La pandemia de coronavirus nos ha obligado a encerrarnos en casa. Eso hace que para muchas empresas la digitalización sea la única vía de ingresos. Procesos que antes se hacían física o presencialmente ahora se realizan de forma virtual y digital, y las empresas se preguntan si pueden digitalizar más.
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Existen muchos procesos cuya digitalización no depende de nosotros, como puede ser la gestión documental con la Administración. Sin embargo, todas aquellas tareas que podamos trasladar al mundo digital van a facilitar nuestro negocio, especialmente estos días. ¿Puedo digitalizar más tareas de las actuales?
La digitalización no sirve para todas las tareas
Es importante empezar diciendo que existen muchas actividades cuyo traslado al mundo digital es inviable o directamente imposible. Todas aquellos trabajos que requieran actividad física (desde realizar una obra a coser un pantalón) van a seguir necesitando procesos manuales no virtualizables. Sin embargo, sí existen muchas tareas que, incluso en esos negocios, pueden digitalizarse. Vamos a ver algunos.
Comunicaciones, gestión de equipo y contratación
El estar presente en una sala con nuestros empleados, compañeros o candidatos a un empleo puede ser algo muy útil, por la facilidad de comunicación cara a cara, pero que no resulta imprescindible. Digitalizar las comunicaciones de una empresa puede suponer un antes y un después en su gestión, ahorrando tiempos de desplazamiento o trasladando más responsabilidad a los empleados.
Esta digitalización fomenta el teletrabajo y limita el presentismo, así como aumenta la flexibilidad de una compañía. Cuando una persona no tiene que pasar por B para ir de A a C (hablamos de emplazamientos físicos), el trayecto A-C es mucho más eficiente. Por eso trasladar toda o parte de la oficina y la estructura de gestión a internet suele ser rentable.
Esto es particularmente útil cuando desplazamos a un trabajador a una reunión a 500 km. Esto implica tiempo de viaje, dietas varias, gasto de transporte y gasto en hostelería. Por contra, trasladar la reunión a una videollamada reduce los costes de la misma reunión en cientos de euros.
Gestión documental: todo digital, para siempre
Disponer de copias físicas de ciertos documentos en ocasiones es obligatorio. Albaranes, nóminas, contratos, etc. Sin embargo, el grueso de los documentos utilizados en las empresas pueden tener un carácter digital sin perjuicio para la actividad, o incluso un formato físico que luego se digitaliza destruyendo la copia tangible. Esta modalidad de digitalización va más allá del ahorro en papel.
Tener la documentación de la empresa en un formato digital hace posible el traslado a la nube de todo el conocimiento y gestión, lo que a su vez permite otros factores de productividad tales como el trabajo remoto, las copias de seguridad frente a emergencias o el trabajo cooperativo. OneDrive, Google Drive o Dropbox son plataformas de gran ayuda para ello.
Página web o plataforma, una obligación
Si hace unos meses disponer de página web era recomendable, ahora que la movilidad está restringida y los clientes no pueden ver nuestro escaparate porque ya no pasan por delante, tener web es una obligación. Sitio corporativo, registro en plataforma, redes sociales o el medio que elijamos en base a nuestros clientes.
La web es un escaparate de bajo coste y alto impacto que no podemos obviar. El 82% de los consumidores busca por internet antes de comprar, según Google, y el 97% lee reseñas de otros compradores previos, afirma Alpha Research. Contar con una web o al menos estar presentes en plataformas de comparativas es recomendable, y una forma de digitalizar contacto, escaparate y boca a boca.
Contar con FAQs o preguntas frecuentes
¿Con frecuencia levantas el teléfono para responder, una y otra vez, a la misma pregunta por parte de los clientes? “¿Realizas envíos a domicilio?”, “¿Puedo reservar por teléfono?”. Las preguntas frecuentes, conocidas por su acrónimo en inglés FAQ, suponen un desgaste empresarial y una pérdida de recursos.
Por eso es recomendable que estén respondidas en nuestra página web. Eliminar esta fuente de fricción nos aportará más tiempo para destinarlo a otras tareas. Es la base del aumento de la productividad derivada de la automatización.
Automatizar con bots de chat
Plataformas de mensajerías como WhatsApp Business o Telegram permiten programar bots o robots virtuales. No es algo trivial y lleva tiempo, pero es otra forma de automatizar consultas de los clientes. También de gestionar reservas, admitir pedidos o simplemente para dar una respuesta rápida a un cliente. Son muy útiles porque liberan tiempo y funcionan 24 horas, 7 días a la semana.
Macros para documentos
No podemos cerrar el artículo sin mencionar la programación de macros. Estas son secuencias de comando que suelen usarse para automatizar procesos básicos en documentos como puede ser la corrección ortográfica o el formateo de datos.
Aunque parecen complejas, lo cierto es que su uso en forma de grabación es sencilla. Basta con registrar una vez un proceso repetitivo para poder repetirlo siempre que queramos con tan solo pulsar un botón. Algo que ahorra gran cantidad de tiempo y elimina errores humanos.
Hay muchos motivos por los cuales digitalizar actividades en la empresa: reducir los costes de infraestructura empresarial, ser más ágiles, contar con un respaldo de seguridad, ampliar nuestro alcance y mercado o automatizar procesos, entre otros. Por eso conviene listar las tareas que se realizan durante el día con el objetivo de desplazarlas al mundo virtual, como inversión.
Imágenes | Glenn Carstens-Peters, Wesley Tingey, Berkeley Communications
