Ser emprendedor o dirigir una empresa, ya sea grande o pequeña, requiere de una toma continua de decisiones que afectan de manera directa al futuro del negocio. Actualmente, ha aumentado considerablemente el ritmo al que se suceden los acontecimientos en el entorno empresarial, requiriendo una adaptación continua.
Para ello, disponer de información significativa, tener la capacidad de conocer lo que sucede y, por lo tanto, poder tomar mejores decisiones, es importante dotarse de herramientas que permitan sintetizar la información extrayendo el conocimiento más relevante del negocio. Aquí entran en juego los KPIs.
¿Para qué sirven los KPI?
Los Key Perfomance Indicator (KPI) o indicadores de negocio son una serie de métricas, normalmente ratios, que se utilizan para tener un mejor conocimiento de lo productiva que está siendo nuestra empresa, con el fin de medir, controlar, comparar y contrastarlos con los objetivos marcados.
A toda aquella persona que decide el destino de una empresa la utilización de KPIs puede ayudarle en aspectos tan diversos y esenciales como estos:
- Supervisar el rendimiento del día a día.
- Conocer mejor a los clientes y su nivel de satisfacción con los servicios.
- Añadir valor o crear nuevos productos, servicios o procesos.
- Revisar, corregir, actualizar o desarrollar nuevos modelos de negocio.
- Innovar y aplicar la mejora continua en la empresa.
- La gestión del talento.
¿Cómo se construyen los KPI?
Para identificar y construir los indicadores de nuestra empresa, deberemos tener en cuenta que estén diseñados bajo las características de las siglas SMART, esto es:
- Specific (específico). Se deben evitar indicadores ambiguos o vagos.
- Measurable (Medible). Se deben utilizar indicadores cuantificables.
- Attainable (Alcanzable). El indicador debe estar orientado hacia un objetivo alcanzable.
- Realistic (Realista). La obtención del indicador debe ser factible y la energía requerida debe ser razonable.
- Timely (Acotado en el tiempo). El indicador debe estar disponible cuando se necesita y debería poseer un horizonte temporal (mensual, diario)
Cumpliendo estas premisas, cualquier emprendedor o empresario puede y debe definir los KPI que mejor definan a su negocio y que más información aporten a la toma de decisiones.
Para ello, hay que tener presente que los KPI suelen ser numéricos, y normalmente combinaciones de diferentes medidas o ratios de las empresas, y siempre enmarcados en horizontes temporales (diario, semanal, mensual o anual), de manera que podamos hacer comparaciones y análisis de su evolución.
Se deben establecer unos valores máximos y mínimos entre los que se pueda mover nuestro KPI en cuestión, estando relacionados éstos con el objetivo propuesto, para que se generen alertas si estamos por debajo del mínimo o no llegamos al objetivo.
En la práctica, lo normal es plantear unos diez indicadores relevantes, elaborando cada uno en una ficha que, aparte del valor en sí, debe dar respuesta a los siguientes campos (entre paréntesis pondremos como lo rellenaríamos en un ejemplo):
- Nombre KPI: el título del indicador (facturación por empleado).
- Descripción: breve exposición de lo que mide (ratio de facturación de la organización por cada empleado).
- Objetivo: para qué lo medimos (permite medir la eficiencia de la organización respecto a su plantilla).
- Definición: la fórmula de cálculo (ingresos / nº empleados).
- Objetivo: los valores objetivo o umbrales de rendimiento (entre 45.000 y 90.000 €/empleado).
- Frecuencia de cálculo o actualización: cada cuánto se calcula (trimestral).
- Unidad de medida: en qué unidad se expresa (euros / empleado).
- Orígenes de datos: quién nos facilita o de dónde sale (ingresos los aporta Contabilidad y el número de empleados Recursos Humanos).
Ejemplos de KPI para el negocio
Veamos algunos KPI útiles como ejemplo.
- Número de personas que entran en una tienda, y relacionado con este, la tasa de conversión, que es el ratio resultante de dividir el número de compras entre el número de personas que entren.
- En general, las tasas de conversión realmente valen para generar un buen KPI, ya que explican la efectividad de lo que hagamos a través de la siguiente fórmula: Tasa de Conversión= Número de veces sucede algo / Número acciones que se hacen para que suceda.
- Ticket promedio, si hacemos referencia a euros; o cesta de la compra promedia, si hacemos referencia al número de productos que se lleva cada cliente.
- Ventas por empleado (ya sea en unidades o en valor en euros).
- Cuota de mercado de nuestra empresa, que es el resultado de dividir nuestras cifras de negocio o unidades vendidas entre las totales del sector o zona donde estemos compitiendo.
- El índice de satisfacción del cliente, que podemos plantearlo en función de una encuesta que hagamos.
- El EBITDA o beneficio bruto de explotación calculado antes de la deducción de los gastos financieros.
- La tasa de crecimiento de los ingresos, que es la velocidad a la que aumentan los ingresos de la empresa.
- La rentabilidad de inversión (ROI), que son los ingresos generados a partir de la inversión de dinero realizado en algún ámbito de la empresa, pudiendo ser de un activo o de una campaña de marketing.
Terminamos recordando que cada negocio debe establecer los KPI que reflejen mejor su realidad y satisfagan sus necesidades, pudiendo suceder que los indicadores que sean buenos para un negocio no lo sean para otros.
Fotos |Christophe Benoit y Club Asa
Por Javier Navarro
