El día a día de toda empresa lleva aparejado una serie de gastos. Pero, para que no se disparen los costes y nos llevemos un buen susto que pueda incluso poner en riesgo su futuro, es necesario conocerlos y tener un control sobre ellos. No esperaremos a que haya una crisis para poner en marcha políticas de ahorro. Controlar el gasto debe de ser una constante. A continuación, una serie de consejos para que esta complicada (pero necesaria) tarea resulte más sencilla.
Cómo reducir gastos en los productos
Uno de los ámbitos principales de actuación es aquel que engloba los costes de producción.
- Inventario: Dedicaremos tiempo a gestionar el inventario. No se debe acumular stock durante mucho tiempo, porque esto significa que tendremos parte del capital inmovilizado y una de las posibles derivaciones es que este material se pueda estropear, con la consecuente pérdida económica.
- Ciclo de producción: En relación con el anterior, es preciso revisar cómo es el ciclo vital de los productos (desde que comienza su fabricación hasta que el producto se vende). Trataremos de mejorar su eficiencia, acortando los tiempos de cada proceso, pero, sobre todo, eliminando tiempos muertos.
Cómo reducir gastos en ventas y publicidad
Los nuevos tiempos también nos traen nuevas formas de publicitarnos. Aprovechémoslas.
- Redes sociales: Usar las redes sociales nos permitirá ahorrar en gastos de publicidad gracias a campañas con un coste más económico y con un gran poder para llegar a posibles clientes, pues ellos ya se encuentran en estas plataformas y pasan gran parte de su tiempo en ellas, al haberlas convertido en un punto de encuentro y un lugar de ocio. Además, la inmediatez y el servicio en tiempo real mejorarán la atención al cliente y, sobre todo, ayudarán a conocerlo mejor y saber cómo satisfacer sus necesidades.
Cómo reducir gastos en administración
La correcta marcha de nuestra empresa conlleva una serie de gastos. Son básicos sí, pero no por ello debemos dejar de controlarlos.
- Teléfono: El teléfono es una herramienta clave para comunicar con nuestros trabajadores, clientes… Pero, ¿todo debe de pasar por ella? No debemos olvidar que la realidad digital nos trae muchos instrumentos de comunicación, como puede ser el mail o la videoconferencia con apps como Skype. Dos servicios gratuitos, por cierto.
- Factura eléctrica: El gasto que produce la factura eléctrica es una preocupación social generalizada. Por eso, es básico controlar el gasto de la oficina con algunos tips: elegir una distribución abierta, que favorezca el paso de la luz y, cuando todo el mundo se marche a casa, apagar todos esos aparatos que se quedan encendidos o latentes y no están realizando ninguna función. Además, usaremos bombillas de bajo consumo, vigilaremos el uso de la calefacción y del aire acondicionado.
- Software libre: Cada vez existen más y más programas informáticos de software libre cuya implantación nos costará… cero euros. Editores de texto, programas de contabilidad, herramientas gráficas, ¿estamos aprovechando estas oportunidades?
- Materiales: Apostaremos por un uso eficiente de recursos como el papel. No sólo nos permitirá reducir costes, sino que podremos usarlo como un ejemplo de nuestro compromiso con el cuidado al medio ambiente.
- Lo que no necesito: Si cambiamos de ordenadores, máquina fotocopiadora, muebles… cualquier bien físico, en fin, ¿por qué no vender aquello que ya no vamos a usar? Es posible conseguir un dinero extra que podría venirnos muy bien.
Cómo reducir gastos de personal
- Algunos de los agujeros económicos de las empresas se dan en este tipo de gastos. ¿Sabemos cómo reducirlos?
- Comidas de empresa: Son gastos que se pueden disparar sin darnos cuenta. No es necesario quedar con los clientes y socios a comer, pudiéndose optar por un simple café. Y, desde luego, elegir un restaurante de elevado precio, puede ayudar a dar una imagen sofisticada, pero también, perjudicar al bolsillo.
- Desplazamientos: En una línea parecida al anterior. Este consejo quiere trabajar con la idea de reducir los gastos que no son totalmente necesarios. Si no hay más remedio que viajar y alojarse en un hotel, buscaremos, compararemos y elegiremos opciones con una buena relación calidad/precio.
- Teletrabajo: Revisaremos los puestos de trabajo del negocio para replantearnos la situación. ¿Podríamos contar con trabajadores que pudieran cumplir su función desde casa? Es una manera de reducir costes de transporte y comida, así como el gasto energético y de material.
Y, en general
- Ponernos manos a la obra para tratar de reducir gastos en la empresa es una tarea laboral más. Si estamos concienciados, hay algunos puntos básicos para llevar a cabo nuestro plan:
- Control absoluto: Anotaremos y revisaremos los gastos de cada mes y los compararemos con los de los periodos anteriores. Se hará esto periódicamente, puesto que es la forma de saber de verdad cuánto gastamos y en qué.
- Justificación: Cada departamento debe implicarse en la medida de lo posible. Tendrán que proporcionar informes detallados de cada gasto y la justificación de los mismos.
- Previsión: Analizaremos e intentaremos predecir los gastos que podremos tener en el futuro. Habrá que tenerlos en cuenta en la elaboración del presupuesto, para tratar de ajustarse a lo que nosotros mismos hemos establecido.
- Todos juntos: Es recomendable que los trabajadores se conciencien con una política de reducción del gasto. Si todos los empleados no reman a la vez, será difícil llegar a buen puerto.
Tener una empresa conlleva gastos, pero no tienen por qué ser excesivos. Hay que tomar el timón del negocio y revisar hacia dónde se va el dinero. Después nos preguntaremos, ¿cómo puedo hacerlo de forma más económica? Nos sorprenderá descubrir que, en muchas ocasiones, no sólo se reducirán los gastos, sino que mejorarán la productividad y la eficiencia de la compañía.
Noelia Martínez
