Al confeccionar el organigrama de una pyme debemos tener en cuenta algunas consideraciones importantes.
La definición de los puestos de trabajo
Es uno de los pasos más complejos. En primer lugar, debemos saber cuál es el tamaño de la plantilla que podemos tener. Por otro lado, consideraremos las diversas tareas que debemos realizar en la empresa. A continuación, asignaremos el conjunto de labores y responsabilidades de cada puesto. Esta información la reflejaremos en otro documento, pero nos será esencial para confeccionar el organigrama de la pyme.
El número de departamentos en el organigrama de una pyme
Por lo general, debido al tamaño, las pymes no suelen disponer de muchos departamentos. Suele ser normal que cada uno de ellos cuente con las atribuciones que tendrían varios en una empresa más grande. Y lo mismo sucede con las subdivisiones de cada departamento.
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Sin embargo, la dotación de estructuras organizativas especializadas es uno de los grandes retos de las pymes. Son necesarias para incrementar la productividad y proyección de la empresa. En general, ello suele llevar a que se creen departamentos específicos para aquellas funciones, territorios, clientes, tareas, productos… que se consideren críticos para el avance de la empresa.
Los tipos de departamentalización de una pyme
Los departamentos se pueden crear por funciones, productos, países, procesos, etc. Cada pyme los crea en función de sus circunstancias, pero es importante retener, en todo caso, que con ella se están definiendo las competencias de cada parte de la empresa.
Por ejemplo, en una pyme internacionalizada, no es lo mismo que un único departamento de recursos humanos tenga competencia sobre los empleados que trabajan dentro y fuera del país a que en cada territorio haya uno distinto.
El número de niveles jerárquicos
Puede ser distinto en cada una de las ramas del organigrama. Una estructura con pocos niveles individualiza bastante las responsabilidades, ya que suele estar asociada a la existencia de un mayor número de departamentos más especializados y con funciones más concretas. No obstante, al controlar los resultados de cada departamento, no debemos perder de vista las repercusiones de la labor de los otros en sus resultados.
En una pyme, una jerarquía con muchos niveles es muy complicada. Sin embargo, añadir niveles evita que demasiados empleados se sitúen en los puestos elevados. Con ello se quiere evitar tener muchos jefes con pocos subordinados y la complejidad de que tantos de ellos trabajen coordinadamente.
El precio que hay que pagar por cada nivel jerárquico añadido es que las órdenes y reportes pueden transmitirse con más dificultad. Existen mayores riesgos de que lleguen distorsionados a sus destinatarios.
El personal fuera de la línea jerárquica
En ocasiones, resulta conveniente incorporar personal que no dé ni reciba órdenes de otros miembros de la plantilla. Un ejemplo podría ser el de asesores sin capacidad de decisión.
La opción por una organización funcional
Es común que cada empleado tenga un único jefe. Sin embargo, cada día proliferan más las pymes en las que los responsables de diferentes funciones pueden dar órdenes a los empleados de la parte más operativa de la empresa.
Eso es frecuente, por ejemplo, en empresas emergentes en las que puede haber una serie de responsables de áreas que se encargan de definir requerimientos y condiciones de la labor del conjunto de la plantilla. Normalmente, se trata de profesionales con gran conocimiento técnico especializado y que están en permanente contacto con el análisis de la organización y su entorno exterior. El trabajo de cada empleado debe así responder a lo que le reclama cada uno de ellos.
Las relaciones informales en el organigrama de una pyme
En toda empresa existe un conjunto de relaciones humanas que van más allá de lo que marca el organigrama. En cierto modo, aunque no estén representadas en él, lo condicionan. Al trazar un organigrama, hay que considerar siempre la influencia recíproca entre lo formal y lo informal. En una pyme este fenómeno es muy importante, ya que lo normal es que casi todos los empleados se conozcan.
El organigrama de una pyme debe estar especialmente vivo
En toda empresa el organigrama está sujeto a cambios. Sin embargo, las grandes empresas tienen más recursos para afrontarlos. Por eso en las pymes es especialmente recomendable bosquejar posibles organigramas futuros. Y la pregunta clave es cómo pretendemos pasar del actual a cada uno de los que podrían ser pertinentes en diferentes escenarios.
Lo estamos viendo continuamente. Las pymes se enfrentan a retos organizativos que hacen modificar su organigrama por diferentes motivos:
- La transformación digital.
- Los cambios generacionales.
- La llegada de nuevas profesiones y puestos de trabajo que hace poco no existían.
- La internacionalización de muchas pymes.
- Sus propios procesos de crecimiento.
- La evolución macroeconómica.
- Los cambios en las preferencias y necesidades de los clientes.
El organigrama de la pyme es una pieza clave para definir las relaciones formales dentro de ella, pero también para mostrar la robustez de su organización y la flexibilidad de sus recursos humanos ante cambios del entorno.
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