formativas: si la formación tiene un enfoque experiencial, es preferible que sea presencial; si es el contenido es más teórico y la sesión tiene una duración de entre 45 minutos y una hora, puede ser virtual.
- Creativas: claramente presencial. La actividad que se desarrolla en estas reuniones demanda la creación de un ambiente lúdico que estimule la contribución e interacción de todos los asistentes. Algo muy complicado de conseguir cuando los participantes no están en la misma ubicación.
- De seguimiento o actualización: otro de los casos donde puede realizarse completamente por videoconferencia. Sirven para repasar tareas y proyectos que ya están en marcha y, por lo tanto, no es necesario analizarlos en profundidad. Como mucho se puede compartir algún gráfico de tendencias o estadísticas para complementar el encuentro. Muchas de las reuniones de equipo o con clientes son de este tipo.
- De resolución de conflictos: para abordar este tipo de situaciones es imprescindible que las partes enfrentadas expresen sus puntos de vista y dialoguen para encontrar una solución acordada del conflicto. Para conseguirlo hay que crear la atmósfera adecuada que posibilite la conciliación y evite posibles malinterpretaciones, por lo que se desaconseja la videoconferencia.
- De comunicación de cambios: es un contexto en el que quien comunica la noticia debe explicar claramente los motivos y las consecuencias del cambio. Además, los que reciben la noticia deberán asimilarla, canalizar sus emociones y realizar preguntas. La reunión presencial es la más idónea.
Cómo preparar reuniones virtuales
Ahora que tenemos más claro qué reuniones son más adecuadas para realizar por videoconferencia, veamos cuáles son las recomendaciones para que estas sean más efectivas:
- Planificar la reunión con antelación: el organizador debería contemplar a quién es imprescindible convocar, definir el tiempo que va a durar la reunión y preparar un orden del día con los objetivos de la sesión y todos los contenidos a tratar. Por su parte, es conveniente que todos los asistentes preparen la documentación e información necesaria para ayudar a cumplir con los timings de la reunión.
- Comprobar la conexión unos minutos antes: la tecnología a veces juega malas pasadas, así que es mejor no esperar a la hora de comienzo de la reunión y conectarse unos minutos antes a la sesión virtual para realizar una prueba de conexión, verificando que tanto la cámara como el micrófono están bien configurados y que es posible compartir los documentos que se han preparado.
- Elegir un lugar sin ruido ambiental para conectarse: es importante conectarse desde una sala física o espacio donde haya el menos ruido posible. Molesta mucho cuando alguien está hablando y en el lugar donde está conectado (o el de otro participante con el micro activado) hay mucho ruido de ambiente.
- Establecer turnos de participación: para evitar que en la videoconferencia hablen a la vez y se interrumpan entre sí los participantes es recomendable establecer turnos de participación previos (el organizador puede hacerlo) definiendo un tiempo específico por cada intervención. Las preguntas, al final de cada participación o cuando ya hayan intervenido todos.
- Resumen final: antes de acabar con la reunión es vital realizar un breve resumen de los contenidos tratados y de las decisiones tomadas. Si se da la circunstancia, convendría recordar quién se encargará de qué si surgen tareas a realizar.
- Grabar la reunión para quien no ha podido asistir: una de las ventajas de las videoconferencias es que se pueden grabar para visualizarlas en diferido. Esto es ideal para aquellas ocasiones donde alguna de las personas convocadas no haya podido asistir.
Imágenes | You X Ventures y Charles en Unsplash. Mohamed Hassan en Pixabay
