Qué es una nota simple y cómo solicitarla

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La nota simple es un documento que resultará muchas veces necesario en nuestra vida empresarial e, incluso, en la particular.

¿Qué es una nota simple?

La nota simple es uno de los cauces a través de los cuales podemos acceder a la información de los registros públicos. En general, este tipo de instituciones suelen funcionar a través de la práctica de asientos. En ellos, con carácter voluntario u obligatorio (dependiendo de los casos), se da cuenta de realidades que tienen algún interés público, pero que suelen tener características que pueden reclamar cierta confidencialidad.

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Un ejemplo de ello es el Registro Mercantil. En él, entre otros aspectos, se inscriben actos y contratos con interés empresarial y también las propias sociedades e, incluso, aunque generalmente de forma voluntaria, los empresarios individuales. Su conocimiento puede provocar cambios en las decisiones de terceras personas. La cuestión está en delimitar hasta qué nivel de detalle o en qué circunstancias una persona interesada ha de ser informada.

Tengamos en cuenta que algunos aspectos pueden ser sensibles, por ejemplo, por la protección de datos de carácter personal. Sin embargo, el registro es público para quien tenga interés conocido.

A tal fin, y con objeto de conciliar ambas necesidades, los registradores ponen de manifiesto el contenido de los libros del registro en la parte necesaria a las personas que, a su juicio, tengan interés conocido y legítimo en consultarlos, sin sacar los libros de la oficina, y con las precauciones convenientes para asegurar su conservación.

¿Para qué sirve y para qué una nota simple de un registro?

A veces se habla de nota simple informativa o incluso de nota informativa. Por tanto, la primera función es conocer alguna circunstancia. Eso puede ser importante para nosotros o, en algunos casos, para terceros con los que nos relacionamos.

Estudiando una nota simple

Incluso, nos pueden reclamar una nota simple en algún trámite administrativo como estos:

Sin embargo, no nos vale como medio para acreditar fehacientemente el contenido del registro, por ejemplo, en un juicio. En estos casos, deberemos solicitar otro documento semejante denominado certificación.

¿Cómo se solicita una nota simple?

Lógicamente, el procedimiento puede tener pequeñas diferencias en función del registro al que se la solicitemos. Sin embargo, los mecanismos para obtener una nota simple suelen ser semejantes. Más allá de la regulación específica de cada registro concreto, suele ser habitual que, en lo no previsto, se apliquen las normas usadas para el Registro de la Propiedad. Así, por ejemplo, lo hace el artículo 80 del Reglamento del Registro Mercantil.

Leyendo una nota simple

En primer lugar, podemos dirigirnos físicamente al registro correspondiente. Eso sí, podremos elegir el registrador a través del cual hacemos la gestión entre cualquiera de todo el país. En todo caso, deberemos dejar constancia escrita de nuestra solicitud y de nuestros datos identificativos. Entre los datos que deberemos especificar se encontrará el motivo de la consulta, para que el registrador pueda valorar si el interés es legítimo.

Otra posibilidad es realizar el trámite por correo, fax u otros medios de telecomunicaciones como, por ejemplo, la solicitud online. En este último caso, lo podemos hacer a través de diferentes webs.

Incluso podría realizar la solicitud de una nota simple una tercera persona en nuestro nombre. Por ejemplo, lo podría hacer nuestro asesor, gestor administrativo, abogado, etc.

¿Qué debemos tener en cuenta al solicitar una nota simple?

Lo más importante es tener en cuenta el criterio de búsqueda. Por ejemplo, en el Registro de la Propiedad Inmobiliaria podemos realizar la consulta introduciendo los datos registrales, un identificador de la finca denominado Idufir, los datos del titular, las coordenadas u otros datos (como, por ejemplo, una dirección).

Reflexionando sobre el contenido de una nota simple

Además, en algunos casos puede ser necesario contar con un certificado digital y siempre deberemos disponer de algún medio de pago como, por ejemplo, tarjeta de crédito o PayPal.

Informarse es una de las primeras obligaciones de cualquier emprendedor. Los registros públicos son una de las fuentes más importantes de información y la nota simple uno de los medios más habituales para acceder a ellos.

Imágenes | iStock

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